L'evoluzione della protocollazione digitale in Gruppo CAP

Introduzione

Gruppo CAP gestisce il servizio idrico integrato nella città metropolitana di Milano, servendo 133 comuni, circa 2 milioni di abitanti e oltre 300.000 utenze attive tra acquedotto, fognatura e depurazione, oltre a operare nel settore dello smaltimento rifiuti.

In un contesto così complesso, l’efficienza dell’ecosistema IT è vitale. L'area Digital Solutions supervisiona circa l’80% del parco applicativo aziendale, gestendo sistemi che spaziano dal billing al CRM. A guidare questa struttura è Tiziana Lorefice, Responsabile Digital Solutions di Gruppo CAP, che spiega così la rilevanza del progetto:

"Tra queste applicazioni, una di quelle ritenute business critical è sicuramente quella del protocollo, basato sulla soluzione wemAInd". 
- Tiziana Lorefice, Responsabile Digital Solutions, Gruppo CAP

Sfide

Prima della modernizzazione, la gestione della posta elettronica certificata e della protocollazione poggiava su logiche tradizionali, ormai sature a fronte della crescita dei flussi aziendali.

I numeri della gestione quotidiana evidenziavano una forte pressione operativa:

• 25 caselle PEC differenti da amministrare simultaneamente.
• Un flusso medio di 150 comunicazioni ufficiali al giorno (circa 2.500 al mese).
• Oltre 300 utenti interni abilitati a ricevere e gestire i documenti.
  
  

"Sono volumi importanti che ovviamente nella soluzione precedente non eravamo in grado di gestire con tempistiche così stringenti, perché la soluzione precedente aveva dei limiti e le segreterie di direzione erano costrette ad aprire ogni singolo protocollo per poterlo instradare poi sugli utenti che avrebbero dovuto gestire e rispondere".
- Tiziana Lorefice, Responsabile Digital Solutions, Gruppo CAP

Questo approccio manuale rallentava lo smistamento, rendendo complesso garantire risposte immediate alle richieste urgenti delle autorità. A ciò si sommavano la criticità di migrare l'intero storico documentale mantenendolo sempre reperibile, e la necessità di rispettare severe normative di compliance (GDPR, NIS 2 e conservazione sostitutiva). Il tutto in un percorso sfidante di soli 8 mesi, affrontato in parallelo a riorganizzazioni aziendali interne.

Soluzione

Per proiettare la gestione documentale nel futuro, Gruppo CAP ha scelto Cegeka adottando la soluzione wemAInd.

La nuova architettura è interamente in cloud e web-based, azzerando la necessità di installazioni locali sui PC. Il vero punto di svolta è l'Intelligenza Artificiale integrata: tramite pattern di riconoscimento, la piattaforma esegue lo smistamento automatico delle comunicazioni in ingresso direttamente sulle scrivanie virtuali dei 300 utenti competenti.

"In questo modo siamo riusciti ad efficientare, con la piattaforma wemAInd, tutta questa fase di smistamento , superando i limiti del passato che richiedevano alle Segreterie di Direzione di gestire singolarmente tutte le comunicazioni ricevute".
-Tiziana Lorefice, Responsabile Digital Solutions, Gruppo CAP

 Anche sul fronte della sicurezza, l'erogazione da un data center Tier IV certificato AgID e ACN gioca un ruolo fondamentale.

"Tutte le certificazioni che Cegeka ha fornito hanno rassicurato il nostro team interno, il nostro team di security, proprio in questo senso". 
- Tiziana Lorefice, Responsabile Digital Solutions, Gruppo CAP

Approccio

Il successo del progetto risiede nella forte partnership tra Gruppo CAP e Cegeka. L'implementazione in 8 mesi è stata caratterizzata da una governance rigorosa. Il progetto, ricorda Lorefice, "è stato molto sfidante", ma i cambi organizzativi "sono stati comunque gestiti mantenendo le milestone che avevamo concordato".

L'adozione è stata rapidissima grazie a un'interfaccia particolarmente user-friendly, che ha ridotto al minimo i tempi di formazione. La collaborazione prosegue ora con un servizio completo di supporto e punta già ad evoluzioni future, come l'integrazione di logiche RPA e AI per analizzare automaticamente anche gli allegati delle PEC.

Nelle parole conclusive di Tiziana Lorefice emerge il valore strategico di questa visione:

"La partnership con Cegeka è per noi strategica. L'utilizzo della piattaforma per la gestione del protocollo in modo evoluto con l'integrazione di meccanismi di AI e RPA costituisce un fiore all'occhiello della nostra mappa applicativa. Sicuramente saremo in grado di fare evolvere ulteriormente, con il supporto prezioso di Cegeka, quella che è l'attuale implementazione".
- Tiziana Lorefice, Responsabile Digital Solutions, Gruppo CAP