Goed doordachte en gebruiksvriendelijke automaterising die biedt wat de gebruikers echt nodig hebben, maakt het werken gewoon aangenamer. Julie Vilain- Directeur , Fonds voor Bestaanszekerheid van het Notariaat

Het Fonds voor Bestaanszekerheid van het Notariaat regelt extralegale voordelen van de ruim 7.000 notarisbedienden. In 2010 is beslist om het administratief beheer ervan volledig te moderniseren met nieuwe software. Dezelfde informatie werd op verschillende manieren bijgehouden, wat voor extra werk zorgde en fouten creëert.

 

Informatie opgeslagen in te veel systemen en bestanden

Hoe hard en de medewerkers van het Fonds maar bleven werken, er was haast altijd met een administratieve achterstand. Men kon tijdens de telefonische permanenties ook niet alle oproepen en klachten verwerken, waardoor er steeds een lijst overbleef van mensen die men nog moest terugbellen. De voornaamste reden daarvan was het dubbel moeten bijhouden van informatie in verschillende toepassingen, iets wat velen wel zullen herkennen..

 

Eindgebruikers werken mee aan maatwerk

Het Fonds voor Bestaanszekerheid van het Notariaat besliste om een applicatie op maat te laten maken. Julie Vilain, directeur van het Fonds: “Niet omdat we per se maatwerk wilden, wel omdat standaardsoftware voor onze activiteiten eigenlijk niet bestaat. Cegeka maakte ons duidelijk dat ook wij redelijk wat tijd in dit project zouden moeten stoppen. In ruil beloofden ze dat het snel vooruit zou gaan en dat we echt gingen uitkomen op de applicatie die we nodig hadden. Dat is ook zo gebeurd. De eindgebruikers hebben onze applicatie mee vorm gegeven, waardoor het een heel gebruiksvriendelijke administratieve toepassing is geworden.”

 

Aangenamer werken

Problemen met gegevenskwaliteit zijn nu helemaal opgelost in de nieuwe software, vooral dankzij interne en externe integratie van gegevens. De loongegevens komen nu binnen via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid. Die dient als authentieke bron en sluit vergissingen uit. Daarnaast is ook de kwaliteit van de interne processen sterk verbeterd. Julie Vilain: “Dat is het meest tastbaar tijdens onze telefonische permanentie. Drie halve dagen per week kan men ons bellen voor informatie. Vroeger waren dat niet de leukste namiddagen, we kregen veel klachten. De meeste telefoontjes die we nu krijgen, zijn informatieve gesprekken. Het is hier aangenamer werken geworden.”