Cegeka realizza per Ferm una piattaforma dati all’avanguardia con Microsoft Fabric.

Quando Ferm ha dovuto sostituire la fonte dei dati relativi al personale, è subito emerso che il cambiamento avrebbe avuto un impatto significativo. Cegeka ha colto l’occasione per proporre un’evoluzione: passare dalla piattaforma dati basata su Azure a Microsoft Fabric. Una scelta che ha permesso di adottare una soluzione solida, scalabile e pronta per il futuro, evitando interventi correttivi successivi. Il passaggio è stato gestito in modo impeccabile, posizionando Ferm tra i primi ad adottare Microsoft Fabric. 

Ferm, in passato conosciuta come KVLV (Katholiek Vormingswerk voor Landelijke Vrouwen) e, prima ancora, come Boerinnenbond, è un’organizzazione femminile fiamminga con una solida rete composta da 60.000 membri. Gestita principalmente da volontarie, l’associazione senza scopo di lucro è attiva in numerose iniziative sociali e di interesse collettivo. Con il tempo, l’evolversi delle esigenze dei membri ha portato alla nascita di organizzazioni autonome, dando origine a entità giuridiche distinte dedicate all’assistenza alla maternità, alla cura dell’infanzia, al supporto domestico e all’assistenza domiciliare.

Per migliorare l’efficienza operativa delle quattro organizzazioni, Ferm ha centralizzato una serie di servizi chiave, tra cui la gestione degli immobili, il marketing, la finanza, le risorse umane e l’ICT. “Nel reparto ICT, di fatto lavoriamo per quattro grandi clienti interni,” spiega Noël Thoelen, ICT Manager di Ferm. Per rafforzare ulteriormente l’efficienza e supportare le decisioni basate sui dati, Ferm ha scelto Microsoft Power BI come piattaforma di business intelligence.

Un impatto maggiore del previsto 

Anche se ciascuna delle organizzazioni di Ferm gestiva in modo indipendente i propri modelli di dati, tutte facevano affidamento su un’unica piattaforma condivisa. Questo significava che un problema in una sola realtà poteva avere effetti a catena sulle altre. “Avevamo ormai raggiunto i limiti di quella piattaforma,” racconta Thoelen. “Quando abbiamo deciso di trasferire i dati del personale da una soluzione interna ad Acerta Connect, ci siamo subito posti la domanda: non sarebbe il momento giusto per migrare anche l’ambiente Azure a Microsoft Fabric?”

Poiché tutti i sistemi ERP di Ferm erano basati sui dati del personale, questo cambiamento ha avuto conseguenze significative. Quando Cegeka ha condotto un'analisi dell'impatto su richiesta di Ferm nel settembre 2023, i risultati sono stati sorprendenti: l'80% dei cruscotti e dei report sarebbero stati interessati. “L'impatto è stato molto più grande di quanto ci aspettassimo”, ricorda Thoelen. 

La decisione di passare a Fabric

Il team ICT di Ferm ha consultato gli esperti di BI di Cegeka. “La nostra domanda principale era: se dobbiamo comunque fare così tanti aggiustamenti, non sarebbe più conveniente passare direttamente a Fabric? La migrazione sarebbe stata inevitabile prima o poi,” spiega Thoelen. Cegeka ha confermato che un passaggio immediato avrebbe evitato modifiche inutili in seguito. “Di solito non adottiamo le nuove tecnologie subito,” ammette Thoelen, “ma questa volta è stata la scelta giusta.”

“Normalmente, non siamo tra i primi ad adottare nuove tecnologie, ma in questo caso è stata la decisione giusta.”

 

- Noël Thoelen, Ferm ICT-manager

Nell’implementazione di Fabric, Cegeka ha affrontato le sfide del passato per creare una piattaforma dati più resiliente. Ogni organizzazione ha il proprio processo di trasformazione dei dati, assicurando che un errore in un singolo flusso non si ripercuota sugli altri. “Abbiamo adottato un approccio graduale, implementando il sistema passo dopo passo per ogni organizzazione,” spiega Thoelen. “Abbiamo iniziato con l’assistenza domiciliare, che ci ha permesso di valutare l’impatto della migrazione e di identificare eventuali colli di bottiglia. Successivamente, abbiamo applicato gli insegnamenti appresi alla fase successiva. Alla fine, il rollout si è svolto senza intoppi, senza problemi significativi.”

La maggior parte dei cambiamenti è avvenuta dietro le quinte, riducendo al minimo l’interruzione per gli utenti finali. “I report e i cruscotti sono rimasti in gran parte invariati,” afferma Thoelen. “Ma ora abbiamo una piattaforma a prova di futuro, che ci supporterà negli anni a venire. E, cosa più importante, i problemi di dati di un’organizzazione non si ripercuotono più sulle altre. Gli utenti percepiscono la differenza: ora lavorano su una piattaforma molto più affidabile.”

Oltre il tradizionale approccio da ufficio

L’introduzione di Microsoft Fabric non ha rappresentato una novità solo per Ferm, ma anche per Cegeka. “Sono stati molto trasparenti fin dall’inizio, riconoscendo che anche per loro si trattava di un percorso di apprendimento,” racconta Thoelen. “Proprio per questo non ci hanno addebitato le ore dedicate alla ricerca preliminare. E ogni volta che si è presentata una sfida, ci hanno garantito che avrebbero trovato una soluzione – e così è stato. Abbiamo potuto constatare direttamente la loro profonda competenza tecnica e il solido rapporto che hanno con Microsoft.”

Il team di Cegeka ha collaborato a stretto contatto con Ferm, organizzando stand-up quotidiani per garantire il coordinamento operativo e fornendo report bisettimanali alla direzione. Thoelen sottolinea anche la disponibilità e l’impegno del team: “Non lavorano secondo un rigido orario d’ufficio; sono sempre pronti a intervenire quando serve.”

Durante l’implementazione, un membro del team IT di Ferm ha lavorato fianco a fianco con Cegeka, acquisendo le competenze necessarie per gestire internamente la manutenzione e le eventuali modifiche future. “Ma Cegeka resta sempre il nostro punto di riferimento,” aggiunge Thoelen. “È parte della nostra strategia ICT: se su una tecnologia abbiamo una sola risorsa interna, ci assicuriamo sempre di avere un partner affidabile su cui contare.”

“Abbiamo rilevato che i Data Consultant di Cegeka possiedono una profonda competenza tecnica e un solido rapporto con Microsoft.”

 

- Noël Thoelen, Ferm ICT-manager