Dankzij de kwalitatieve gegevensinvoer via het online portaal, kunnen we de gegevens over onze werking maximaal analyseren. Bovendien kunnen we efficiënter samenwerken. Koen Salmon- verantwoordelijke dataverzameling en sectoranalyse, Vlaams Audiovisueel Fonds

UItdaging

  • Centrale gegevensbank aanleggen voor analyse van gegevens over filmproductie, distributie en exploitatie
  • Interne en externe informatiestromen automatiseren
  • Interne samenwerking optimaliseren

Resultaat

  • Over elke subsidieaanvraag is er altijd een actuele stand van zaken
  • Het online portaal zorgt voor efficiënte en een foutloze opvolging van alle subsidieaanvragen
  • Verbeterde interne samenwerking dankzij automatisering en centralisatie van werkstromen
  • Meer kwalitatieve gegevensvergaring zorgt voor betere analyse van gegevens over filmproductie, distributie en exploitatie
  • Continuïteit is gewaarborgd dankzij flexibele en betrouwbare technologie

 

Het VAF was vragende partij om een gegevensbank op te zetten om statistieken over filmproductie, distributie en exploitatie in kaart te brengen. Om dat mogelijk te maken, moest het VAF hun volledige werking omvormen. “Met de implementatie van Microsoft Dynamics CRM, de Cegeka XRM Accelerator en Microsoft SharePoint voor documentopslag is de kwaliteit van de dienstverlening en van de gegevensstromen er enorm op vooruit gegaan”, zegt Koen Salmon, verantwoordelijke dataverzameling en sectoranalyse bij het VAF. “Dankzij de kwalitatieve gegevensinvoer via het online portaal, kunnen we de gegevens over onze werking maximaal analyseren. Bovendien kunnen we efficiënter samenwerken.”

Gestroomlijnde interne samenwerkingsprocessen

Het VAF krijgt jaarlijks een duizendtal subsidieaanvragen uit de sector te verwerken. Daar komen veel formulieren en verslagen bij kijken. Deze procedure gebeurde tot dusver volledig via mail of per brief en verliep niet efficiënt. Dankzij het nieuwe portaal MyVAF kan de sector zijn steunaanvragen nu eenvoudig online indienen. Salmon: “Als iemand een aanvraag indient via MyVAF, komen alle gegevens rechtstreeks in ons CRM-systeem terecht.”

Een tiental medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de verwerking van de aanvragen hebben toegang tot die informatie en kunnen elkaars dossiers opvolgen. De informatie over lopende dossiers en contactpersonen is op die manier gecentraliseerd en wordt op een lokale server bijgehouden. “Dat vergemakkelijkt onze interne samenwerking enorm”, zegt Salmon. “Omdat alles vroeger via mail gebeurde, was het moeilijker om de voortgang in een dossier van een collega te raadplegen. Nu kunnen we de lopende dossiers flexibel behandelen, zelfs vanuit het buitenland. Als er een medewerker wegvalt, kan een collega zijn dossiers en bijhorende taken eenvoudiger overnemen.”

De portaalsite is ook gekoppeld aan Microsoft SharePoint. Mensen die een aanvraag indienen, kunnen via het portaal al hun documenten uploaden en beheren Alle documenten die via het portaal worden ingezonden, staan veilig in de cloud. “De SharePoint-omgeving is opgedeeld in een extern gedeelte en een intern gedeelte. Via een persoonlijke login komt elke gebruiker op zijn persoonlijke pagina terecht, waar hij alle formulieren met betrekking tot zijn dossiers kan terugvinden.”

Kwalitatieve gegevensverzameling

Het CRM-systeem en het portaal zijn aan elkaar gekoppeld via de XRM Accelerator van Cegeka en wisselen informatie uit. Een groot gedeelte van het mailverkeer, de communicatie en de taakverdeling verlopen nu via Microsoft Dynamics CRM. Aanvragers kunnen bijkomende documenten in hun digitaal dossier uploaden via het portaal en kunnen zo bijhouden wat er nog allemaal moet aangeleverd worden.

“Vroeger stonden alle gegevens van de ingezonden projecten verspreid over verschillende documenten en mails. In het nieuwe systeem staan die nu centraal. Daarnaast zijn de gegevens heel kwalitatief. Dat zal het op termijn mogelijk maken om uitgebreide analyses en rapporteringen over onze werking te maken”, zegt Salmon.

Flexibel portaal klaar voor de toekomst

Het VAF krijgt vaak te maken met wijzigende reglementeringen, nieuwe soorten subsidies, enz. “Dankzij het achterliggende systeem van ons MyVAF-portaal kunnen we de invulformulieren snel en gemakkelijk aanpassen. Zo kunnen we meteen inspelen op veranderingen in de sector. In een tweede fase willen we ook graag de financiële en boekhoudkundige gegevens integreren in het systeem. Mits enkele uitbreidingen en het toekennen van nieuwe bevoegdheden aan bepaalde gebruikers, kunnen we snel nieuwe functies toevoegen.”

Een bijkomend voordeel van Microsoft Dynamics CRM is de link met de website van het VAF. Salmon: “Vroeger moesten we nieuwe items importeren via ons back-endsysteem. Nu plaatst het systeem die automatisch op de website. Zo kunnen we informatie publiceren zonder veel tijd te verliezen.”

De juiste partner

“De mensen van Cegeka boezemden ons meteen vertrouwen in. Ze vertelden een overtuigend verhaal waaruit bleek dat ze onze problematiek goed begrepen, zonder te vervallen in verkooppraatjes”, zegt Salmon. “We zijn van bij de start van het project heel sterk betrokken geweest waardoor we direct zelfstandig met het nieuwe systeem konden werken. Het gaat over een omvangrijk project waarbij alles nog moest worden opgebouwd en waarbij elk domein erg verschillend is. Dan is het interessant om op regelmatige tijdstippen samen te zitten om bepaalde zaken nog bij te sturen. Een aangename ervaring.”

“Ondertussen zijn al enkele geïnteresseerde medewerkers uit andere instellingen een kijkje komen nemen naar ons nieuw IT-systeem. Die zijn ook allemaal heel enthousiast. Onze nieuwe IT-omgeving stelt ons in staat veel meer te halen uit de informatie die we ter beschikking hebben en onze interne werking is volledig geïntegreerd in het systeem. En dat is meer dan we bij de aanvang van het project in gedachten hadden”, besluit Koen Salmon.

Lessons learned

  • Omdat het om een nieuw project gaat, is het moeilijk om op voorhand duidelijke afspraken te maken met de IT-partner. Toch vermijdt dat frustraties op lange termijn, omdat iedereen op de hoogte is van zijn taken en weet wat hij mag verwachten.
  • Bij een dergelijk omvangrijk project is het beter om elk domein af te bakenen en in fases te implementeren. Bijvoorbeeld eerst het intern systeem op poten zetten, daarna het portaal uitbouwen. Liever vier kleine projecten afzonderlijk doorlopen, dan een groot project. Dat maakt het ook gemakkelijker om duidelijke afspraken te maken.