Milano, Italia – 6 luglio, 2026 Cegeka Italia consolida la collaborazione con Gruppo CAP nell’ambito della digitalizzazione dei processi documentali aziendali. Il progetto ha riguardato l’evoluzione del protocollo informatico attraverso l’adozione di wemAInd, soluzione cloud e web-based sviluppata per automatizzare la gestione e lo smistamento dei flussi documentali in ingresso.
L’intervento nasce dall’esigenza di rendere più efficiente un processo ad alto impatto operativo: la gestione della corrispondenza ufficiale proveniente da 25 caselle PEC, con una media di circa 150 comunicazioni al giorno, pari a oltre 2.500 messaggi al mese, indirizzati a più di 300 utenti interni. Prima dell’introduzione della nuova soluzione, lo smistamento avveniva manualmente, richiedendo alle segreterie di direzione l’apertura e l’analisi dei singoli messaggi per individuare le strutture competenti.
Con l’introduzione di wemAInd, Cegeka ha introdotto un’architettura interamente in cloud che consente di riconoscere automaticamente la natura delle comunicazioni in ingresso e di indirizzarle alle scrivanie virtuali dei destinatari corretti. La soluzione utilizza algoritmi e pattern di riconoscimento per classificare i messaggi, riducendo le attività manuali, migliorando la tempestività nella presa in carico e garantendo maggiore precisione nella gestione dei flussi.
Oltre ai vantaggi operativi, il progetto ha risposto a severi criteri di compliance e sicurezza informatica. La piattaforma è erogata da un data center Tier IV certificato AgID e ACN, un elemento che ha garantito la piena aderenza del sistema alla direttiva europea NIS 2 sulla cybersecurity e alle normative sul GDPR, oltre a ottimizzare i processi di conservazione sostitutiva per garantire l'univocità e l'immodificabilità dei documenti.
Il progetto, completato in 8 mesi, ha visto un’adozione immediata da parte del personale grazie a un'interfaccia estremamente intuitiva che ha ridotto al minimo i tempi di formazione.
La collaborazione tra Gruppo CAP e Cegeka guarda già al futuro. Le due realtà stanno infatti valutando l'introduzione di ulteriori meccanismi di AI, mirati all'analisi automatica del contenuto degli allegati delle PEC, per spingere l'automazione oltre il semplice smistamento e offrire risposte ancora più rapide ai cittadini e alle autorità.