Die neue Plattform stärkt die intensiven Partnerschaften von Profile

"Wir können endlich eine lange Liste mit Kundenfragen beantworten. Das wäre mit der bisherigen Plattform nie möglich gewesen."

Partner seit 2006 

Mit etwa 250 Niederlassungen steht Profile an der Spitze des privaten, gewerblichen und des LKW-Markts für Reifen, Felgen, Wartung und Pannenhilfe in den Benelux-Ländern. Das Unternehmen besteht aus einem weitreichenden Partnernetzwerk unabhängiger Unternehmer, die alle einen Teil des Markts bedienen. 

„Das Rückgrat des gesamten Unternehmens? Cegeka hat seit 2006 daran gearbeitet“, sagt Erik van Mook, IT-Manager von Profile. „In dieser Zeit sind immer mehr Fahrer dazu übergegangen, von Sommer- auf Winterreifen zu wechseln. Auf unserer damaligen Plattform haben wir alle Anfragen für Reifenwechsel immer noch manuell bearbeitet. Aber mit zehntausenden von Aufträgen, die jeden Monat eingingen, war diese Aufgabe nicht mehr zu bewältigen.“ 

Cegeka änderte den Kurs und richtete mit Microsoft Dynamics AX 2009 das erste ERP-System bei Profile in nur sechs Monaten ein. Dies war der Startschuss für die enge Kooperation zwischen zwei Unternehmen, die inzwischen seit Jahren besteht. 

Gert Neetesonne, Solution Architect bei Cegeka, erklärt: „Wir haben alle Geschäftsbereiche von Profile in einer zentralen digitalen Plattform zusammengeführt. Dadurch kann das Unternehmen nicht nur problemlos alle Anfragen für Reifenwechsel verwalten, sondern auch die gesamte Buchhaltung, alle Projekte, den Ein- und Verkauf von Services über die Werkstätten und von Produkten über die Webshops.“ 

Zeit für etwas Neues 

„Microsoft Dynamics AX 2009 hat uns dreizehn Jahre lang gute Dienste geleistet“, sagt Erik van Mook. „Aber 2020 war ein Upgrade erforderlich, da auch Kooperationspartner auf eine neue Technologie umgestiegen sind. Außerdem wollten wir unsere Betriebsabläufe soweit wie möglich in die Cloud verlagern. Aber dazu war das System zu veraltet.“ 

Van Mook fand schnell einen geeigneten Partner. „Unser bewährtes Team bei Cegeka machte den Vorschlag, die gesamte Plattform in Microsoft Dynamics 365 zu migrieren. Ich hatte sofort volles Vertrauen in das Projekt. Schließlich stehen sie uns schon seit vielen Jahren Tag und Nacht zur Seite. Wir können ihnen blind vertrauen.“ 

„Cegeka schlug vor, unsere Managementplattform in Microsoft Dynamics 365 zu migrieren. Ich hatte sofort volles Vertrauen in das Projekt.“

- Erik van Mook, ICT manager bei Profile

Implementierung in nur sieben Monaten 

Die Migration erfolgte in zwei Phasen. Eine neue Anbindung an die Plattform der Leasingunternehmen hatte Priorität. Van Mook erklärt: „Wenn ein Kunde mit einem Leasingfahrzeug zum Wechsel der Sommerreifen eine Profile-Werkstatt aufsucht, muss die Werkstatt zunächst die Genehmigung des Leasingunternehmens einholen. Über die Anbindung verläuft der Genehmigungsprozess automatisch und fast ohne Verzögerungen.

Aber es stand ein Major Upgrade der Leasingplattform an, was bedeutete, dass die Anbindung an unser System nicht länger funktionieren würde. Wir mussten daher sofort handeln und vor der Auftragsspitze im Winter, der geschäftigsten Zeit bei Profile, fertig werden, um den Service für den gewerblichen Leasingmarkt in den Niederlanden gewährleisten zu können.“ 

Der erste Teil der Migration war am 1. Juli 2020 abgeschlossen. Mission erfüllt. Van Mook: „Cegeka versteht immer sofort, wie ernst ein Problem für uns ist. Sie kennen unser Business in- und auswendig und denken in technischer Hinsicht sehr gut mit uns mit. Dadurch können sie genau beurteilen, womit sie sich wirklich beeilen müssen. 

„Cegeka versteht immer sofort, wie ernst ein Problem für uns ist. Sie kennen unser Business in- und auswendig.“

- Erik van Mook, ICT manager bei Profile

In Phase zwei waren die anderen fünf Geschäftsbereiche an der Reihe. Cegeka hat alle Daten des LKW-Markts, der Pannenhilfe, des belgischen Leasingmarkts, der Webshops und der Buchhaltung in Microsoft Dynamics 365 übertragen. Das Migrationsprojekt war Anfang Dezember 2020 vollständig abgeschlossen, zwei Monate vor dem Zeitplan. 

Erhebliche Einsparungen

Van Mook ist begeistert: „Wenn Sie mich fragen, dann ist Cegeka bei Weitem der beste Microsoft-Entwicklungspartner und mit den besten IT-Architects in Europa. Die gesamte Migration verlieft extrem gut. Sie verdient 9,5 von 10 Punkten. Unser externer Projektmanager, Pieter Verboom, hatte noch nie vorher mit einer ERP-Migration dieses Umfangs zu tun, bei dem sowohl das Budget als auch der Zeitplan innerhalb des definierten Rahmens blieben.“ 

„Wir profitieren erheblich von der modernen Cloud-Plattform, vor allem auf Managementebene“, sagt van Mook. „Wir waren in der Lage, unsere eigenen Server zu verkleinern und einige davon sogar sofort abzuschalten, wodurch wir 20 % weniger an Hostinggebühren zahlen und nicht mehr teure SQL-Lizenzen kaufen müssen. Alles in allem sparen wir jedes Jahr mehrere zehntausend Euro.“ 

„Die Kooperation verdient 9,5 von 10 Punkten. Mit der modernen Cloud-Plattform sparen wir jedes Jahr mehrere zehntausend Euro.“

- Erik van Mook, ICT manager bei Profile

Erstes Remote-Migrationsprojekt 

Unter normalen Umständen führt Cegeka viele Tests vor Ort gemeinsam mit dem Kunden durch. Denn letztendlich sollten die Anwender den Wechsel kaum spüren. Die Corona-Maßnahmen haben die Migration zwar behindert, aber nicht unterbrochen. 

Profile war mit Remote-Unterstützung in der Lage, die Plattform ausführlich zu testen. Der Prozess verlief reibungslos, da Cegeka sichergestellt hatte, dass alles genauso funktionierte, wie die Mitarbeiter und Partner es gewohnt waren. Geert Neetesonne: „Wir haben das System in funktionaler Hinsicht so wenig wie möglich verändert, sodass alle Workflows weiterhin funktionierten und Unterbrechungen fast unmöglich waren. So hatte Corona kaum Auswirkungen auf die Migration.“ 

„Wir haben das System in funktionaler Hinsicht so wenig wie möglich verändert. Alle Workflows funktionierten weiterhin und Unterbrechungen waren praktisch unmöglich. Profile konnte sofort damit arbeiten.“

 

- Geert Neetesonne, Solution Architect bei Cegeka

Das Herzstück eines Ökosystems 

Dank der Migration verläuft die Kooperation zwischen Profile und allen externen Partnern reibungslos. Microsoft Dynamics 365 ist das Herzstück eines intensiv genutzten Ökosystems für Kunden, Lieferanten, Leasingunternehmen, Franchisenehmer und alle anderen Stakeholder. „Es hat uns einen dringend benötigten Technologieschub gegeben, um unsere Dienstleistungen zu verbessern. Die neue Plattform bietet uns allen Vorteile“, sagt van Mook. 

Außerdem hat Cegeka sofort einige Extras ergänzt, die die operativen und finanziellen Verfahren von Profile stärken. Geert Neetesonne: „Dank einer Anbindung an Google Street View kann das Pannenservice-Team sofort erkennen, ob der Standort, an dem ein LKW liegengeblieben ist, problemlos zugänglich ist. Zusätzlich ist jetzt das „Finanzportal“, das den Geschäftsbereichen von Profile Einblicke in die Finanztransaktionen mit der Zentrale ermöglicht, auch in Dynamics 365 integriert. Ab sofort hat Profile einen vollständigen Überblick über alle Betriebsabläufe auf einer einzigen Plattform.“ 

Zudem bieten Microsoft Dynamics 365 und die Integrationen mit Power BI und Azure viele kommerzielle Möglichkeiten für Profile. Van Mook: „Wir können endlich eine lange Liste mit Kundenfragen beantworten. Das wäre mit der bisherigen Plattform niemals möglich gewesen.“ 

Die Leasingunternehmen können jetzt zum Beispiel leicht den Überblick über ihren Reifenbestand behalten. Die Plattform weist Leasingfahrzeuge, die neue Reifen benötigen, einer Werkstatt in der Nähe mit einem Lagerbestand an Reifen zu. „Auf diese Weise hilft unser System ihnen, Hunderttausende von Euros zu sparen.“ 

Ein Blick in die Zukunft 

Das neue ERP-System läuft jetzt stabil, daher werden sich die beiden Unternehmen demnächst wieder an den (virtuellen) Tisch setzen und die nächsten Schritte festlegen. Profile möchte die Plattform weiter ausbauen, um seine Dienstleistungen für seine Partner zu erweitern, und hat bereits einige Ideen in petto. 

„Die Zusammenarbeit mit Cegeka ist entscheidend für die Verwirklichung unserer Ziele. Sie stehen uns nicht nur rund um die Uhr zur Verfügung, sondern denken auch langfristig voraus.“  „Cegeka ist einer unserer besten Partner“, erklärt van Mook. „Ihr Erfolgsrezept? Ganz einfach: ein ständig verfügbares Expertenteam und tiefes Fachwissen.“ 

„Die Kooperation mit Cegeka ist eine wesentliche Voraussetzung für die Verwirklichung unserer Ambitionen. Cegeka ist einer unserer besten Lieferanten.“

- Erik van Mook, ICT manager bei Profile

Haben Sie Fragen zu dieser Erfolgsgeschichte oder möchten Sie gern wissen, was Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations für Ihr Unternehmen bewirken kann?

Lassen Sie es uns wissen. Wir unterstützen Sie!