Het feit dat er te allen tijde een helpdesk ter beschikking staat, is voor ons als federatie heel belangrijk. Bij IT-problemen worden we efficiƫnt geholpen zodat we weinig tijd verliezen. Steven De Smet- Coƶrdinator competitie en automatisatie, VTV

VTV’s vaste partner Cegeka adviseerde om over te stappen naar een meer krachtige internetverbinding en centrale servers. Tussen de twee vestigingen van de tennisvereniging kan men nu veiliger en efficiënter werken en samenwerken. De betrouwbare IT-basis vormt bovendien een springplank naar nog meer mogelijkheden.

 

Oude infrastructuur hoge kosten

Naast de trage internetverbinding was ook de interne infrastructuur bij de Vlaamse Tennis Vereniging (VTV) aan vervanging toe. “Zowel de toestellen waarop gewerkt werd als de mail- en documentservers waren verouderd”, vertelt Steven De Smet, coördinator competitie en automatisatie bij VTV.

Een ander probleem was dat de vestiging van VTV in Brussel en die in Wilrijk niet met elkaar verbonden waren. “Qua onderhoud zorgde dit ook voor een dubbele kost”, aldus De Smet. Om die obstakels te overwinnen, deed VTV een beroep op Cegeka, dat sinds 1996 IT-diensten levert aan de tennisfederatie.

 

Van lokaal werken naar centrale server

“Er werd in Brussel een centrale server geïnstalleerd waarop we nu alle e-mails en documenten van beide vestigingen opslaan”, zegt Steven De Smet.” Cegeka staat ook garant voor een optimale beschikbaarheid van de nieuwe server. Eventuele problemen worden direct gedetecteerd door monitoring software. Ook het serveronderhoud gebeurt via de cloud.”

Cegeka biedt VTV ook ondersteuning bij de communicatie met de tennisclubs. Die communicatie verloopt grotendeels geautomatiseerd, via het softwareprogramma Elit - Elektronische Leden-, Interclub-, en Tornooiadministratie. Eind 2009 maakte Cegeka, in samenspraak met VTV, van Elit een webtoepassing. 

 

 

Professionele werking

“VTV blijft de mogelijkheden van Elit uitbouwen”, zegt Steven De Smet. “In 2004 hebben we het elektronisch terreinreserveringssysteem opgestart. Daarmee kunnen de leden van ruim 200 clubs hun terrein vandaag online reserveren. Recent hebben we een mailingmodule gelanceerd waarmee clubs nieuwsbrieven kunnen sturen naar leden of promotie kunnen maken voor hun komende tornooi.”

Onlangs implementeerde VTV we ook een module waarmee trainers de uitslagen van hun clubtesten online kunnen ingeven. Alle initiatieven en investeringen kaderen in de verdere professionalisering van VTV’s werking. “Dankzij onze aanpak slagen we erin om een goede service aan te bieden aan onze clubs en leden”, besluit De Smet.