Die perfekte Vorbereitung: Datengestützte Erkenntnisse sorgen für mehr Flexibilität und Effizienz

1. Eine solide Basis bauen

Backhilfsmittel, Brot- und Gebäckmischungen, Marzipan, Mandelpaste und Trennmittel sowie Technologie und Beratung zur Prozessoptimierung: Das Angebot von Sonneveld ist unglaublich breit gefächert. Doch ihr Fokus ist seit fast 70 Jahren unverändert geblieben: Bäckern dabei zu helfen, köstliches Brot und Gebäck herzustellen. Heute erreichen sie dies mit einem Team von mehr als 265 Mitarbeitern an 3 Standorten in den Niederlanden und 4 Standorten im Ausland. 

Im Jahr 2010 wurde das Familienunternehmen von Orkla Food Ingredients übernommen. Seitdem hat Sonneveld selbst eine Reihe von Unternehmen übernommen. Das Ergebnis: ein (noch) breiteres Sortiment und zahlreiche Wachstumschancen. Aber auch organisatorische Herausforderungen, wie zum Beispiel das Vorhandensein mehrerer ERP-Systeme und Dutzender Berichte.

Um alle Aktivitäten besser im Griff zu haben und Prozesse branchenübergreifend zu optimieren, entschied sich Sonneveld für den Umstieg auf eine zentralisierte und standardisierte IT-Plattform: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Derzeit läuft die Plattform an den drei Produktionsstandorten von Sonneveld.

„Durch die Übernahmen entstand ein Systemdschungel, und jede Abteilung hatte ihre eigenen Berichte. Das hat unser Wachstum behindert."

- Peter Verhagen, CEO, Sonneveld

2. Schnell auf Veränderungen reagieren

„Früher hatte jede Niederlassung ihre eigenen Daten und jede Abteilung ihre eigenen Berichte. So erhält man keine zentralen Einblicke“, sagt CEO Peter Verhagen. „Deshalb haben wir ganz bewusst einheitliche Prozesse und Berichte eingeführt. Dazu mussten wir unsere Arbeitsweise neu gestalten, was intern auf einigen Widerstand stieß. Schritt für Schritt versuchen wir, das zu ändern.“

Diese Beharrlichkeit zahlt sich aus, besonders in den aktuellen, unsicheren Zeiten. „Während der Pandemie stagnierten unser Umsatz und unsere Verkaufszahlen. Zu diesem Zeitpunkt befanden wir uns mitten in der Implementierung der Microsoft-Plattform und beschlossen, durchzuhalten. Das war die richtige Entscheidung. Denn kurz darauf schossen die Rohstoff- und Energiepreise in die Höhe.

Eine stabile IT-Plattform, die alle Kernprozesse an einem zentralen Ort steuert und eine einzige Version der Wahrheit bietet, hilft uns, mit diesen Entwicklungen umzugehen. Wir arbeiten abteilungs- und standortübergreifend besser zusammen und haben einen besseren Überblick über unsere Prozesse. So können wir schneller reagieren, wenn sich etwas ändert“, sagte Peter.

3. Außergewöhnlichen Servcie bieten

Je effizienter Sonneveld arbeitet, desto mehr profitieren auch die Kunden davon. Dank des zentralen Bestell- und Rechnungssystems werden Bestellungen und Rechnungen zügig versandt. Und ohne diese stabile Basis hätte Sonneveld den neuen Webshop, in dem Kunden rund um die Uhr Produkte bestellen können, niemals aufbauen können. Das Portal ist nahtlos in die Microsoft Dynamics-Umgebung integriert.

Da das Portal noch neu ist, gehen die meisten Bestellungen derzeit noch per E-Mail oder Telefon beim Kundenservice ein. Je mehr Kunden in Zukunft über den Webshop bestellen, desto effizienter wird der Kundenservice bei Sonneveld arbeiten. Für die Kunden selbst bietet der Webshop einen erheblichen Mehrwert: So können sie beispielsweise ihre Bestellhistorie und andere relevante Informationen einsehen.

4. Produktions- und Logistikprozesse optimieren

Derzeit nutzt Sonneveld vor allem Finanzberichte. „In Zukunft möchten wir auch Berichte für alle betrieblichen Prozesse“, sagt Isabelle Quartel, Leiterin des Programms für kontinuierliche Verbesserung. Sie freut sich bereits auf die Vorteile: „Durch die Abbildung unserer Produktions- und Logistikprozesse gewinnen wir Einblick in jeden Schritt unserer Lieferkette, einschließlich der damit verbundenen Kosten. Auf der Grundlage dieser Erkenntnisse können wir unsere betrieblichen Prozesse weiter verbessern und Kosten senken.“ 

"In Zukunft können wir auch Berichte für unsere betrieblichen Abläufe erstellen. Und da wir uns für die Microsoft-Plattform entschieden haben, können wir andere Systeme problemlos integrieren. So können wir unsere Prozesse Schritt für Schritt optimieren."

- Isabelle Quartel, Continuous Improvement Program Manager, Sonneveld

5. Nachhaltigkeit und Sicherheit im Auge behalten

Peter und Isabelle geben zu, dass noch einiges zu tun ist. Aber sie sind auf dem richtigen Weg. „Die Zentralisierung, die Schaffung von Ordnung in den Grundlagen, die Bereinigung der Daten und die Einrichtung der richtigen Governance: Das waren ziemlich große Schritte. Wir haben nun ein sehr solides Fundament. Durch die Integration der Plattform in weitere Systeme können wir wirklich einen datengesteuerten Ansatz verfolgen und sogar Prognosen erstellen“, sagt Peter. „Auch die Automatisierung wird einfacher, und das ist für uns entscheidend: Sonneveld will langfristig 80 % aller Prozesse automatisieren.“

Auch in Sachen Nachhaltigkeit werden sie Fortschritte machen, fährt er fort: „Kunden und Lieferanten verlangen immer mehr Rückverfolgbarkeit und verantwortungsbewusste Beschaffung. Wir müssen bereits heute eine enorme Datenmenge einreichen, und jeder Lieferant hat seine eigenen Anforderungen. Die Automatisierung dieses Berichtsprozesses wird uns viel Zeit sparen.“

Abschließend weist Isabelle auf eine weitere Anforderung der Geschäftspartner hin: Sicherheit. „Cybersicherheit ist für jedes Unternehmen extrem wichtig. Wir vertrauen darauf, dass Microsoft die allerbeste Sicherheit bietet. Auch das ist eine Voraussetzung für unser Wachstum.“

„Wir haben zweifellos den richtigen Weg eingeschlagen. Die Grundlagen für einen wirklich datengesteuerten Ansatz, die Gewinnung zahlreicher neuer Erkenntnisse und Effizienzsteigerungen sind nun geschaffen.”

- Peter Verhagen, CEO, Sonneveld 

Wie hat Cegeka das geschafft?

Zu Beginn des Projekts war Sonneveld fest entschlossen: Man wollte alte Prozesse nicht einfach nur überarbeiten, sondern sie vielmehr zentralisieren und standardisieren. Dies erforderte ein gründliches Brainstorming, an dem Cegeka sowohl die IT- als auch die Fachteams beteiligte.  

„Dynamics 365 basiert auf globalen Standards; daran müssen wir uns so weit wie möglich halten. Cegeka hat uns dabei herausgefordert. Ihre Erfahrung in der Lebensmittelbranche erwies sich bei der Einrichtung aller Prozesse gemeinsam mit uns als unglaublich nützlich.“