Een nieuwe omgeving opzetten is makkelijk, iedereen op één lijn krijgen is minder evident. We stopten veel tijd in change management, training en coaching. Nadia Roose - BU Manager Internal Business Applications/Procurement/Facilities - Shared Delivery Services, Cegeka

Door overnames groeide Cegeka in geen tijd tot een internationaal bedrijf met 3500 medewerkers. Dat impliceert een mix van gegevens, culturen, processen, hard- en software. Uniformiteit was nodig om de typische Cegeka-DNA en –cultuur te behouden: open communicatie, snel reageren en dicht bij de klant staan. Cegeka wou ook zijn businessprocessen vereenvoudigen. Hoe begin je daaraan?

  

Flexibel en centraal platform

“Een oplossing vinden waar de hele organisatie zich in kan vinden, dat was de uitdaging”, begint Nadia Roose, bij Cegeka verantwoordelijk voor alle applicatieve tools die Cegeka zelf gebruikt. Te veel medewerkers waren naast elkaar bezig, informatie zat te verspreid en mensen vonden niks terug. Niet bepaald efficiënt dus.”

Het nieuwe platform moest flexibel zijn om snel in te spelen op veranderingen binnen de organisatie, snel evoluerende technologie en nieuwe behoeften van zowel management als medewerkers. “Wat willen de gebruikers, wat moeten we bereiken en waarmee moeten we rekening houden inzake kwaliteit en veiligheid? Met die vragen zijn wij bezig.”

 

Connected Organisation

Cegeka lanceerde een nieuw intranet, Insight, gebaseerd op SharePoint 2013. Alle gegevens zijn nu gecentraliseerd. De vestigingen in zes landen hebben elk hun plek op Insight. Teams kunnen zo makkelijk internationaal werken.

“Insight zet veel in beweging, omdat je praat over de manier van werken”, zegt Krisje Vandael, die bij Cegeka instaat voor de vereenvoudiging van businessprocessen. “Je zet niet alleen een platform op, je optimaliseert en aligneert tegelijk heel wat processen binnen de organisatie. Nu Insight gelanceerd is, zullen er geregeld extra functies bijkomen om het aantrekkelijk te houden.” Andere bouwstenen van de connected organisation zijn BI, CRM en Lync.

 

 

Beter samenwerken en communiceren

Via het centrale CRM-systeem krijg je in een handomdraai een overzicht van de sales pipeline en kun je rapporten uit het systeem halen. Via business intelligence haalt Cegeka gegevens uit zijn ERP- en CRM-systeem, die dan gericht gepubliceerd worden op Insight. Lync, tot slot, bevordert de samenwerking en communicatie tussen medewerkers aanzienlijk. Aan de hand van kleurencodes zie je of een persoon al dan niet beschikbaar is en hoe je die kunt bereiken: met een klik bellen, mailen, communiceren via instant messaging of via een videocall.

Later zullen klanten via het extranet informatie over lopende projecten terugvinden, rapporten rond dienstverlening, contracten, facturen, producthandleidingen enzovoort.