Het proces van onze medewerkers staat centraal in de slimme ICT-werkplek. Maarten Coenen- Manager Medische & Informatie Technologie, Elkerliek

ICT speelt een steeds belangrijkere rol in vrijwel alle zorg- en bedrijfsprocessen in een ziekenhuis. Vandaag de dag zijn alle patiëntendossiers digitaal. En ook logistieke en planningsprocessen zijn volledig gedigitaliseerd. Reden voor het Elkerliek ziekenhuis om te investeren in een nieuw werkplekconcept dat het makkelijker maakt voor artsen, verpleegkundigen en andere medewerkers om via ieder gewenst device en op iedere plek toegang te krijgen tot de informatie die zij nodig hebben in hun werk. De werkplek werd ontworpen en gebouwd in samenwerking met ICT-dienstverlener Cegeka.

In het Elkerliek ziekenhuis is een ware digitale transformatie aan de gang, aangejaagd door de implementatie van een nieuw EPD in 2015. “Er is vrijwel geen proces meer in ons ziekenhuis dat niet door ICT wordt ondersteund en er is ook vrijwel geen project meer dat geen ICT-component heeft. Het is ons doel als afdeling Medische & Informatie Technologie (MIT) om deze ontwikkelingen te stimuleren en aan te jagen, zodat meer tijd kan worden besteed aan kwalitatief goede en vriendelijke zorg”, steekt Maarten Coenen, manager MIT, van wal.

  • Een slimme werkplek die meebeweegt met het werk dat mensen doen en de locatie waar zij zich bevinden, maakt daar een cruciaal onderdeel van uit. Die werkplek moet voldoen aan de eisen van drie stakeholders:
  • Het ziekenhuis, dat een nieuw EPD implementeerde en bovendien NEN7510 compliant wil worden. Dat betekent onder meer dat groepsaccounts niet langer worden getolereerd;
  • De eindgebruikers, die graag snel willen kunnen opstarten en inloggen en die in veel gevallen sessies willen kunnen meenemen van het ene naar het andere device;
  • De afdeling MIT, die een uniform te beheren werkplekomgeving wil die bovendien schaalbaar en voorspelbaar is. 

Persona-onderzoek geeft inzicht in eisen aan werkplek

In 2013 startte Coenen met het onderzoek naar de gebruikerseisen van een nieuwe werkplek. Dit niet vanuit een technisch, maar een functioneel perspectief. “We hebben een persona-onderzoek gedaan waarbij we de verschillende typen gebruikers en hun specifieke applicaties, eisen en wensen in kaart hebben gebracht. Een belangrijke eis was een uniforme beleving op iedere werkplek en device. Nu lukt dat natuurlijk niet altijd op het kleine scherm van een smartphone, de schermen zijn maar tot in bepaalde mate responsive. Maar gelukkig ontwikkelen steeds meer leveranciers van applicaties een mobiele webversie of een aparte smartphone app. In de toekomst gaat de beleving vanaf een klein scherm dus wel verbeteren”, zegt Coenen.

Op basis hiervan stuurde het ziekenhuis een Request for Proposal aan een aantal partijen, waaronder BRAIN FORCE, dat door Cegeka is overgenomen. Aan het eind van de zomer van 2014 viel de beslissing om met Cegeka in zee te gaan en na een grondige voorbereiding startte in het najaar het traject met een Proof of Concept. Die nam meer tijd in beslag dan oorspronkelijk gedacht. Enerzijds om een uitgeklede maar representatieve werkplek op te bouwen, anderzijds om de optimale gebuikersbeleving te vinden en te valideren. De werkplek is voor 80 procent gebaseerd op standaardbouwblokken van Cegeka. De overige 20 procent bestaat uit klantspecifieke bouwblokken die bepaald zijn door de IT-omgeving van Elkerliek.

Coenen: “We hadden in de oude omgeving meer dan 600 applicaties en we hebben daarvan uiteindelijk maar 275 meegenomen naar de nieuwe. Het vaststellen welke applicaties wel in de beheerde werkplek zouden worden opgenomen, welke niet en welke uitgefaseerd konden worden, kostte eveneens de nodige tijd. Ook het uitfaseren van groepsaccounts was meer werk dan we oorspronkelijk dachten. Tot slot moeten we niet onderschatten dat voor een relatief groot aantal werkplekken  de ‘follow me’-werkplek niet handig is omdat je wilt dat de patiënt op de context van het scherm blijft staan, ook als een andere zorgverlener die computer gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de spoedeisende hulp, OK en de gipskamer of zorgprocessen die als een carrousel zijn ingericht.”

Goede voorbereiding is halve werk

Toen het Proof of Concept eenmaal was goedgekeurd en in een pilot op een aantal afdelingen was getest, ging het snel. In twee maanden tijd is in samenwerking met Cegeka de nieuwe werkplek in het hele ziekenhuis uitgerold. Daarnaast levert Cegeka remote monitoring services en voeren we gezamenlijk het technisch beheer uit.

“We hebben wel geleerd dat een goede voorbereiding tijd kost maar ook het halve werk is”, lacht Coenen. “In het begin van het project liepen we behoorlijk achter op planning, maar dat hebben we aan het eind weer volledig ingehaald omdat de uitrol zo soepel ging.”

Een andere les is dat ieder proces begint en eindigt bij de klant. “ICT dient het werk van onze medewerkers optimaal te ondersteunen, hun (zorg)proces staat centraal. Wij hebben geconstateerd dat het verleidelijk is om je te laten meevoeren door de vele mogelijkheden van de techniek.”

Waar Elkerliek voorheen een heterogene omgeving kende met veel lokale installaties, worden de werkplekken nu allemaal centraal aangeboden en beheerd. Dat betekent dat er wel meer afhankelijkheden bestaan tussen de verschillende componenten. Coenen: “We hebben daarom heel goede change en release processen ontwikkeld. We hebben nu een aparte acceptatie- en productie-omgeving. Na iedere wijziging maken we een golden image dat we eerst pretesten bij tien tot vijftien MIT-medewerkers. Vervolgens stellen we deze na goedkeuring beschikbaar aan circa 80 gebruikers die in verschillende functies werken. Zij testen het image op de acceptatieomgeving. Pas als dat vlekkeloos werkt, nemen we de nieuwe configuratie in productie.”

Focus op de patiënt

Op het moment van het interview bereidt Elkerliek de implementatie voor van de RES Self Service Store, een self service concept waarmee medewerkers zelf applicaties aan hun eigen werkplek kunnen toevoegen en eenvoudige beheertaken kunnen doen zoals het resetten van een password. Coenen: “Dit moet gaan zorgen voor een nog grotere tijdbesparing, zowel bij de medewerker als bij de afdeling MIT.”

Het is de laatste stap in het nog gebruikersvriendelijker maken van de ICT-omgeving. Want uiteindelijk is dat het hoofddoel, herhaalt Coenen nog maar eens. “Het draait om onze medewerkers, om de zorgverleners die zich moeten kunnen focussen op de best mogelijke zorg aan de patiënt. Als Elkerliek stellen wij de patiënt in al ons handelen centraal. Hoe sneller een zorgverlener bij de informatie kan die hij of zij nodig heeft en hoe minder administratieve rompslomp hij of zij ervaart, hoe meer aandacht we kunnen schenken aan de patiënt. Van ‘mens tot mens’ is dan ook hét motto van het Elkerliek. De slimme ICT-werkplek draagt hier zeker aan bij.”

Over het Elkerliek ziekenhuis

Het Elkerliek ziekenhuis,met vestigingen in Helmond, Deurne en Gemert, is een algemeen ziekenhuis waarin aandacht voor de patiënt centraal staat. De verschillende specialismen werken onderling nauw samen met als doel de patiënt de beste zorg te verlenen.