Neue Produkte müssen oft von Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen Ihres Unternehmens genehmigt werden. Ein standardisierter Freigabeprozess ist unerlässlich, um einen klaren Überblick zu behalten und eine hohe Effizienz bzw. Produktivität während des gesamten Freigabezeitraums zu gewährleisten. Cegeka hat mit Microsoft Power Apps eine benutzerfreundliche Canvas-App entwickelt, um die Produktfreigabe zu vereinfachen - das spart Zeit und Geld und reduziert zudem die Arbeitslast für alle Beteiligten.
Die Herausforderung
Einer unserer Kunden aus der Chemieindustrie hatte mit seinem bestehenden Genehmigungsverfahren für neu entwickelte Chemikalien zu kämpfen. Das Verfahren hatte folgenden Ablauf:
- Ein Mitarbeiter fügte eine neue Chemikalie in Microsoft AX, dem Vorläufer von Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, hinzu.
- Anschließend benachrichtigte der Mitarbeiter alle Prüfer, die daraufhin ihren eigenen Freigabeprozess für den Artikel einleiteten, ohne einen vorher festgelegten Ablauf.
- Nach der Freigabe durch alle Prüfer musste der Mitarbeiter dann alle Parameter in Microsoft AX nochmals überprüfen und gegebenenfalls anpassen.
Gemeinsam mit unserem Kunden erarbeiteten wir eine Lösung, um den Freigabeprozess weniger zeitintensiv, übersichtlicher und transparenter zu gestalten.
Unser Lösungsansatz
Mit Hilfe von Microsoft Power Apps entwickelten wir eine Canvas-App, um den gesamten Freigabeprozess zu rationalisieren:
- Bevor neu entwickelte Chemikalien in Microsoft AX eingegeben werden, werden diese zunächst in der App eingereicht.
- Sobald der Artikel eingereicht wurde, benachrichtigt Microsoft Power Automate automatisch die Prüfer. Anstatt den Artikel von allen Prüfern gleichzeitig prüfen zu lassen gibt es nun einen vordefinierten Fluss durch die relevanten Abteilungen. Dadurch läuft der gesamte Genehmigungsprozess wesentlich strukturierter ab.
- Nacheinander kann jeder Prüfer den Artikel prüfen, Kommentare hinzufügen und ihn freigeben oder ablehnen. Alle Daten werden automatisch in Microsoft Dataverse gespeichert.
- Der Einreichende kann den Prozess genau verfolgen und weiß, wer den Artikel zu einem bestimmten Zeitpunkt prüft.
- Sobald der Artikel von allen relevanten Prüfern freigegeben wurde, muss der Einreicher ihn nur noch manuell in Microsoft AX eingeben, zusammen mit allen entsprechenden Parametern.
Unsere Ergebnisse
Der neue Freigabeprozess ist sowohl für die Prüfer als auch für die Einreicher ein großer Schritt nach vorn:
- Die Prüfer werden jetzt sofort benachrichtigt, wenn sie einen neuen Artikel zur Freigabe erhalten.
- Die Einreicher haben jetzt einen viel besseren Überblick und können den Status eines Artikels genau verfolgen.
- Erst wenn ein Artikel von allen Prüfern freigegeben wurde, wird er zusammen mit allen korrekten Parametern in Microsoft AX hinzugefügt.
Sollte sich der Kunde in Zukunft für einen Wechsel zu Dynamics 365 Finance & Operations entscheiden, kann auch der letzte Schritt im Freigabeprozess - die manuelle Eingabe in das ERP-System - automatisiert werden.
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