Afhankelijk van de dag en de gepresteerde uren legt de webtoepassing automatisch vast welke vergoedingen de werknemer krijgt. Zo werken we natuurlijk veel sneller, correcter en effici├źnter. Marc Van de Velde - Program en Change Manager, De Scheepvaart

nv De Scheepvaart beheert, in opdracht van de overheid, de bevaarbare waterwegen in Antwerpen en Limburg. Ongeveer 200 medewerkers staan in voor de dagelijkse bediening van de sluizen. Vroeger hield elke sluisverantwoordelijke de werkuren bij op papier of in Excel. Om de efficiëntie te verhogen, besliste De Scheepvaart om een aantal processen te automatiseren.

 

Manueel werk vermijden

Op elk van de sluizen houdt een sluisverantwoordelijke de werkuren bij. “Vroeger gebeurde dat op papier of in zelfontworpen Excel-bestanden”, zegt Marc Thielens, afdelingshoofd Facility bij De Scheepvaart. “Elke maand reed iemand langs de sluizen om de documenten op te halen. Vervolgens moest onze personeelsdienst alle cijfers manueel invoeren voor ze de lonen, vergoedingen en vakantiedagen konden berekenen.”

Om dat manuele werk te vermijden en de interne efficiëntie te verhogen, besliste De Scheepvaart om de prestatieregistratie te automatiseren. Het agentschap deed daarvoor een beroep op de IT-specialisten van Cegeka.

 

Veel aandacht voor change management

Cegeka ontwikkelde in .Net een webtoepassing waar de sluisverantwoordelijken nu de werkuren invullen. De software legt automatisch vast welke vergoedingen de werknemer krijgt. De personeelsdienst hoeft dat niet meer zelf te berekenen en beschikt meteen over de juiste informatie. De cijfers worden goedgekeurd via een geautomatiseerde workflow.

Marc Van de Velde: “Zo werken we veel sneller en correcter. Cegeka zorgde ook voor een koppeling met het HR-pakket en het boekhoudpakket, voor nog meer efficiëntie bij het uitbetalen van de lonen en het berekenen van kosten. Dankzij onze aandacht voor change management konden we de aanvaarding van de nieuwe werkwijze verhogen.”

 

Aangenamer en meer gestructureerd werken

Intussen zijn de sluisverantwoordelijken zelfs ambassadeurs van de toepassing geworden. “Ook voor de personeelsdienst is de nieuwe, beter gestructureerde werkwijze veel aangenamer”, aldus Marc Van de Velde. “Routinetaken zijn weggevallen waardoor er meer tijd is voor de inhoud van dit project, met een toegevoegde waarde voor de hele organisatie.”

In de toekomst wil De Scheepvaart het gebruik van de nieuwe software nog uitbreiden. “Uiteindelijk zullen we de prestaties van alle sluis- en regiepersoneel in een centrale applicatie bijhouden. De positieve ervaring met de prestatieregistratie bij de sluizen, zal de volgende fasen ongetwijfeld vergemakkelijken. Cegeka blijft ons ondersteunen bij de uitbreiding en het onderhoud van de toepassing”, besluit Marc Thielens.