Imbunatatirea comunicarii interne a fost o parte importanta a acestui proiect. Datorita implementarii Intranetului, am realizat mare parte din acel obiectiv. RISTOF VAN BOUWEL- IT MANAGER, KMDA

Gradina Zoologica de la Antwerp si Planckendael au cooperat cu Cegeka pentru a-si digitaliza comunicarea interna si a preveni fragmentarea suplimentara. Acestea au instalat un server Microsoft SharePoint pentru Intranet ca sursa de informatii principala.

Prevenirea fragmentarii

Gradina Zoologica de la Antwerp si Planckendael au 350 de angajati permanenti. Aceasta necesita o comunicare interna imbunatatita, care inainte era fragmentata. „Foloseam un sistem de e-mail intern si un avizier unde erau afisate toate stirile”, a declarat Kristof Van Bouwel, IT manager la Gradina Zoologica de la Antwerp si Planckendael.

„Nu toti angajatii aveau PC, astfel ca unii dintre ei nu erau informati cu privire la ultimele stiri. Nu era clar daca toti angajatii citeau mesajele interne.” Gradina Zoologica de la Antwerp si Planckendael au solicitat partenerului lor IT Cegeka sa dezvolte un sistem Intranet pe baza Microsoft SharePoint 2010.

Aprobare rapida

Dupa o faza de analiza in iunie, prima versiune pilot a fost lansata si prezentata managerilor in septembrie. Dupa aprobarea acestora, totul a decurs eficient. Dezvoltarea si implementarea au fost perfecte si la timp. Pentru proiectarea grafica a Intranetului, designerii interni au cooperat indeaproape cu Cegeka.

Lansarea serverului SharePoint face parte din proiectul 2020 al Gradinii Zoologice de la Antwerp si Planckendael, care include mai multe obiective organizationale pentru anii viitori. „Imbunatatirea comunicarii interne a fost o parte importanta a acestui proiect. Datorita implementarii Intranetului, am realizat mare parte din acel obiectiv”, a declarat Van Bouwel.

 Utilizare intensa

Prin centralizarea tuturor acestor informatii in SharePoint, organizatia a dorit sa transforme Intranetul intr-un instrument interactiv. Deoarece totul se intampla in lumea digitala, Gradina Zoologica de la Antwerp si Planckendael isi poate monitoriza comunicarea interna mai usor. „Acum avem o imagine de ansamblu asupra vizitelor pe pagina si a numarului de click-uri. Am observat ca Intranetul este folosit intens zilnic”, a declarat Van Bouwel.

In faza II a proiectului, Intranetul va fi extins pentru a elimina si mai multe formulare imprimate. „Dorim sa digitalizam cutia de sugestii imprimate, precum si inregistrarile de la receptie si solicitarile de vaccinare pentru gripa. In viitor, fiecare angajat va avea o pagina personala.”