De voortdurende feedback en de snelle bijsturing tijdens het project, eigen aan de agile methode, kennen tal van voordelen en zorgden voor een geslaagd resultaat Bart Hombrouckx- Directeur, KLJ

Katholieke Landelijke Jeugd/Groene Kring deelde hun bestaande applicatie voor ledenbeheer met een andere organisatie, wat vaak voor problemen zorgde. De vzw zocht naar een manier om de leden-, event- en opleidingsregistratie te integreren en te centraliseren in een systeem. Cegeka ontwikkelde een CRM-systeem voor de administratieve medewerkers en een portaalsite Wall-e voor de bestuursleden van de lokale afdelingen. 

 

Systeem op maat van KLJ

Het CRM-pakket dat KLJ/Groene Kring gebruikte voor de leden- en vormingsadministratie voldeed niet langer aan de verwachtingen. De overkoepelende organisatie ONS maakte gebruik van hetzelfde systeem. Zij pasten regelmatige zaken aan in hun database, wat nadelig bleek voor een goede werking.

De vzw zocht een naar een systeem voor eigen gebruik zodat ze op eigen snelheid ontwikkelingen konden doorvoeren. KLJ/Groen Kring heeft daarnaast een sterk wisselend personeelsbestand, kennisbeheer is heel belangrijk. Dankzij het nieuwe systeem kan een nieuwe medewerker snel alle informatie terugvinden.

 

Nieuw CRM-systeem

Cegeka ontwikkelde een nieuw CRM-systeem waarin alle administratieve gegevens zijn gecentraliseerd. De medewerkers houden er alle gegevens bij over de leden, de opleidingen en de verschillende events. Bart Hombrouckx, directeur KLJ/Groene Kring: “De cloudoplossing van Cegeka biedt een aantal voordelen voor ons als kleine organisatie: we hebben geen eigen servers meer nodig en alle gegevens zijn overal bereikbaar.

Daarnaast ontwikkelde Cegeka ook een portaalsite Wall-e voor de bestuursleden van de lokale afdelingen, waarmee ze hun ledenbestand optimaal kunnen beheren. Wanneer een medewerker een afdeling opent, krijg hij meteen een overzicht van de historiek van die bepaalde afdeling. Daardoor kan een nieuwe medewerker snel alle informatie terugvinden.

 

 

Alle gegevens steeds up-to-date

Vanuit het CRM-systeem kunnen de medewerkers sms’en en mails versturen naar de leden en hun ouders. Bart Hombrouckx: “Als een bus bijvoorbeeld vertraging heeft na een uitstap kunnen de medewerkers de ouders snel op de hoogte brengen dankzij de mobiele toepassing. Daarnaast hebben we voldoende documentruimte om bijvoorbeeld verslagen van vergaderingen op te plaatsen.”

Binnen het afdelingsportaal, Wall-e kunnen alle lokale bestuursleden inloggen en er hun ledenwerving organiseren, hun leden beheren, leeftijdsgroepen indelen, bestuursfuncties toekennen en rechten en functies beheren van het portaal. Alles wordt automatisch aangepast in het CRM-systeem, zodat alle gegevens steeds up-to-date blijven.