iPaaS als elegante oplossing voor IT- en data-integratieproblemen

Wanneer een bedrijf net is opgericht, gebruikt het een beperkte set van applicaties. Naarmate het bedrijf groeit, wil elke afdeling efficiënter werken, de manier van werken aanpassen en de beste tools voor hun activiteiten kunnen kiezen. Ze creëren hun eigen digitale werkplek en beheren een specifieke set gegevens met de tools die ze hebben geselecteerd.

Elke nieuwe digitale tool die aan het IT-landschap van uw bedrijf wordt toegevoegd, brengt jammer genoeg ook het risico met zich mee dat er aparte, geïsoleerde data-eilandjes binnen verschillende afdelingen ontstaan. Dit gebeurt onbedoeld wanneer uw bedrijf zich ontwikkelt, teams groeien en informatie complexer wordt. Als u bovendien nog partners van buiten uw bedrijf toevoegt, zorgt dat voor nog meer verwarring.

Meer tools, meer problemen?

Binnen elke afdeling worden verschillende software en tools gebruikt die zijn ontworpen om een specifieke set van taken uit te voeren. De software kan deze taken perfect uitvoeren, maar de uitdaging begint wanneer verschillende afdelingen moeten samenwerken. Een deel van de informatie wordt opgeslagen op het mainframe, een ander deel in de cloud. Elke tool die u toevoegt geeft u meer oplossingen, maar vaak creëert de complexiteit van zoveel verschillende processen ook meer problemen.

Op dit moment pakt u deze uitdagingen wellicht handmatig aan, aan het einde van elke dag of maand. Mogelijk moet een medewerker van uw inkoopafdeling informatie van een leverancier in het systeem van uw bedrijf invoeren. Vervolgens controleert hij de informatie in zijn systeem voordat hij deze met uw financiële afdeling deelt. Het wordt nog complexer als hier fouten in sluipen, die leiden tot verdere vertragingen.

Niet responsief, risicovol en inflexibel

Wanneer verschillende afdelingen verschillende software en tools gebruiken, staan ze mogelijk niet open voor verandering en hebben ze weinig flexibiliteit.

Vier uitdagingen in complexe werkomgevingen

1. Afhankelijkheden zijn onvoorspelbaar
2. Gegevens worden meerdere malen handmatig en op verschillende plaatsen ingevoerd
3. Goedkeuring blijft vereist, zelfs bij automatisering
4. Een 360° overzicht is niet mogelijk

Dit is niet flexibel en maakt het onmogelijk om uw bedrijf op een responsieve manier te runnen. Niemand heeft een volledig overzicht van alle gegevens die in de organisatie zijn opgeslagen. En de situatie wordt nog complexer als u wilt samenwerken met nieuwe partners buiten uw organisatie. Uw bedrijf heeft mogelijk toegang nodig tot hun informatie en moet hun tools en processen kunnen gebruiken. Er kunnen ook risico's zijn op het vlak van GDPR. Als data over uw hele organisatie versnipperd is, is er geen controle, zijn toegangsrechten onduidelijk en bestaat er een groter risico op onnauwkeurigheden. Gegevens worden meerdere malen ingevoerd, telkens op een andere plaats. Sommige gegevens worden in het CRM ingevoerd, andere in het ERP en nog meer gegevens worden elders dubbel aangemaakt. Als een klant vraagt om zijn gegevens te verwijderen, hoe zeker bent u er dan van dat ze overal zijn verwijderd?

Zelfs wanneer een geautomatiseerde goedkeuring vereist is, verloopt dit soms moeizaam omdat er geen overzicht van de gegevens bestaat. U kunt niet voorspellen waar er afhankelijkheden zullen optreden. Omdat er veel verschillende data-eilanden zijn en veel gegevens worden ingevoerd, zijn inconsistenties zo goed als onvermijdelijk. Als de naam van een veld wordt gewijzigd, kan dat gevolgen hebben elders in de organisatie, maar kunt u mogelijk niet voorspellen waar dat het geval zal zijn tot het zover is.

Uw 360° overzicht wordt belemmerd door het gebrek aan samenhang tussen de verschillende tools en software die door de verschillende afdelingen worden gebruikt.
Maar het kan ook anders.

De oplossing: integratie met iPaaS voor een efficiëntere, flexibelere werkplek

Uw digitale gereedschapskist

Zelfs als uw bedrijf dus onbedoeld complexer is geworden, kunt u alles terug eenvoudiger maken door platforms, applicaties en data te integreren met iPaaS.