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Come progettare un evento e gestirlo con il CRM

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Oggi l’importanza di progettare un evento di marketing e, più in generale, tutti gli eventi aziendali, è riconosciuta da tutti i manager in quanto si tratta di momenti di scambio, condivisione e confronto. L’organizzazione di eventi rappresenta in poche parole un’occasione unica per mostrare l’azienda in prima persona e creare relazioni con il mercato in cui opera. Inoltre un evento ben organizzato rimane nella memoria di ogni partecipante come esperienza emozionante e da ricordare nel tempo.

Nel precedente articolo abbiamo parlato dell’importanza di fare luce sui dati aziendali grazie a un approccio completo alle relazioni, che abbiamo indicato come xRM: anche quando si parla di progettare un evento è necessario che tutti in azienda possano avere una visione completa di obiettivi, scadenze, budget e ogni altro dato rilevante, per non agire al buio e limitare le possibilità di successo.

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In particolare, possiamo considerare la progettazione di un evento di marketing come la possibilità di sfruttare davvero tutte le potenzialità dell’esperienza e della storia aziendale, per generare nuove opportunità di business. Se, in natura, ogni informazione è archiviata nel cervello, in azienda un approccio all’XRM permette di archiviare tutte le procedure e i dati necessari a progettare un evento perfetto.

Si tratta di una quantità immensa di informazioni, che comprendono dettagli sugli obiettivi dell’evento, i ruoli di ogni divisione e dipartimento, le attività da svolgere e le scadenze, il budget dedicato e molto altro ancora. Soprattutto si tratta di informazioni che devono viaggiare velocemente tra il dipartimento Marketing, Comunicazione, l’Amministrazione aziendale e i Manager responsabili delle diverse divisioni e solo un CRM di ultima generazione permette la gestione precisa, semplice e rapida di ogni dato aziendale.

Le sfide dell’Event Management

Parlare di Event Management o Marketing Event Project Management significa oggi ottimizzare una strategia di marketing evoluto in senso relazionale, all’interno della quale sono le relazioni a contribuire al raggiungimento degli obiettivi.

Vediamo quindi quali sono i pericoli di ogni event management, quelli con cui ogni azienda che deve progettare un evento deve saper fare i conti soprattutto nel caso di eventi che coinvolgono centinaia di persone.

La parola che risuona maggiormente nelle aziende di oggi è BUDGET, che significa in concreto ottenere il massimo con le risorse disponibili prendendo le decisioni migliori. Definire un budget significa pianificare nel dettaglio attività e costi relativi all’evento da organizzare, in modo che siano strumentali al raggiungimento dell’obiettivo strategico definito, sia esso la presentazione di un prodotto, di un servizio o di una soluzione.

L’altro elemento fondamentale nella progettazione di eventi in azienda è il tempo, sempre troppo poco eppure anche in questo caso la soluzione è la cultura del dato, l’organizzazione delle informazioni e la comunicazione tra le varie aree aziendali. Emerge in questo caso l’importanza di fare affidamento su un approccio all’XRM e di creare relazioni di valore con i responsabili della location e ogni altro stakeholder coinvolto nella creazione dell’evento aziendale.

Se a tutto questo si aggiunge un modus operandi consolidato la sensazione di acqua alla gola sparirà improvvisamente: grazie a un CRM e al suo utilizzo efficace chi si occupa di project management degli eventi saprà organizzare e sfruttare al meglio ogni risorsa aziendale per realizzare un evento di successo.

L’ultima sfida relativa alla gestione degli eventi come progetti è oggi la capacità di creare un fattore-wow che trasforma l’evento in UN EVENTO con la E maiuscola: farsi ricordare dai partecipanti significa organizzare qualcosa di emozionale e solo la creatività saprà rendere la progettazione dell’evento un’occasione unica e speciale.

L’importanza del CRM nella progettazione di un evento aziendale

Organizzare un evento che coinvolga il maggior numero possibile di partecipanti è un vero e proprio progetto in azienda che, al pari del lancio sul mercato di un nuovo prodotto o servizio implica difficoltà concrete di organizzazione, esecuzione, realizzazione, gestione, monitoraggio dei risultati ottenuti.

L’unico modo per ottenere un evento che abbia davvero successo è affidarsi a una sistema che aiuti ogni dipartimento aziendale in ogni fase del processo e in particolare nella esecuzione della pianificazione iniziale, nel rispetto del budget, nella suddivisione delle attività tra le risorse, ma anche nelle fasi intermedie di pubblicazione e promozione, gestione degli inviti e registrazione dei partecipanti e in quelle finali come la valutazione del ROI generato dall’evento aziendale e nel follow-up.

Un approccio di Project Management innovativo, una gestione strutturata della creazione degli eventi usando un CRM e un sistema integrato permetteranno di avere sempre sotto controllo tutte le fasi del processo. In particolare saranno disponibili:

  • Un calendario in grado di esporre tutte le fasi definite ed i loro tempi attesi di realizzazione
  • La possibilità di allocare ai responsabili identificati le attività assegnate loro ed i tempi attesi di realizzazione
  • Un sistema per la registrazione delle attività svolte ed i relativi tempi effettivi di realizzazione.
  • Un sistema di monitoring in tempo reale che consenta di intervenire immediatamente in caso di scostamenti da quanto pianificato per riportare la situazione sotto controllo.
  • Soluzioni integrate per la gestione dei contatti, la loro registrazione e le conferme di partecipazione all’interno di un’unica piattaforma condivisa da tutti in azienda;
  • Processi aziendali automatizzati per pianificare al meglio l’evento al pari di ogni altra attività di Project Management in azienda;
  • La possibilità di creare il programma dell’evento e gestire la presenza dei relatori
  • Il supporto nella creazione e gestione dei pass per i singoli partecipanti, nella gestione delle sale e della location, nelle attività logistiche relative a prenotazione e registrazione in hotel e tanto altro ancora;
  • Una migliore gestione di sponsor e partner dell’evento;
  • La possibilità di registrare webinar e offrire sessioni live a chi segue a distanza l’evento;
  • L’analisi delle partecipazioni di ogni contatto aziendale agli eventi passati e possibilità di somministrare al termine dell’evento un questionario di soddisfazione per migliorare la gestione degli eventi futuri.

La gestione degli eventi strutturata significa, soprattutto nelle aziende di grandi dimensioni, la creazione di siti web e portali interamente dedicati all’evento e quindi si tratta di vere e proprie attività di Project Management in cui nulla può essere lasciato al caso.

Ecco allora che una soluzione CRM integrata automatizza le attività anche molto complesse come la pubblicazione del portale dedicato all’evento,la pubblicazione di tutte le informazioni relative all'evento (programma, relatori, sede, orari, informazioni logistiche…) e la registrazione autonoma da parte degli interessati possono essere integrate nell’intero processo diventando parte di una unica soluzione

Dalla gestione degli inviti al follow up dell’evento: la tecnologia ti viene in aiuto

Chi si occupa di organizzazione e gestione degli Eventi di Marketing sa che una delle attività più complesse e da svolgere con la massima attenzione è quella dell’invito e registrazione dei partecipanti: il margine d’errore è elevato e anche il minimo intoppo rischia di rovinare irrimediabilmente l’immagine della tua azienda.

Oltre a questo non si devono trascurare la logistica, la promozione e il follow up per trasformare i contatti in clienti e neanche la misurazione dei risultati e il calcolo del ROI generato dall’evento.

Grazie ai moderni CRM la gestione delle attività di progettazione dell’evento è oggi completamente informatizzata e sono disponibili molteplici tool per assicurare il successo di ogni tipologia di evento aziendale.

Inviti automatizzati a grandi liste e promozione avanzata dell’evento

Per invitare grandi liste di potenziali contatti all'evento la soluzione migliore offerta dal CRM è un’integrazione con un sistema di email marketing in grado di includere nei messaggi un blocco evento e una call to action interattiva, che indirizza i destinatari al sito web dedicato all'evento per completare la registrazione o ricevere maggiori informazioni.

Si tratta di un’attività completamente informatizzata e studiata appositamente: il responsabile configura un percorso che va dall'invio della email alla registrazione delle interazioni con i messaggi e successivamente delle iscrizioni all'evento.

Successivamente è possibile creare banner e post sui social media per promuovere l’evento direttamente dal CRM, che è in grado di registrare ogni click e inoltrare i contatti ricevuti al portale eventi per l’inserimento nel database. Tra le funzionalità avanzate c’è la possibilità di creare un URL diverso per ogni sito, banner e piattaforma social per una migliore analisi dei risultati ottenuti da ogni canale al termine dell’evento.

ID e QR Code per una registrazione dei partecipanti semplice e veloce

In fase di registrazione i partecipanti possono iscriversi in autonomia all'evento o a determinate sessioni e i dati raccolti saranno a disposizione in tempo reale per valutare quali e quante risorse mettere in campo durante le giornate dell’evento, sulla base del numero dei partecipanti e dei profili degli iscritti.

La registrazione è semplificata e velocizzata anche dall'assegnazione automatica da parte del sistema di un ID univoco a ogni contatto con associato un QR code da stampare sul badge e sul pass: una volta arrivato al banco di registrazione il partecipante verrà iscritto rapidamente grazie a una veloce scansione.

Il successo dell’evento dipende da una buona logistica

Sempre più spesso la partecipazione ai grandi eventi internazionali organizzati dalle aziende prevede la possibilità di alloggiare direttamente nell'hotel sede dell’evento con prenotazione della stanza da parte della stessa azienda.

Sistemare centinaia di persone è sicuramente uno sforzo rilevante, ma con le funzionalità dei moderni CRM, che includono sistemi avanzati per prenotare le stanze per lo staff, i relatori e gli ospiti dell’evento, diventa una attività gestita e controllata senza stress.

Chi si occupa dell’organizzazione dell’evento troverà nel sistema la possibilità di associare a ogni utente un blocco di stanze specifico a seconda del numero di occupanti (singola, doppia o suite) con l’eventuale segnalazione all'esaurimento dei posti in hotel.

Follow up dell’evento e fase di vendita

Al termine dell’evento sempre tramite il CRM sarà possibile inviare ai partecipanti un questionario di soddisfazione, ma soprattutto sarà possibile passare alla fase di vendita: chi partecipa, ad esempio, a un evento di marketing sarà probabilmente maggiormente interessato ad un acquisto al termine dello stesso.

Ecco che anche in questo caso entra in gioco la gestione informatizzata e integrata degli eventi, dato che i nuovi CRM integrano le operazioni di marketing e vendita trasmettendo i dati ai venditori e al reparto commerciale dell’azienda: di nuovo la condivisione e la cultura del dato diventano elemento fondamentale del successo.

Tutti i commerciali hanno immediatamente accesso ai nuovi contatti che l’evento aziendale ha generato e possono intervenire immediatamente per generare nuove opportunità di business. Ad ogni contatto viene assegnato un punteggio a seconda che si tratti di un lead già pronto alla vendita o di lead che necessitano di campagne di marketing dedicate per trasformarsi in clienti della tua azienda.

L’importanza di una corretta pianificazione finanziaria

Ogni evento di successo è il risultato di un’attenta attività di pianificazione strategica, che comprende anche l’analisi finanziaria e il controllo dei costi per progettare un evento.

I CRM di ultima generazione ti aiutano anche in questo, con funzionalità avanzate per registrare tutte le spese sostenute per la realizzazione dell’evento aziendale, ad esempio:
  • costi del relatore e della location
  • costi degli articoli sponsorizzati
  • costi dei pass per gli eventi
  • costi del personale interno dedicato

Queste informazioni, unite ad eventuali ricavi ottenuti, offriranno un quadro completo dei dati finanziari generali relativi al tuo evento e permetteranno di calcolare il ROI dell’iniziativa. Naturalmente queste sono solo alcune delle tante possibilità per la gestione degli eventi come progetti che il CRM di oggi mette a disposizione.

Gestire un evento come un progetto significa affrontare mille sfide quotidiane, imprevisti e cambi di programma che si aggiungono alla complessità data dalla pianificazione di eventi aziendali di successo. Tempo, budget e creatività sono risorse essenziali, sia in termini di competenze di chi lavora al suo interno sia in termini di soluzioni e sistemi informatici integrati pensati appositamente per progettare un evento.

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