Ferm modernisiert seine Datenplattform mit Cegeka und Microsoft Fabric

Als Ferm die Datenquelle für seine Personaldaten ändern musste, wurde schnell klar: Der Wechsel würde weitreichende Auswirkungen haben. Cegeka empfahl, diese Gelegenheit zu nutzen, um die bestehende Azure-Datenplattform durch Microsoft Fabric zu ersetzen – mit dem Ziel, eine zukunftssichere Lösung zu schaffen und Doppelarbeit in der Zukunft zu vermeiden. Die Umstellung verlief reibungslos und machte Ferm zu einem der ersten Anwender von Microsoft Fabric.

Wer ist Ferm? 

Ferm – früher bekannt als KVLV (Katholiek Vormingswerk voor Landelijke Vrouwen) und davor als „Boerinnenbond“ – ist eine flämische Frauenorganisation mit einer starken Community von 60.000 Mitgliedern. Der gemeinnützige Verein, getragen von Ehrenamtlichen, engagiert sich in vielfältigen sozialen und gesellschaftlichen Themen. Im Lauf der Zeit entstanden aus sich wandelnden Bedürfnissen eigene Organisationen mit eigenständiger Rechtsform – etwa für Mutter-Kind-Betreuung, Kinderbetreuung, Haushaltshilfe und Pflege.

Zur Effizienzsteigerung bündelte Ferm zentrale Services wie Gebäudemanagement, Marketing, Finanzen, HR und ICT. „In der ICT-Abteilung bedienen wir im Grunde vier große interne Kunden“, erklärt Noël Thoelen, ICT-Manager bei Ferm. Zur weiteren Verbesserung der Entscheidungsfindung wurde Power BI als zentrale BI-Plattform eingeführt.

Größere Auswirkungen als erwartet 

Obwohl die vier Organisationen jeweils eigene Datenmodelle nutzen, griffen sie auf eine gemeinsame Datenplattform zu – was bedeutete: Fehler in einer Organisation konnten Auswirkungen auf alle anderen haben. „Wir stießen an die Grenzen der Plattform“, erinnert sich Thoelen. Als Ferm die Personaldaten auf Acerta Connect umstellen wollte, stellte sich rasch die Frage: „Sollten wir nicht gleich den Wechsel von Azure zu Fabric mitziehen?“

Da alle ERP-Systeme auf Personaldaten basieren, war klar: Die Umstellung würde gravierende Folgen haben. Cegeka analysierte die Auswirkungen im September 2023 – mit einem überraschenden Ergebnis: Rund 80 % aller Dashboards und Reports wären betroffen.

Die Entscheidung für Fabric 

Ferms ICT-Team suchte das Gespräch mit Cegekas BI-Expert:innen. Die zentrale Frage lautete: „Wenn wir ohnehin so viele Anpassungen vornehmen müssen – wäre es dann nicht klüger, gleich auf Fabric zu wechseln?“ Cegeka bestätigte: Ja – wer jetzt umsteigt, spart sich doppelte Arbeit in Zukunft. 

“Normalerweise sind wir keine Early Adopters – aber hier war es die richtige Entscheidung.”

 

- Noël Thoelen, ICT-Manager bei Ferm

Beim Aufbau der neuen Plattform berücksichtigte Cegeka bestehende Herausforderungen: Jede Organisation bekam ihren eigenen Datenverarbeitungsprozess, um sicherzustellen, dass Fehler in einer Datenladung keine Auswirkungen auf andere Organisationen haben. „Wir haben bewusst phasenweise ausgerollt – zuerst in der Pflegeorganisation“, sagt Thoelen. „So konnten wir mögliche Probleme frühzeitig erkennen und Learnings direkt auf die nächsten Schritte übertragen.“

Der Großteil der Umstellung geschah im Hintergrund – für Endanwender blieb die Nutzererfahrung nahezu unverändert. „Berichte und Dashboards sahen größtenteils gleich aus, aber unter der Haube läuft jetzt eine wesentlich robustere, zukunftssichere Plattform.“

Mehr als nur Technik: Vertrauen, Partnerschaft & Engagement 

Fabric war nicht nur für Ferm neu, sondern auch für Cegeka. „Sie waren von Anfang an offen und ehrlich – und haben die ersten Analysephasen nicht verrechnet“, berichtet Thoelen. „Und sie haben jedes technische Problem gelöst. Die technische Tiefe und die enge Verbindung zu Microsoft haben uns wirklich beeindruckt.“

Tägliche Stand-ups, zweiwöchentliche Reportings ans Management und konstante Erreichbarkeit – Cegeka zeigte während des gesamten Rollouts ein hohes Maß an Engagement. „Sie arbeiten nicht nach der Uhr, sondern wenn es nötig ist“, so Thoelen.

Ein interner Mitarbeiter von Ferm arbeitete Seite an Seite mit Cegeka, um das Know-how intern aufzubauen. „Aber Cegeka bleibt unser verlässlicher Rückhalt. Unsere ICT-Strategie sieht vor: Wenn wir intern nur eine Person für eine Technologie haben, brauchen wir extern einen starken Partner – und den haben wir.“

“Cegekas Data Consultants verfügen über tiefes technisches Know-how und eine große Nähe zu Microsoft.”

 

- Noël Thoelen, ICT-Manager bei Ferm