Met de keuze voor een archief gebaseerd op IBM Content Foundation hebben we voor een langetermijnoplossing gekozen. Kris De Vlieger- ERP development manager, ASCO Industries

Het softwarepakket van het archiveringssysteem bij Asco werd niet langer ondersteund. Cegeka installeerde een nieuw archiveringssysteem, gebaseerd op IBM Content Foundation. Met dat stabiele systeem heeft Asco een veel grotere flexibiliteit om nieuwe documenttypes te archiveren. 

 

Flexibel archiveringssysteem

Asco zocht een archiveringssysteem dat flexibel, stabiel en betrouwbaar is en bovendien centraal raadpleegbaar is voor alle vestigingen van de groep. Het nieuwe systeem moest conform de wetgeving uit de luchtvaartsector zijn. De continuïteit van het systeem is belangrijk. Voor de eindgebruiker moet de applicatie eenvoudig zijn zodat een minimum aan training volstaat.

Asco heeft verschillende productiesites in Duitsland en Amerika die nog geen gebruik maken van het nieuwe archiveringssysteem. Dat zal in de nabije toekomst wel het geval zijn. Kris De Vlieger, ERP development manager bij ASCO Industries: “We willen ons archief centraal raadpleegbaar maken, omdat er vaak stukken van de ene naar andere site verhuizen.”

 

Gebruiksvriendelijke applicatie

Het nieuwe archiveringssysteem is heel stabiel en veel gebruiksvriendelijker dankzij de handige interface. De applicatie heeft een gemakkelijke zoekfunctie, waardoor de medewerkers snel de gewenste dossiers kunnen terugvinden na een korte training. Het systeem laat toe verschillende documenttypes zoals spreadsheets, foto’s en tekstbestanden te archiveren.

De belangrijkste functie van het archief is de opslag van de productiedossiers van de vliegtuigonderdelen die Asco produceert. Het archief houdt die documenten bij totdat de levensduur van de geproduceerde stukken is verlopen. Dat wordt door de luchtvaartregelgeving verplicht. Die levensduur bedraagt gemiddeld dertig jaar.

 

Uitgebreid maar snel archief

De medewerkers van de kwaliteitsafdeling zijn de voornaamste gebruikers van het archiveringssysteem. Als de klanten hen contacteren, is het belangrijk dat ze die informatie snel kunnen terugvinden. De Vlieger: “De applicatie heeft een heel gemakkelijke zoekfunctie. Terwijl we vroeger maar een tweetal types documenten gemakkelijk konden archiveren, kunnen we dat nu eenvoudig uitbreiden naar verschillende types.”

“Naast productiedossiers houdt het archief ook alle leveringsgegevens bij. Voor elke levering moet de leverancier certificaten meegeven, die worden ook gescand en gearchiveerd”, zegt Pascale Crosiers. “Van elk product dat we zelf leveren, verifieert de kwaliteitsafdeling of de basisgrondstoffen over de nodige certificaten beschikken. Het archief houdt ook die certificaten bij. Ten slotte zorgt het archief voor de opslag van alle bestelbonnen en facturen.”