Dankzij Microsoft Intune hebben we nu volledige controle over de werkplek van onze werknemers. met deze technologie wordt software automatisch richting de gebruiker gepusht. Daar hebben we veel minder omkijken naar. Daarnaast krijgen we een seintje als een systeem niet is geüpdatet.” Albert Tielman- Hoofd Automatisering, APS

In het onderwijs speelt ICT een steeds belangrijkere rol. Maar ook voor de bedrijven die het onderwijs ondersteunen op het gebied van advies en training. APS is zo’n onderwijsinstituut dat onder meer advies, training, onderzoek en coaching doet voor onderwijsinstellingen. Om die taak goed te kunnen uitvoeren, is een gedegen ICT-platform een absolute must. De oplossing vond APS bij Microsoft.

 

 Vernieuwing binnen het onderwijs is een actueel thema waar APS zijn bijdrage aan levert door middel van onderzoek, advies en trainingen aan onderwijsinstellingen. Om die taak goed uit te kunnen voeren, is het noodzakelijk dat APS intern op ICT-vlak alle zaken ook piekfijn op orde heeft. Toen het bedrijf onlangs dan ook voor een aantal belangrijke beslissingen op ICT-gebied stond, was het zaak goed te kijken naar de verschillende mogelijkheden.

Als hoofd automatisering is Albert Tielman binnen APS verantwoordelijk voor een goede ICT-omgeving. “Een paar jaar geleden stonden we voor een grote uitdaging binnen onze organisatie”, vertelt hij. “Het was noodzakelijk om een grote efficiëntieslag te slaan omdat we de ICT binnen ons bedrijf met minder mensen moesten gaan afhandelen. Daarnaast was het belangrijk dat de kosten voor onze hardware en software verlaagd werden.”

 

Hardware- en softwareveranderingen

Voor APS betekende dat serieus te kijken naar een andere aanpak bij de organisatie van de ICT binnen het bedrijf. “Toen we voor die keuze stonden, hadden we nog het grootste deel van de hardware en software in eigen beheer”, zegt Tielman. De kosten voor het onderhoud van een serverruimte zijn best aanzienlijk, zeker als er hardware moet worden vervangen. “Voor ons bleek het prima mogelijk om de hardware van on-premise naar de cloud te brengen. De ontwikkelingen op dat gebied zijn de afgelopen jaren immers razendsnel gegaan. En daar konden wij duidelijk van profiteren.” Overigens heeft het bedrijf nog altijd een klein serverpark in eigen beheer, maar dat wordt de komende twee jaar steeds verder afgebouwd. Uiteindelijk gaat ook de opslag van bestanden naar de cloud-omgeving.

Niet alleen aan de hardwarekant zijn de nodige veranderingen doorgevoerd. Ook op het gebied van software heeft APS een slag geslagen. “Voor de mailafhandeling gebruikten we Lotus Notes van IBM en voor de uitrol van onze laptops hadden we een eigen oplossing ontwikkeld”, zegt Tielman. Omdat er toch naar nieuwe mogelijkheden werd gekeken, is er meteen voor gekozen om ook op het gebied van software een stevige upgrade uit te voeren. Ook hier is voor een Microsoft-oplossing gekozen. Tielman: “Die overstap is ons prima bevallen. Hier en daar was het even wennen, maar overall zijn we er alleen maar op vooruitgegaan!”

Overstappen op een de nieuwe hardware- en softwareomgeving is niet iets wat je eventjes in een weekeinde uitvoert. Dat realiseerde APS zich natuurlijk ook. Hun implementatiepartner Cegeka heeft hen daarbij voor een aanzienlijk deel geholpen. “We hebben al jaren een goede relatie met hen. Ook bij deze implementatie hebben ze ons prima bijgestaan. Zij hebben toch de expertise op dit gebied in huis. Iets waar je als bedrijf perfect van kunt profiteren”, zegt Tielman.

De hulp die Cegeka heeft geboden, heeft duidelijk zijn vruchten afgeworpen. Inmiddels draaien de systemen naar volle tevredenheid. Mark Jansen is enterprise consultant bij Cegeka en heeft APS intensief bijgestaan tijdens de transitie naar de nieuwe omgeving. Hij vertelt dat er in het aanlooptraject voor APS een uitgebreide visie is opgesteld. “Waar staat het bedrijf nu, wat zijn de huidige kosten, welke besparingen kunnen worden gerealiseerd als er overgestapt wordt op een nieuwe omgeving? Al die fundamentele vragen zijn de revue gepasseerd”, zegt Jansen. “Op die manier hebben we APS een helder beeld kunnen geven van de mogelijkheden.”

De ICT-omgeving die APS had, was op zich prima in orde, maar de snelle technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren hebben laten zien dat er nog veel mogelijk was. De keuze van APS om een nieuwe omgeving in de cloud in te richten bracht meer flexibiliteit en eenvoud bij aanpassingen. Jansen vindt dat de absolute kracht van de cloud. “Je geeft dan wel het directe beheer over de hardware en software uit handen, maar je krijgt er ongelooflijk veel mogelijkheden en zekerheid voor terug”, zegt hij. Jansen benadrukt verder dat de privacy gewaarborgd is in de cloud, hetzelfde geldt voor de uptime die wordt gegarandeerd voor de hardware.

Tielman beaamt dat. Volgens hem was het in het begin wel even wennen aan de nieuwe rol die de ICT-medewerkers binnen de organisatie kregen. “Je bent minder bezig met het directe beheer van de hardware en de software, maar veel meer met het adviseren en informeren van de werknemers over de nieuwe mogelijkheden die de software hun allemaal biedt. Dat vind ik zelf juist erg leuk. Je bent nog steeds bezig met het beheer, maar daarnaast ben ik ook actief in een hele nieuwe rol”, zegt Tielman enthousiast.

 

Cloud

De hardware en de software in de cloud biedt de beheerders talrijke nieuwe mogelijkheden. APS gebruikte al Windows 7 op de werkstations. De uitrol naar Windows 8.1 was al begonnen, net als het bieden van flexibele werkplekken. Azure Active Directory Premium die APS heeft ingezet zorgt op dat vlak voor een naadloos identiteits- en toegangsbeheer voor de werknemers.

Het beheer van de systemen gaat nu volledig vanuit de cloud. APS vindt dat een grote stap voorwaarts. Zeker met de aanvulling van Intune. “Deze oplossing zorgt voor een eenvoudig en krachtig beheer van de diverse systemen”, zegt Tielman. “Dat werkt voor zowel traditionele pc-systemen als mobiele devices. Als we nieuwe software willen uitrollen, gebeurt dat nu geheel automatisch aan de client-zijde. De software wordt richting de systemen gepusht, de gebruiker krijgt automatisch de melding dat er nieuwe software voor hem klaarstaat en dat deze kan worden geïnstalleerd. Maar wij krijgen als systeembeheer ook automatisch een melding als een bepaalde werkstation niet gepatcht of geüpgraded is. Dat vind ik erg handig. In zekere zin is het beheer van de systemen dankzij deze nieuwe aanpak alleen maar krachtiger en efficiënter geworden. Op dat vlak hebben we absoluut een grote slag geslagen!”

APS gebruikte op de werksystemen Office 2010. Dat is in de nieuwe omgeving overgezet naar Office 365 in combinatie met een SharePoint-omgeving. “Voor sommige werknemers was het in het begin wel even wennen. Qua beleving zien we dan ook wisselende reacties per persoon”, zegt Tielman, “maar met de juiste informatie en heldere instructie merken we dat die overstap prima te doen is.”

Office 365 biedt veel nieuwe mogelijkheden die nu door de werknemers worden omarmd. De nieuwe manier van gegevensopslag is voor sommigen misschien even wennen, maar de mogelijk om bijvoorbeeld samen in een document te werken, wordt zeer gewaardeerd. “Daar liggen veel kansen, maar je moet de werknemers wel even vertellen dat die mogelijkheid er is. Dat levert uiteindelijk winst op”, zegt Tielman.

 

Implementatie

De implementatie van de nieuwe systemen is via Cegeka verlopen. Het was een helder traject zonder problemen. “We zijn geen grote uitdagingen bij APS tegengekomen”, vertelt Jansen, “we hebben hun geadviseerd klein te beginnen en stapje voor stapje de implementatie uit te voeren. Het mooie aan dit soort softwareoplossingen is dat ze namelijk later altijd nog kunnen worden uitgebreid of aangepast.”

APS heeft overigens in de praktijk veel zelf gedaan. De uitrol hebben zij zelf ter hand genomen. “Dat werkte in de praktijk prima”, legt Jansen uit. “We hebben voor hen het voortraject gedaan, de basis neergezet en het bedrijf geholpen met de migratie van de mailserver naar de nieuwe omgeving. APS heeft het stokje vervolgens overgenomen. Uiteraard hebben wij hen wel ondersteund als er vragen waren.” Dat geldt ook voor de ‘nazorg’: Cegeka biedt hulp als dat nodig is. Volgens Tielman is het fijne van het hebben van een partner als Cegeka dat zij, naast het hebben van een gigantische expertise op dit vlak, een ‘helikoperview’ over het project houden. “Onze eigen inbreng gecombineerd met hun expertise en helikopterview heeft ervoor gezorgd dat dit project perfect is verlopen.”