Mindset, Mindset und Mindset! Im agilen Umfeld stehen Aspekte wie Offenheit, Transparenz, Fehlerkultur und kontinuierliches Lernen im Vordergrund. Bevor Sie also mit einem Framework starten, ist es wichtig, dass Sie sich bewusst machen, was Agilität wirklich bedeutet: eine ausschlaggebende Veränderung im Mindset. Hierbei spielen die Zusammenarbeit der Teams und auch die Veränderungen auf das Umfeld eine große Rolle. Ohne eine grundlegende Einstellung und Bereitschaft aller Beteiligten sich auf das Thema Agilität einzulassen, werden Ihre Bemühungen agile Methoden zu implementieren mit großer Wahrscheinlichkeit verpuffen oder können sogar ins Negative laufen.
Ist das Bewusstsein für Agilität geschaffen, sollte Sie sich nun überlegen, welches Framework zum Team, der Organisation, der Struktur und den Gegebenheiten passt oder am besten passen könnte. Was ist damit gemeint? Nehmen wir das weit verbreitete Framework Scrum. Scrum eignet sich gut, wenn Sie ein neues Produkt entwickeln wollen. Durch das iterative Arbeiten in Sprints können Sie Kunden oder Stakeholdern z. B. alle zwei Wochen ein fertiggestelltes Teil des Produktes zeigen und ihr Feedback einholen. Dies ermöglicht Ihnen, falls erforderlich, zeitnah Änderungen durchzuführen und sich dem Markt schnellstmöglich anpassen. Bei Kanban hingegen geht es um die kontinuierliche Verbesserung eines vorhandenen Prozesses. Daher ist Kanban unter anderem hervorragend für Produktionsprozesse geeignet.
Am Beispiel unseres eigenen Recruiting-Teams möchten wir Ihnen einen Einblick geben, was bei der Einführung von Agilität in Abteilungen außerhalb der IT gut laufen kann, wo mögliche Herausforderungen liegen und warum es sinnvoll sein kann, sich Unterstützung zu holen.
Was können wir besser machen? Wie können wir besser performen? Wie können wir als Team besser zusammenarbeiten? Diese drei Fragen waren die Motivation des Recruiting-Teams, sich näher mit dem Thema Agilität zu beschäftigen, und es selbst zu versuchen. In Eigenregie experimentierte das Team zunächst mit Scrum und versuchte das Framework für das Daily-Business zu adaptieren. Die Umsetzung gestaltete sich jedoch schwerer als gedacht. So gab es innerhalb des Teams kein einheitliches Verständnis von Scrum, es wurde kein Scrum Master eingesetzt und es gab keine Visualisierung mittels Scrum Board, da für das Recruiting bereits ein Tool eingesetzt wurde. Zudem gliedert sich das Team in interne Taskforces, die jeweils mit fest zugeordneten Stakeholdern z.B. Vertriebsmitarbeitern zusammenarbeiten. Durch die Arbeit in diesen unterschiedlichen Subgroups, war ein gemeinsames Daily Scrum Meeting mit allen Teammitgliedern nicht sinnvoll. Als den Recruiting-Kollegen klar wurde, dass sie allein nicht weiterkamen, holten sie sich Hilfe aus unserem Agile Coaching Team.
Um eine gemeinsa
Hier einige der festgelegten Maßnahmen aus dem Workshop:
Da der Austausch im ganzen Team wichtig ist und das initial gesetzte Zeitfenster von einer Stunde nicht ausreichte, erweiterte das Team das Weekly nach einigen Wochen um 15 Minuten. Auch die Inhalte des Weekly wurden nochmals angepasst. Mittlerweile werden nun To-Dos, Projektthemen, News, Kampagnen, aktuelles Backlog, Zeitfresser, Teamziel und Erfolgserlebnisse besprochen. Diese Inhalte sind ebenso wie die Dauer des Weeklys NICHT in Stein gemeißelt und das Team ist stets daran interessiert sich ständig zu verbessern und Neues auszuprobieren, um den besten Wert zu generieren. Mit der Moderation des Weeklys wechselt sich das Team reihum ab.
Die Nutzung der Kommunikationsmittel hängt stark vom Unternehmen und der gegebenen Situation ab. Face-to-Face ist immer eine gute Sache. Sitzen die Teammitglieder jedoch an unterschiedlichen Standorten, ist Face-to-Face nicht jedes Mal möglich oder wirtschaftlich praktikabel. Welche Tools bieten sich also an? Viele Unternehmen nutzen Slack, Skype for Business, GitHub oder Microsoft Teams. In unserem Fall hat sich das Recruiting-Team für Skype for Business als Hauptkommunikationsmittel entschieden, da es bereits im Unternehmen im Einsatz und allen bekannt war. Die im Workshop gemeinsam erarbeiteten Werte, Maßnahmen und Regeln haben das Team enger zusammengeschweißt und dies schlägt sich auch auf die Kommunikation aus. Wenn Diskussionen einmal ausarten, ist es in der Regel schwierig, wieder zurück zum Punkt zu kommen. Solche Momente sind im Team selten geworden. Das Team organisiert sich sehr gut selbst, erarbeitet Ergebnisse effizient und last but not least: das Team hat großen Spaß an der Zusammenarbeit 😊.
Agilität ist auch was für Teams in NON-IT Projekten! Welche Methode sich am besten eignet, lässt sich nicht pauschal beantworten. Das muss jedes Team für sich selbst herausfinden. Wahrscheinlich wird es nicht gleich auf Anhieb “perfekt” funktionieren, aber das ist auch in Ordnung, da es einen enormen Lerneffekt hat und das Team auf seinem Weg weiterbringt. Was es braucht, um agile Frameworks erfolgreich einzuführen, gleich ob in IT- oder NON-IT Projekten, ist vor allem ein offenes Mindset. Daher: gut informieren, ggfs. fachkundige Unterstützung dazu holen, experimentieren, aus Fehlern lernen und ständig weiter verbessern.