“De meeste IT-bedrijven kwamen op de proppen met technische voorstellen die ons snel in een bepaalde richting duwden. Cegeka bekeek het breder en snapte snel waar we naartoe wilden.” Patrick Van der Borgh- Business Partner beleidsondersteuning, VRT

Flexibel intranet creëert betrokkenheid

Het vorige intranet was weinig flexibel, de communicatie verliep enkel top-down en er was weinig betrokkenheid onder de medewerkers. Slecht versiebeheer zorgde ervoor dat verschillende versies van documenten op verschillende plaatsen stonden. “Enkel de communicatiedienst maakte gebruik van het intranet. Voor andere medewerkers was de procedure heel omslachtig. We hadden geen mogelijkheid tot interactie en we konden informatie en kennis nauwelijks delen met elkaar”, zegt Patrick Van der Borgh.

Met het oude intranet had de communicatiedienst dus moeite om iedereen te bereiken en de procedures waren te omslachtig. Doel is de communicatie efficiënt te doen verlopen, tot eenduidige en voor iedereen toegankelijke informatie te komen en de samenwerking tussen de medewerkers te verbeteren.

Auguste: Informeren, communiceren en samenwerken

Om een snelle communicatie- en informatieomgeving op te zetten, zette Cegeka zijn Portal Accelerator in en integreerde Microsoft Yammer als intern sociaal netwerk. Het nieuwe intranet heeft een doorgedreven en uitgewerkt responsive design en is overal en mobiel bereikbaar.

Door alle communicatie en informatie op een digitaal kanaal aan te bieden, krijgt elke doelgroep de berichten die voor hen belangrijk zijn. Die informatie is bovendien overal beschikbaar. Door de project- en teamsites moet de betrokkenheid van de werknemers stijgen en iedereen goed worden geïnformeerd. Procedures worden dan transparanter en de communicatiedienst bespaart veel tijd.

Connected Organisation

Dankzij het nieuwe intranet Auguste kan de VRT alle informatie delen met de medewerkers en kan iedereen onderling communiceren en samenwerken. Patrick Van der Borgh: “De voordelen van Auguste zijn vooral het gebruiksgemak: iedereen kan werken met deze technologie. Ook de snelheid van het intranet is uitstekend en de informatie is heel eenduidig.”

Het informatieve luik zorgt dat VRT berichten kan delen met de medewerkers, en vice versa. Iedereen kan inloggen op het intranet via active directory, ook van thuis uit. Het communicatieve luik zorgt ervoor dat alle medewerkers onderling kunnen communiceren. Het laatste luik is het samenwerkingsluik. Elke dienst kan een team- of projectsite aanmaken waarvan zij zelf eigenaar is en die zij zelf onderhoudt.