De Jeugd- & Gezinsbeschermers is een organisatie die gezinnen begeleidt die kampen met ernstige problemen op het gebied van opvoeden en opgroeien. De organisatie zoekt samen met de ouders naar oplossingen hiervoor en maakt een gezinsplan om de situatie te verbeteren. Voorheen gebeurde dat veelal op kantoor, omdat daar alle informatie op papier voorhanden was. Na een digitaliseringsproject, uitgevoerd door Cegeka, hebben de jeugd- en gezinsbeschermers ook de beschikking over de dossiers als zij bij de gezinnen thuis komen of bij één van de ketenpartners of op het gemeentekantoor werken.

 

 De medewerkers van de Jeugd- & Gezinsbeschermers begeleiden kinderen en gezinnen en zijn daarvoor een groot deel van de dag op pad in de regio. Als onderdeel van hun taak worden er ook diverse administratieve handelingen gevraagd, bijvoorbeeld het schrijven van het gezinsplan en het registreren van de werkzaamheden. Jacqueline Hissink, Manager Bedrijfsvoering van De Jeugd- & Gezinsbeschermers: “Ons streven is om dichtbij ouders en kinderen te werken, zeker nu ouders ook meer zeggenschap hebben gekregen over het plan van aanpak dat we opstellen. Voorheen reisden de medewerkers steeds naar een van onze kantoorlocaties in Noord-Holland. Dat wilden we graag omdraaien, zodat we niet alleen veel dichter bij de ouders en kinderen kunnen werken, maar ook dichter bij de andere zorgaanbieders, ‘de instanties’ waar de gezinnen en wij mee te maken hebben.”

 

Alles op papier

In de oude situatie waren de papieren dossiers opgeslagen in een beveiligde ruimte, waar administratief medewerkers, die deze dossiers beheerden, toegang toe hadden. In de nieuwe situatie zouden de medewerkers bij hun cliënten thuis en elders toegang moeten hebben tot alle relevante documentatie: alle cliëntgegevens, het raadsrapport, beschikkingen en het gezinsplan. Naast de uitdaging om dit mogelijk te maken, kreeg de organisatie te maken met een toenemende druk om steeds efficiënter te werken. In dat kader is gekeken naar de mogelijkheden tot kostenbesparingen, mede omdat er bezuinigd wordt in de jeugdzorg. Ook hiervoor moest digitalisering van de dossiers uitkomst bieden.

 

Snel begrip

Vervolgens hebben de Jeugd- en Gezinsbeschermers een digitaliseringsproject in gang gezet. Eerst werd de reikwijdte van het project vastgesteld – wat zou onder het project vallen en wat niet - en werd er gezocht naar bedrijven die de organisatie op dit gebied zouden kunnen helpen. In dit kader is contact opgenomen met een zusterorganisatie op het gebied van jeugdzorg die al ervaring had opgedaan met het digitaliseren van de cliëntdossiers. Daarna zijn er meerdere partijen gevraagd offertes uit te brengen voor het digitaliseren van de cliëntendossiers en het maken van een portaal. Na evaluatie van de offertes is gekozen voor Cegeka.

Jacqueline Hissink: “De door hen voorgestelde aanpak paste het beste bij ons en bovendien bleek Cegeka ervaring te hebben met systemen waar wij mee werken, waaronder Microsoft SharePoint. Ook was er snel begrip voor wat onze organisatie nodig had. Cegeka was daarnaast graag bereid om samen te werken met een expert van Tab Europa, die ervaring met het digitaliseren van cliëntdossiers in de jeugdzorg had. Dit bleek een goede combinatie te zijn. Onze keuze was toen wel duidelijk!”

 

Twintig meter behang

Cegeka had een bijzondere aanpak gekozen. Samen met medewerkers van de Jeugd- & Gezinsbeschermers werd bepaald hoe zij zouden willen werken ná de digitalisering. Alle stappen van de beoogde werkwijze werden letterlijk op 20 meter behangpapier uitgetekend, zodat van elke stap duidelijk werd wat die precies moest inhouden. Deze aanpak heeft het project zeer concreet gemaakt, temeer doordat allerlei vragen, bijvoorbeeld over security en over wie toegang tot welke informatie moet krijgen, al in dit stadium afdoende beantwoord konden worden. Vervolgens heeft Cegeka de daarvoor meest geschikte IT-middelen gekozen en de nieuwe IT-omgeving voor de digitale dossiers gebouwd, op basis van gezamenlijk vastgestelde requirements. Ook de training en begeleiding van de gebruikers is door Cegeka verzorgd.

 

Perfecte ‘partner in business’

Marleen Pouwels, Bestuursondersteuner bij De Jeugd- & Gezinsbeschermers: “Voor ons is de intensieve voorfase, waarbij de juiste personen waren betrokken, essentieel geweest. Ook het inschakelen van een kundige adviseur is goed bevallen. Het is erg handig om van te voren allerlei zaken te tackelen, in plaats van dat achteraf te doen als het systeem al gebouwd is. We hebben steeds zelf de regie gehouden en de samenwerking met de adviseur van Tab Europa heeft Cegeka ook de nodige kennis opgeleverd, met name van jeugdzorg.”

Jacqueline Hissink: “Erg prettig was dat Cegeka zich steeds heeft gehouden aan de kaders die we hebben aangegeven en zich perfect heeft opgesteld als een ‘partner in business’. Bovendien heeft Cegeka niet alleen meebewogen, maar ook waar nodig gewaarschuwd dat meebewegen niet altijd verstandig is. Hun advies was bijvoorbeeld uit te gaan van wat SharePoint kan, in plaats van SharePoint aan te passen aan onze wensen. Dat is goed bevallen, want in een ander project hebben we ervaren dat als een leverancier teveel mee beweegt, dit leidt tot teveel maatwerkoplossingen waar je uiteindelijk meer werk aan hebt om dit bij te houden.”

Een belangrijk aandachtspunt was uiteraard een noodzakelijke beveiliging van de digitale dossiers. Daarvoor was ook archiefkennis van de organisatie nodig, want de eisen die de archiefwet stelt zijn ook van toepassing op het nieuwe digitale dossier. De beveiliging en het goed regelen van de gebruikerstoegang is door Cegeka technisch gerealiseerd. Als locatie voor de cliëntendossiers vertrouwt de organisatie nu op SharePoint in de cloud van Microsoft.

 

Agile valt in de smaak

Een ander element van de succesvolle aanpak was het toepassen van de agile software-ontwikkeltechniek. Deze techniek, die al doende tot direct bruikbare resultaten moet leiden, werd op advies van Cegeka toegepast. Agile klonk als muziek in de oren van de IT-ers van de Jeugd- & Gezinsbeschermers. Voor anderen in de organisatie was agile werken echter een sprong in het diepe, die uiteindelijk prima bevallen is.

 

Steeds verder digitaliseren

De organisatie werkt nu aan een verdere verbetering van het digitaliseringsproces. Er zijn nog veel data die zich nog op verschillende plekken bevinden. Daarom is er een consolidatieslag nodig en de organisatie wil Cegeka mee laten denken over hoe die slag het beste gerealiseerd zou kunnen worden. De digitalisering vraagt ook om verder te kijken dan de eigen organisatie. Wie stuurt er bijvoorbeeld nog reguliere post? Aan de ketenpartners wordt nu gevraagd om zoveel mogelijk digitaal en beveiligd te mailen. Dat lukt niet altijd, want de rechtbank is bijvoorbeeld nog niet zo ver. Voorlopig moet alles wat de rechtbank stuurt dus nog ingescand worden. Maar de toekomst is duidelijk: gaandeweg zullen de Jeugd & gezinsbeschermers steeds verder digitaliseren.

Jacqueline Hissink: “Ongeveer 200 jeugd- en gezinsbeschermers werken nu met het nieuwe systeem. Zij kunnen nu vanaf elke locatie gemakkelijk bij de informatie die zij voor hun werk nodig hebben. Hoewel het voor sommigen wel even wennen is, zijn zij er erg blij mee!”