Mehr Zeit für die wichtigen Dinge durch bessere Meetings

Meetings – egal ob online oder offline – sind ein notwendiger (manchmal unliebsamer) Bestandteil unseres Alltags. Gerade im letzten Jahr hörte ich von vielen Leuten, dass die Meetings überhandnehmen und oft Zeit rauben. An dieser Stelle möchte ich Ihnen gerne von einer Erfahrung erzählen, die ich selbst gemacht habe:

Vor vielen Jahren, noch bevor ich bei Cegeka gearbeitet habe, wurde ich zu einem Geschäftsmeeting eingeladen und obwohl ich den genauen Grund dafür nicht kannte, nahm ich daran teil. Ich betrat den großen Besprechungsraum, der sich nach einer Weile mit zehn weiteren Teilnehmern füllte.

Die Dauer des Meetings war für eine Stunde angesetzt. Als das Meeting bereits begonnen hatte, wusste ich immer noch nicht, warum ich eigentlich dort war. Ein Blick auf die Laptop-Bildschirme im Raum zeigte, dass die anderen im Internet surften oder mit ihren E-Mails beschäftigt waren.

Nach 2 Stunden und vielen Diskussionen später - in welche meistens nur zwei Personen eingebunden waren - war das Meeting zu Ende. Ich ging zurück in mein Büro und stellte mir die Frage, was denn nun das Ergebnis des Meetings war. Eine Woche später hatte ich bereits Schwierigkeiten, mich zu erinnern, worüber wir bei dem Meeting gesprochen hatten. Die Tatsache, dass es kein Meetingprotokoll gab, war auch nicht förderlich.

Ich bin mir sicher, dass viele von Ihnen bereits ähnliches erlebt haben. Doch wie können Meetings kürzer und effizienter gestaltet werden? Das Ergebnis meiner persönlichen Erfahrung in Kombination mit ein bisschen Recherche ist, dass es bei einem erfolgreichen Meeting vor allem auf folgende Aspekte ankommt:

1. Vor dem Ansetzen eines Meetings

Manchmal braucht man gar kein Meeting; stellen Sie sich also die folgenden Fragen:

Ist das Meeting überhaupt notwendig?

Ein erfolgreiches Meeting beginnt nämlich tatsächlich, bevor Sie es überhaupt ansetzen. Überlegen Sie: Brauchen Sie wirklich ein Meeting? Wäre es stattdessen nicht auch möglich, etwaige Fragen/Anliegen im direkten Gespräch mit Einzelpersonen, telefonisch oder per E-Mail zu klären?

Sie können Ihr Ziel auch anders und in kürzerer Zeit erreichen? Sehr gut, dann sparen Sie Zeit, indem Sie kein Meeting planen. Großartig!

Was wollen Sie mit dem Meeting erreichen?

Soll das Meeting lediglich der Information dienen? Werden am Ende des Meetings konkrete Entscheidungen getroffen? Dient das Meeting der Lösung eines Problems? All diese Fragen müssen geklärt sein, bevor Sie ein Meeting ansetzen.

Wer sollte am Meeting teilnehmen?

Gibt es auch Personen, die bei Bedarf spontan hinzugezogen werden können? Falls im Rahmen des Meetings eine Entscheidung zu treffen ist: Sind die teilnehmenden Personen stimmberechtigt bzw. in der Lage, diese Entscheidung zu treffen?

Nicht immer müssen wirklich alle Personen anwesend sein. Sie müssen lediglich informiert werden. Dies kann mithilfe eines Meeting-Protokolls (auch „Meeting Minutes“) erzielt werden, worauf ich später noch eingehen werde.

2. Vor dem Meeting 

Kommunizieren Sie im Vorfeld mit allen TeilnehmerInnen einzeln

Besprechen Sie Anliegen und Ideen, die nur Sie beide etwas angehen. Auf diese Art können Sie während des Meetings Diskussionen, an denen sich nur gewisse Personen beteiligen können, vermeiden.

Erstellen Sie eine Agenda

Eine Agenda ist ein Dokument, das alle zu besprechenden Themen beinhaltet. Teilen Sie dieses Dokument rechtzeitig mit allen TeilnehmerInnen (z. B. per E-Mail). Auf diese Art und Weise haben alle genügend Zeit, Ihnen Input zur Agenda zu geben.

Fordern Sie sie Ihre Kolleg:innen dazu auf! Versuchen Sie außerdem, nicht zu viele Punkte auf Ihre Agenda zu setzen. Es sollten lediglich die allerwichtigsten Punkte sein. Was wichtig ist, liegt im Ermessen der Person, die das Meeting leitet.

Lassen Sie vor und nach dem Meeting noch Zeit frei

Ich weiß, dass Sie in Ihrem Unternehmen immer sehr beschäftigt sind. Sie versinken in Projekten und jetzt sollen Sie noch einen zusätzlichen freien Slot in Ihrem vollen Terminplan finden? Ja, das sollten Sie auf jeden Fall.

Vor dem Meeting können Sie sich noch auf das Meeting vorbereiten und wenn es vorbei ist, können Sie noch einmal alle Punkte durchgehen. Dann sind die Ideen noch gut im Gedächtnis. Nutzen Sie diesen Vorteil!

3. Während des Meetings

Ein klares Ziel setzen

Kommunizieren Sie das gewünschte Ergebnis: Worüber wollen Sie informieren? Wozu soll eine Entscheidung getroffen werden? Welches Problem soll gelöst werden?

Nennen Sie die Meetingdauer

Kündigen Sie zu Beginn an, wie lange das Meeting dauern wird. Beginnen Sie pünktlich und überziehen Sie nicht. Die teilnehmenden Personen werden Ihnen nicht nur dankbar sein, sondern auch mit höherer Wahrscheinlichkeit zu künftigen Meetings erscheinen.

Aufgaben von Meetingleiter:innen – hier einige Punkte, die es für ein erfolgreiches Meeting zu beachten gilt:

• Wie bereits erwähnt, sollten Sie sich an den Zeitplan halten. Sie können auch eine Person zur/zum Zeitbeauftragten („Timekeeper“) ernennen.
• Sorgen Sie für ein angenehmes Gesprächsklima, einen respektvollen Umgang und eine zielorientierte Gesprächsführung. Sie sind schließlich nicht zum Spaß hier!
• Jedes Meeting braucht genug Pausen. Nach einer Stunde sinkt die Konzentration meist drastisch. Daher sollten Sie kurze Pausen einplanen (ca. 5 min), damit alle Beteiligten wieder neue Energie tanken können.
• Würdigen Sie jede Wortmeldung. Versuchen Sie außerdem, sehr gesprächige Personen zu bremsen und zurückhaltendere Personen zum Sprechen zu animieren. Fragen Sie diese Personen direkt nach ihrer Meinung und Sie bekommen garantiert wertvolles Feedback, versprochen!
• Besprechen Sie die Tagesordnungspunkte der Reihe nach. Jeder Punkt sollte diskutiert werden.

Lassen Sie sich nicht ablenken

Kein Internetsurfen, keine E-Mails checken und kein sonstiges Multitasking. Sie können nicht mehreren Dingen gleichzeitig Ihre Aufmerksamkeit widmen.

Streben Sie nach Konsens

Mit Konsens meine ich aber nicht automatisch Harmonie. Es sollte jedoch zumindest grobe Übereinstimmung in Bezug auf die besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und gefundenen Lösungen herrschen.

In einer Welt, die immer komplexer wird und wo viele ein enormes Fachwissen mitbringen, ist es sinnvoll, Fragen zu stellen. Fragen sind essenziell für das Verständnis: Erst wenn Sie fünf Mal gefragt haben, werden Sie etwas vollständig verstehen.

Meeting Minutes

Ein Meeting-Protokoll („Meeting Minutes“) ist ein unverzichtbares Tool für mehr Effizienz. Dieses Dokument sollte aus mindestens 3 Spalten bestehen:

• Aufgabenbeschreibung
• Zuständige Person(en)
• Deadline für die Ausführung der Aufgabe

Schreiben Sie das Protokoll während des Meetings oder direkt danach. Nun haben Sie ein Tool, mit dem Sie Entscheidungen, Aufgaben und Informationen Ihres Meetings festhalten können. Beim nächsten Meeting überprüfen Sie dann, welche Punkte noch offen sind.

4. Nach dem Meeting

Nehmen Sie sich nach dem Meeting noch etwas Zeit, um über die besprochenen Themen zu reflektieren. Stellen Sie das Meeting-Protokoll fertig und teilen Sie dieses anschließend mit allen Teilnehmern sowie mit den abwesenden Personen. Alle Teilnehmer sollten das Protokoll überprüfen und dieses bei Bedarf ergänzen bzw. überarbeiten.

Ein paar Gedanken zum Abschluss 

Die Meetings, die wir in unseren Outlook-Kalendern eingetragen haben, sollten wir regelmäßig überdenken und neu bewerten. Was früher mal sinnvoll war, kann heute in dieser Form überholt sein. Stellen Sie sich immer die Frage: „Hilft mir dieses Meeting auch wirklich meine Ziele zu erreichen?“. Noch ein radikaler Tipp: Löschen Sie alle wiederkehrenden Meetings und wenn diese wirklich notwendig sind, dann werden Sie es ohnehin merken. 😉