Sinds de komst van Microsoft Dynamics AX, werken we vaker met acties en tijdelijke kortingen. Het systeem laat immers toe om op een eenvoudige manier de data en actievoorwaarden in te voeren, zonder kans op fouten. Nick Nijs- IT-verantwoordelijke, R.A. Company

Als importeur van kwaliteitskleding en -accessoires, beheert R.A. Company artikelen in diverse kleuren en maten. Omdat het oude maatwerkpakket hier niet vlot mee kon omspringen, geen integratie met een webshop toeliet en tekort schoot op vlak van rapportering, zocht het bedrijf een nieuw flexibel ERP-systeem, aangepast aan de noden van de distributiesector. Cegeka  kon met Microsoft Dynamics AX en de intercompany module Single Logistics een bevredigend antwoord bieden op de vraag van R.A. Company.

R.A. Company is een importeur en distributeur van hoogstaande schoenmerken, sport- en fietsaccessoires en outdoor kleding. Het bedrijft richt zich op de betere retailhandels in de Benelux en Frankrijk, zoals bijv. AS Adventure. Daarnaast levert het bedrijf ook aparte kledinglijnen aan de (militaire) overheid. Het bedrijf heeft twee vestigingen: één Foto vlnr: Nick Nijs, ITverantwoordelijke (R.A. Company), Carita Vets (CEO, R.A. Company), Sofie Roofthooft, Controller (R.A. Company) en Stefan Van Hecke, Engagement Director (Cegeka) in Tessenderlo en één in Eersel. In Frankrijk heeft het bedrijf een verkoopkantoor.

“Wij zijn al 20 jaar de exclusieve verdeler van CamelBak accessoires en Headware sjaals. Ons succes hebben we te danken aan de kwaliteit van onze producten en onze hoge servicegraad. Zo konden we door de jaren heen het gamma uitbreiden met andere hoogstaande merken, zoals FitFlop, Montura, Genuine Innovations, SKINS, BOGS, Revision, Sorel, IGI & Co, en Bedroom Athletics. We hebben daarnaast ook zelf een huismerk, Black & Blanche,” aldus Sofie Roofthooft, Controller bij R.A. Company.

Een unieke oplossing voor distributeurs

Om het distributiegebeuren te ondersteunen, had R.A. Company hun oude boekhoudpakket door de jaren heen laten uitbreiden met maatwerk functionaliteit. Naarmate het gamma groter werd en het aantal kleur- en maatvarianten toenam, liep het bedrijf letterlijk vast met deze software. “Het systeem was overbelast, wat leidde tot performantieproblemen en ergernissen bij de gebruikers. Ook hadden we dringend nood aan meer uitgebreide rapporteringen en een duidelijke intercompany structuur”, getuigt IT-verantwoordelijke Nick Nijs.

R.A. Company stelde vervolgens een uitgebreid lastenboek op en verstuurde dit naar verschillende IT-huizen. Na een eerste selectie, weerhield R.A. Company een shortlist van vier oplossingen, onder meer Microsoft Dynamics AX van IT-partner Cegeka Business Solutions. “Cegeka kon ons overtuigen met hun unieke oplossing voor distributeurs. Zij hebben Microsoft Dynamics AX op alle niveaus naar de hand gezet van distributiebedrijven. Daarnaast hadden zij als enige partner een eenvoudige oplossing voor onze intercompany-problematiek met hun Single Logisticsconcept. Met andere woorden: er zou amper nog maatwerk aan te pas komen”,aldus Sofie Roofthooft.

Na een uitgebreide analyse en implementatie, kon R.A. Company op 1 januari 2012 live gaan met Microsoft Dynamics AX. In totaal werken 25 gebruikers met de nieuwe oplossing. Sofie Roofthooft: “Een nieuw ERP-systeem in gebruik nemen, voelt als een sprong in het onbekende. Tijdens de implementatie leer je telkens nieuwe mogelijkheden kennen. Cegeka heeft ons per domein een specialist toegewezen, zodat we alles ten volle konden exploreren en implementeren.”

Intercompany structuur en analytische boekhouding Dankzij de Single Logistics-oplossing, die volledig geïntegreerd is in Microsoft Dynamics AX, wordt de intercompanyproblematiek sterk vereenvoudigd. Single Logistics legt een virtuele logistieke ‘laag’ boven alle bedrijven in de groep. Die extra laag zorgt ervoor dat alle operationele processen worden gebundeld alsof ze behoren tot één grote entiteit. Daarnaast gebeuren alle relevante financiële transacties tussen de diverse bedrijven automatisch en op de achtergrond. Dat bespaart R.A. Company heel wat tijd. “Vroeger moesten we elke maand alles in detail uitzoeken, nu krijgen we alle intercompany facturen netjes in een overzicht”, vertelt Sofie Roofthooft.

Op dit moment is R.A. Company de analytische boeking van alle facturen aan het opzetten in Microsoft Dynamics AX. “Zo willen we op vlak van marketing alle kosten registreren per merk, per verkoper, per land, enz. Dit om te verzekeren dat de middelen eerlijk verdeeld worden. Ook de onkosten per persoon houden we bij om excessen te vermijden”, legt Nick Nijs uit.

Efficiënter aankoop- en magazijnbeheer

Omwille van de sterke groei in 2010 en 2011, heeft R.A. Company een nieuw magazijn in gebruik genomen van 2.000 m2 grondoppervlakte met stockagemogelijkheid tot tien meter hoog. Voor enkele merken werden minimum en maximum voorraden bepaald, zodat Microsoft Dynamics AX hiervoor automatische aankoopvoorstellen genereert. “Twee keer per jaar lanceren wij voororders bij alle leveranciers voor het nieuwe seizoen. Deze worden pas geruime tijd later uitgeleverd aan de klanten. Dankzij de opsplitsing in kleuren en maten, kunnen wij veel efficiënter bestellen en hebben wij een beter overzicht op de verwachte voorraden”, aldus Sofie Roofthooft.

“Klantenbestellingen worden nu ook automatisch gereserveerd in de stock zodat beloofde artikelen niet per ongeluk aan andere klanten worden meegegeven. Deze reservatie houdt bovendien rekening met de gewenste uitlevertermijn. Zo worden goederen niet onnodig lang gereserveerd als er nog andere leveringen onderweg zijn. Een intelligent systeem”, vindt Nick Nijs.

In de toekomst wil R.A. Company met draadloze scanners werken voor het wegzetten en picken van de goederen. “Nu steunen onze mensen nog teveel op hun ervaring, wat het moeilijk maakt om interims in te werken. Microsoft Dynamics AX zal later de scanners aansturen. We zijn hiervoor al volop de nodige gegevens aan het invoeren”, vertelt Nick Nijs.

Webshop en acties stimuleren verkoop

Omdat veel retailklanten ook in het weekend geopend zijn en producten willen bestellen, opent R.A. Company binnenkort speciaal voor hen een webshop. Cegeka heeft gezorgd voor de integratie tussen webshop en het ERP-systeem, via de webservices in Microsoft Dynamics AX. “Zowel onze klanten als de vertegenwoordigers zullen via de webshop voorraden en prijzen consulteren en bestellingen kunnen plaatsen. Hierbij zien ze dan enkel die producten waar we een samenwerkingsovereenkomst voor hebben afgesloten”, vertelt Sofie Roofthooft.

Op dit moment komen de orders nog via diverse kanalen binnen. Nadat het order is ingegeven in Microsoft Dynamics AX, ontvangt de klant via mail een eerste bevestiging. Vervolgens, wanneer de uitleverdatum gekend is, ontvangt de klant ook hiervan een melding. “Klanten worden ook automatisch verwittigd wanneer een verwachte leverdatum wordt gewijzigd. Dit vermijdt heel wat telefoontjes en zorgt voor een hogere klantentevredenheid”, aldus Sofie Roofthooft.

“Sinds de komst van Microsoft Dynamics AX, werken we vaker met acties en tijdelijke kortingen. Het systeem laat immers toe om op een eenvoudige manier de data en actievoorwaarden in te voeren. Heel gemakkelijk en zonder kans op fouten”, vertelt Nick Nijs.

Targets opvolgen

Microsoft Dynamics AX bevat als geïntegreerd ERP-systeem een schat aan informatie, die via de reporting services van SQL Server ontgonnen kan worden. “Het systeem biedt een mooi zicht op de gerealiseerde omzet per merk, regio en verkoper. Dagelijks krijgt de CEO een overzicht van de verkopen in haar mailbox. Bovendien zien we ook aan de oorsprong van de orders hoe de webshop evolueert. We hebben zicht op de openstaande orders, de verwachte leveringen en we worden automatisch verwittigd wanneer een klant zijn kredietlimiet overschrijdt, wat in deze economisch moeilijke tijden ook een belangrijk voordeel is”, vindt Sofie Roofthooft.

De toekomst met AX en Cegeka 

“Cegeka heeft zich gedurende het hele implementatietraject opgesteld als betrouwbare partner met een degelijke kennis van de distributiesector. In een volgende fase zullen we draadloze scanners integreren in het magazijn en de CRM-module van Microsoft Dynamics AX inzetten om onze klantenrelaties te beheren”, aldus Nick Nijs.

“Met Microsoft Dynamics AX beschikken we over een ERP-systeem met toekomstperspectief. De continuïteit is verzekerd en uitbreiden is altijd mogelijk. Een omschakeling stuit bij aanvang steeds op wat onwennigheid bij de medewerkers, maar intussen is iedereen ermee vertrouwd en merken we de voordelen. Zowel medewerkers als klanten zijn beter geïnformeerd, wat zorgt voor minder stress en meer gemoedsrust”, besluit Sofie Roofthooft.