Een Connected Organisation faciliteert interne communicatie, spontaan samenwerken en kennis- en informatiedelen met systemen en structuren.

Waarom heb je dat nodig, een Connected Organisation?

Omdat het een kwestie van overleven is: als je als gevestigd en groeiend bedrijf business wil blijven doen in de markt van vandaag, dan moet je je aanpassen. Het vraagt immers flexibiliteit en lenigheid om te concurreren met start-ups die jouw sector disrupten.

Als gevestigd en groeiend bedrijf profiteer je van schaalvoordelen. Daartegenover staat dat de start-ups klein, wendbaar en snel zijn. En dat is een groot voordeel in de snel veranderende markt van vandaag.

Kan jouw onderneming nog zo snel reageren als een start-up?

Communicatielijnen tussen werknemers en met klanten en partners zijn langer geworden. Niet iedereen binnen je onderneming kent elkaar, elkaars functie en expertise.

Een Connected Organisation helpt met inzet van systemen en structuren om het overzicht van beschikbare expertise en informatie te behouden en effectief te blijven samenwerken. Technologie laat dat ook toe. Digitale transformatie is een wapen tegen disruptie.

 

Interessant, maar wat brengt een Connected Organisation op?

Wanneer we onze visie over de Connected Organisation uit de doeken doen, vragen veel bedrijfsleiders ons steevast: "Interessant, maar wat brengt dat eigenlijk op?” 

 

Direct voelbare effecten van Connected Organisation bij Cegeka

Onderzoek naar verspilling in organisaties brengt volgende ontluisterende cijfers aan het licht:

  • Medewerkers spenderen gemiddeld 20 tot 40% van hun tijd aan het met de hand zoeken naar documenten. (Bron: Coopers and Lybrand)

  • Kenniswerkers verspillen elke week kostbare tijd aan problemen, die gerelateerd zijn aan het werken met verschillende documenten. Die tijdverspilling kost organisaties gemiddeld € 17,38 per medewerker. Dat is een productiviteitsverlies van 21,3%. Een organisatie met 1000 medewerkers moet dus eigenlijk 213 mensen aanwerven om dat productiviteitsverlies goed te maken. (Bron: IDC and Adobe 2012)

Een connected Organisation tackelt die tijdverspilling, met een direct voelbaar financieel effect. Op de achterkant van een bierviltje rekenden we uit wat dat betekent voor een middelgroot bedrijf:

 

Dat is een jaarlijkse besparing van € 660 per medewerker. Een ruim gerekende investering van € 150.000 om een Connected Organisation te worden, is vaak al binnen één jaar terugverdiend.

Beeld je eens in dat jouw medewerkers de helft van hun tijd extra besteden aan dienstverlening. Hoe snel zou je op dat aanbod intekenen?

Na het intern testen van ons recept voor de Connected Organisation zijn dit de direct voelbare gevolgen, die kort samengevat tijd en geld besparen:

 

 

Concreet voorbeeld uit de Cegeka case rond proposals

De probleemstelling is dat er bij het formuleren en uitwerken van proposals tijdverlies en IT-kosten zijn en veiligheidsrisico’s ontstaan.

  • Tijdverlies ontstaat doordat het masterdocument op een centrale plaats staat, maar slechts 1 persoon het kan editen. Daardoor gebeuren revisies op een lokale of een printversie. Het terugvinden van de laatste versie is daardoor een echte zoektocht. En omdat er geen zicht is op het globale verhaal heeft SBO veel consolidatiewerk en is samenzitten nodig. Daardoor verliezen de mensen die zich hiervoor moeten verplaatsen tijd.
  • De IT-kosten nemen toe door meer mailverkeer, meer netwerkverkeer en meer opslagruimte voor verschillende versies op verschillende plaatsen.
  • Er ontstaan veiligheidsrisico’s door de aanwezigheid van gevoelige informatie op datasticks & mobile schijven, risico op gebruik van de verkeerde versies en het toegangsbeheer

 

 Zo hebben we dat opgelost

Vanuit een centraal gestuurde CRM tool wordt er automatisch een virtuele werkruimte gecreëerd, waarvoor de juiste personen toegang krijgen. Het versiebeheer op documenten wordt automatisch geactiveerd en documenten worden geïndexeerd, zodat ze doorzoekbaar zijn.

Via co-authoring kunnen er meerdere mensen aan het document samenwerken, dat ook vanop afstand toegankelijk is. Meetings kunnen via unified communication vanuit het document worden opgestart.

 

Wat levert dat op aan tijd- en geldbesparing?

 

Dit is slechts één divisie en slechts één business case. Naast proposals hebben we ook projecten, procedures, partnerinformatie, contracten ...

Indirecte en verbogen effecten van een Connected organisation

Organisatiecultuur, hoe meet je dat? Naast de direct voelbare effecten zijn er ook meer indirecte en verborgen effecten:

  • Meer betrokken medewerkers
  • Sociale effecten