Ons nieuwe ERP-systeem sluit voor 99% aan bij onze businessprocessen Rik Jacobs- CEO, Dujardin Foods

Dujardin Foods, producent van diepvriesvoeding, installeerde Microsoft Dynamics AX als basis voor alle interne processen zoals de opvolging van bestellingen en leveringen, de verkooporders, de facturatie, de financiële planning en het voorraadbeheer. Ook in het magazijn werkt men met het nieuwe systeem, aangezien elke beweging in de voorraad geregistreerd wordt met scanners. Die informatie gaat meteen naar de entrale database. De databasegebruikers kunnen hun taken efficiënter opvolgen en communiceren proactief met de klanten. Cegeka implementeerde Dynamics AX en zorgde voor aanpassingen aan de specifieke behoeften van de voedingssector. Door de integratie met de andere software en de bedrijfsprocessen van Dujardin Foods, vormt het systeem nu de basis voor verdere groei. Daardoor kan Dujardin Foods zijn concurrentiepositie versterken. In eerste instantie gingen de twee Belgische vestigingen over naar Dynamics AX, maar op termijn wil Dujardin Foods de software in alle vestigingen implementeren.

Dujardin Foods, producent van diepgevroren groenten, kruiden en maaltijden, gebruikt Microsoft Dynamics AX voor het plannen en opvolgen van de verkoop, de bestellingen en de voorraad. ERP-partner Cegeka zorgde voor aanpassingen aan de specifieke eisen van de voedingssector en integreerde de software ook met de totale werkomgeving bij Dujardin Foods. Dynamics AX kan daardoor dienen als een stevige basis voor de verdere groei van de onderneming. 

“De verkooporders zitten nu allemaal in het systeem en de facturatie verloopt automatisch, soms via elektronische gegevensuitwisseling (EDI) met de klanten”, vertelt Bart Derhore, CIO bij Dujardin Foods. “Elke taak komt vanzelf bij de juiste afdeling terecht maar iedereen kan het hele spoor – van bestelling tot factuur – terugvinden.”

 

Goede service en communicatie

Rik Jacob, CEO van Dujardin Foods: “Ons nieuwe ERP-systeem sluit voor 99% aan bij onze businessprocessen. Bovendien versterken we onze concurrentiepositie door een goede service en een betere communicatie met de klanten. Als een klant vroeger wou weten hoeveel we van een bepaald product nog in voorraad hadden, duurde het soms te lang voor we konden antwoorden. Nu antwoorden we onmiddellijk. We kunnen ook zelf onze voorraad beter proactief beheren zodat we meer garanties kunnen bieden aan de klant.”

Ook het ‘community’-aspect is voor Dujardin Foods heel belangrijk. Met een efficiënte, geautomatiseerde werkomgeving is het bedrijf immers aantrekkelijker voor nieuwe werknemers. Vooral jonge medewerkers zijn meer gemotiveerd als ze de juiste tools krijgen aangereikt. In die zin is een hoogtechnologische Microsoft-omgeving ook een stukje ‘Employer Branding’.

 

Betrokkenheid van eindgebruikers

Dujardin Foods wou niet over een nacht ijs gaan en bereidde het softwareproject heel grondig voor. Daarbij werden ook de eindgebruikers van het ERP-pakket betrokken. Bart Derhore: “We hebben een 40-tal medewerkers uit alle afdelingen betrokken bij de demo’s en de kans gegeven om vragen te stellen en feedback te geven. Daardoor hadden ze niet het gevoel dat ze zonder overleg iets nieuws kregen opgelegd door het management.” 

Microsoft Dynamics AX bleek de beste keuze voor Dujardin Foods. “De software heeft een herkenbare Microsoft-uitstraling zodat de drempel voor de gebruikers erg laag is”, legt Bart Derhore uit. “Bovendien is het pakket flexibel bij te sturen volgens onze evoluerende behoeften. Dat kunnen we tot op zekere hoogte zelf. Ook de integratie met andere Microsofttechnologie is een troef, aangezien daardoor de efficiëntie nog verhoogt. Naast Dynamics AX gebruiken we bij Dujardin Foods namelijk ook SharePoint, BizTalk, Lync en natuurlijk ook Office, met in het bijzonder Excel 2010 voor Business

 

Big Bang go live

Met Cegekea had Dujardin Foods van bij de start een partnershiprelatie. “Cegekahad ruime ervaring met Dynamics AX en met de voedingssector in huis, maar ook het wederzijdse vertrouwen was voor ons erg belangrijk”, verklaart Rik Jacob. 

“We hebben van bij de start een zeer geïntegreerde aanpak gevolgd”, aldus Guido Debruyne, Cegeka Engagement Director. “Dat betekent dat we niet alleen Dynamics AX hebben geïmplementeerd maar dat we het pakket ook hebben gekoppeld aan de magazijnsystemen, managementrapportering en het online systeem voor rf-scanning. Het is vrij uitzonderlijk dat een ERP-project meteen met zo’n brede scope – een ‘big bang’ - van start gaat. Bovendien heeft Dujardin het systeem zeer vroeg in eigen handen genomen, zelfs nog voor we live gingen.”

 

Timing en planning

Cegeka ontwikkelde bepaalde elementen in Dynamics AX specifiek voor Dujardin Foods. Zo beschikt de onderneming nu over een heel gedetailleerd model voor forecasting en planning. “Zoiets hadden we vroeger niet”, zegt Rik Jacob. “Nochtans is timing essentieel in onze branche. We moeten naar het cliënteel toe zeer kort op de bal kunnen spelen – leveren binnen de drie dagen is standaard – terwijl we op zeer lange termijn moeten plannen. Onze sales forecasting gebeurt 1,5 jaar op voorhand, bij de onderhandelingen met de landbouwers. Niet evident, als je weet dat de weersomstandigheden een grote invloed hebben op de opbrengst per hectare en op de kwaliteit van de producten. De planningtools waarover we nu beschikken, zijn dan ook een heel grote toegevoegde waarde voor onze business. Ze bieden ons ook een groter inzicht in de kosten en winstmarges.”

 

Centrale werkomgeving

Nu alle gegevens in de centrale database beschikbaar zijn, kan men veel sneller, correcter en efficiënter werken. “Integratie is het sleutelwoord”, stelt Bart Derhore. “Voorheen gingen er enorm veel telefoons en e-mails heen en weer, onder meer over de voorraad. We werkten ook nog veel met Excel-tabellen waarvan je niet altijd zeker wist of ze up-todate waren. Nu kunnen alle gebruikers meteen de actuele stand van zaken via Dynamics AX bekijken. Informatie wordt slechts één keer ingevoerd, zodat het risico op fouten veel kleiner is.”

Ook in het magazijn is er nu veel minder manueel werk, aangezien men er intensiever gebruikmaakt van scanners. De pda’s sturen de gescande informatie meteen door naar de AX-database. “Ze registreren alle bewegingen in het magazijn – van de ontvangst van goederen en de productie tot het uitleveren”, legt Rik Jacob uit. “Daardoor zijn al onze producten snel te traceren, wat wettelijk verplicht is.”

 

Migratie in vier uur

Naast de mensen in het magazijn heeft Dujardin Foods ook ongeveer 160 bedienden. Die zullen op termijn allemaal met het nieuwe ERP-systeem werken. “Dynamics AX is het startscherm van de pc-gebruikers”, zegt Bart Derhore. “In eerste instantie zijn de twee Belgische vestigingen tegelijk live gegaan. De migratie gebeurde probleemloos op vier uur tijd. We willen de basis nu eerst verder uitwerken en daarna ook onze andere vestigingen overhevelen.” 

De flexibiliteit om nieuwe vestigingen toe te voegen is mee te danken aan Cegeka Single Logistics, een concept dat ondernemingen in staat stelt om, over alle entiteiten heen, de operationele processen te stroomlijnen en gegevens te harmoniseren. Cegeka Single Logistics legt als het ware een virtuele logistieke ‘laag’ boven alle bedrijven in de groep. Die extra laag zorgt ervoor dat alle operationele processen worden gebundeld alsof ze behoren tot één grote entiteit. Daarnaast gebeuren alle relevante financiële transacties tussen de diverse bedrijven automatisch en op de achtergrond. 

“Dynamics AX beantwoordt volledig aan onze verwachtingen en ook de samenwerking met Cegeka verloopt  uitermate goed. We kunnen rekenen op hun intelligente medewerkers die er ook op moeilijkere momenten staan om projecten tot een succesvol einde te brengen”, besluit Rik Jacob.