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Sulla necessità di un Content Management System non ci sono dubbi.
Questo strumento è indispensabile in un’azienda con un business online, per gestire comunicazione, commercio, marketing e flussi di lavoro.
Il CMS controlla tutto ciò che comunichi ai tuoi visitatori e clienti, dove e come distribuisci i contenuti, ma deve anche corrispondere agli obiettivi aziendali, semplificare il lavoro di editor, sviluppatori e marketer, permettendo loro di collaborare in sinergia per evitare sprechi. E proprio per evitare sprechi di tempo, soldi ed energie, bisogna individuare alcuni elementi fondamentali che non possono soltanto ridursi alle funzionalità del CMS, ma che devono rispondere alle priorità individuate in un percorso di analisi.
In tempi non sospetti, le funzioni del CMS erano limitate alla creazione dei contenuti da pubblicare sul sito web. Poi, con la diffusione dei device mobili è stato necessario ampliare il raggio della distribuzione dei contenuti a smartphone e tablet.
Oggi, altri requisiti – aggiornati ai tempi che corrono – chiedono ulteriori evoluzioni. Queste evoluzioni sono necessarie perché la trasformazione digitale segna una nuova era dominata da tecnologie come AI, Cloud, strumenti di automazione, e da dispositivi emergenti legati all’IoT che richiedono software in grado di integrarne e gestirne le funzionalità. Quindi, in primo luogo, un CMS moderno deve riuscire a integrare altre tecnologie senza difficoltà, distribuire contenuti su tutti i canali e analizzare dati in tempo reale per offrire una migliore user experience.
Una piattaforma di questo tipo dovrà essere aperta e flessibile per sviluppare implementazioni necessarie alle sfide della digitalizzazione che gli stessi utenti – persone che navigano in rete per fare ricerche, acquistare e condividere esperienze – chiedono di sostenere con aspettative sempre più alte.
Leggi anche: 9 caratteristiche che una piattaforma CMS deve assolutamente avere
La “lista di controllo” contiene quei requisiti cui fare riferimento quando ci si confronta su ambiti operativi e competenze.
In questa fase bisogna definire i punti fermi piuttosto che restare incastrati in congetture fuorvianti.
Consigliamo di partire con una valutazione della compatibilità dei nuovi software papabili con le infrastrutture preesistenti. Acquistare un CMS nuovo richiede un confronto preliminare con il team IT che lavora già con framework e tecnologie, come per esempio .NET o Java, ambienti che condizionano la scelta della nuova piattaforma.
La definizione degli obiettivi richiede un focus realistico sulle esigenze aziendali e sui casi d’uso pratici.
Può aiutare porsi alcune domande per individuare i traguardi più ambiti:
Valuta anche i casi d’uso più pratici e ripercorri le fasi di gestione delle ultime campagne.
Quali competenze ha richiesto e qual è stato il ruolo del CMS?
Su quali canali è stata distribuita? E qual è stato il riscontro?
Concentrati anche sulle nuove tecnologie che potrebbe essere necessario implementare in futuro:
Fra gli obiettivi futuri potrebbero esserci quelli di ampliare la distribuzione dei contenuti ai nuovi dispositivi: interfacce conversazionali, smartwatch, visori per la realtà aumentata ecc.
Sebbene possano essere implementazioni ancora non urgenti, è importante disporre di funzionalità avanzate all’occorrenza.
Conoscere gli obiettivi in divenire è fondamentale per tracciare un percorso preciso.
Leggi anche: 6 trend che guidano l’evoluzione del CMS
Se in azienda non ci sono figure qualificate, valuta la collaborazione di esperti IT e Digital Strategist che possano aiutare a implementare un CMS adatto alla tua strategia aziendale. Un supporto di questo tipo non è solo necessario per migrare da una tecnologia all’altra nel modo più indolore ed efficace, ma torna utile nelle fasi di manutenzione.
Il partner ideale ha una buona esperienza con un’ampia gamma di CMS; conosce il tuo settore nel quale ha già implementato altri siti web, e sa come migliorare la user experience.
Piuttosto che concentrarti soltanto sulle funzionalità del CMS, cerca di capire se la piattaforma è scalabile, flessibile e sicura. Prendi in considerazione fonti esterne, report, casi studio, documenti elaborati dalle grandi società di marketing e consulenza aziendale in ambito IT.
Ad esempio, report di analisi come il Quadrante Magico di Gartner o la guida Forrester Wave sono fari utilissimi per illuminare la ricerca del CMS sulla base di pro, contro e caratteristiche rapportate al tipo di azienda e agli obiettivi più comuni. Nel Quadrante vengono citate le piattaforme digitali classificate per efficienza e completezza. Fra queste, ve ne sono diverse che occupano i primi posti da anni (es: Sitecore XP per 8 anni consecutivi viene citata come una delle migliori Digital Platform).
Scarica il report: Le 5 migliori Digital Experience Platform
Nel percorso di acquisto del CMS il team di sviluppo gioca un ruolo di primo piano per quanto riguarda questioni tecniche e prestazioni: software, architettura dell'applicazione e di sistema, scalabilità e flessibilità, capacità di integrazione con altri sistemi e sicurezza.
Se disponibili, gli sviluppatori possono trarre vantaggio dalla partecipazione ai corsi di formazione organizzati dal fornitore. Questi corsi possono aiutare ad avere un quadro molto più chiaro dei punti forti e deboli del CMS.
Implicita dovrebbe essere anche la fornitura di risorse come guide e documentazioni a supporto della formazione.
Infine, pensa a questi altri fattori:
Fondamentale è capire il grado di semplicità nel personalizzare il CMS. Una delle valutazioni che devi proprio fare è questa: il CMS comunica con altri strumenti e con sistemi di terze parti?
Anche se la maggior parte delle funzionalità di cui hai bisogno non richiede configurazioni aggiuntive, è sicuramente preferibile poter contare su un sistema facilmente estensibile. Assicurati che esistano API e moduli necessari, che funzionino bene e siano regolarmente aggiornati.
Il CMS dovrebbe rappresentare una soluzione sicura, affidabile ed efficiente da oggi ai prossimi cinque anni, sia da un punto di vista strettamente tecnologico sia per quanto riguarda la produzione dei contenuti.
Alla luce di questa considerazione, valuta questi fattori:
Può essere utile chiedere al fornitore di sperimentare il CMS con un'installazione di prova, per testarne funzionalità ed eventuali complessità tecniche. Anche perché potresti incontrare problemi durante la migrazione dei contenuti dal vecchio al nuovo sistema. Sapere come ovviare a eventuali “stalli tecnici” può aiutarti a evitare errori che costano tempo e fatica!
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