I nuovi prodotti spesso devono essere approvati da colleghi di diversi reparti all'interno della tua azienda. Un processo di approvazione standardizzato è fondamentale per mantenere una visione chiara e garantire un'alta efficienza e produttività durante il periodo di approvazione. Cegeka ha sviluppato un'applicazione canvas user-friendly utilizzando Microsoft Power Apps per semplificare l'approvazione dei prodotti, risparmiando tempo e denaro, e riducendo lo stress per tutti i soggetti coinvolti.
La sfida
Uno dei nostri clienti nell'industria chimica del cuoio aveva difficoltà con il loro processo di approvazione esistente per i nuovi prodotti chimici sviluppati, in cui:
- Un dipendente ha aggiunto un nuovo prodotto chimico a AX, il predecessore di Microsoft Dynamics Finance & Operations.
- Successivamente, ha informato tutti i revisori, i quali hanno avviato ciascuno il proprio processo di approvazione per l'elemento senza alcun flusso predefinito.
- Una volta che tutti i revisori avevano dato l'approvazione, il dipendente doveva poi verificare nuovamente tutti i parametri in AX e aggiustarli se necessario.
Insieme al nostro cliente, abbiamo elaborato una soluzione per rendere il processo di approvazione meno dispendioso in termini di tempo, meno confuso e molto più trasparente.
L'approccio
Utilizzando Microsoft Power Apps, abbiamo sviluppato un'applicazione canvas per ottimizzare l'intero processo di approvazione:
- Prima di essere inseriti in AX, tutti i nuovi prodotti chimici sviluppati vengono prima presentati nell'app.
- Una volta che l'elemento è stato presentato, Microsoft Power Automate notifica automaticamente i revisori. Ora, anziché far sì che tutti i revisori verifichino l'elemento contemporaneamente, il processo segue un flusso predefinito tra i dipartimenti pertinenti. Questo rende l'intero processo di approvazione molto più strutturato.
- Uno per uno, ciascun revisore può esaminare l'elemento, aggiungere commenti e approvarlo (o rifiutarlo). Tutti i dati vengono automaticamente archiviati in Microsoft Dataverse."
- Chi ha inviato la richiesta è in grado di seguire da vicino il processo e sa chi sta esaminando l'elemento in ogni momento
- Una volta che l'elemento è stato approvato da tutti i revisori pertinenti, chi ha inviato la richiesta deve semplicemente inserirlo manualmente in Microsoft AX, insieme a tutti i parametri appropriati.
I risultati
Il nuovo processo di approvazione rappresenta un grande passo avanti sia per i revisori che per chi invia la richiesta:
- I revisori vengono ora immediatamente avvisati che riceveranno un nuovo elemento da approvare.
- Chi invia la richiesta ora ha una visione migliore e può monitorare da vicino lo stato di approvazione di un elemento.
- Solo quando un elemento è stato approvato da tutti i revisori, viene inserito in Microsoft AX, insieme a tutti i parametri corretti. Ciò elimina qualsiasi lavoro duplicato per chi invia la richiesta
Se in futuro il cliente decide di passare a Finance & Operations, anche l'ultima fase nel processo di approvazione, ovvero l'inserimento manuale in AX, può essere automatizzata.
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