Prendi il ritmo e balla sulle note dei tuoi processi aziendali

Perché utilizzare i processi aziendali per armonizzare il tuo progetto ERP?

Nel capitolo precedente abbiamo parlato dell’importanza degli obiettivi di business in una strategia ERP. Ora è il momento di fare il passo successivo: quali processi aziendali sono collegati a quegli obiettivi e richiedono quindi maggiore attenzione nel progetto ERP?

2 progetti ERP su 3*

falliscono o richiedono più tempo del previsto a causa di inadeguata preparazione
*Fonte: Gartner, Panorama Consulting, Technology Evaluation Center

 

Ci sono 3 motivi per dedicare del tempo a mappare i processi aziendali prima di affrontare gli aspetti pratici di un progetto ERP:

1. Un progetto ERP è l’occasione perfetta per esaminare attentamente i propri processi.
   

   Prima di implementare una piattaforma ERP, è importante andare oltre il classico elenco di caratteristiche e funzioni. Un investimento importante come questo offre l’opportunità unica di riesaminare il proprio modo di lavorare e ottimizzarlo. Evitare di steccare, se così si può dire. I processi e i tempi cambiano e ciò che era efficiente ieri potrebbe non esserlo oggi, per non parlare di domani. Perché quindi non esplorare nuove possibilità?
   
   

2. Allineando la strategia ERP ai processi aziendali, si otterranno preziose informazioni.
   

   La tua azienda è cresciuta a livello internazionale negli ultimi anni? Ci sono state delle acquisizioni? Sono molte le ragioni per cui diversi reparti potrebbero non andare a tempo. Qualunque sia la ragione, un progetto ERP è l’occasione perfetta per armonizzarli e cominciare a pensare per processi.

   Il pensiero per processi porta automaticamente a ragionare in modo interdipartimentale o persino a coinvolgere terzi. Si guarda al quadro generale e si mappano i flussi end-to-end. Nel far questo, è importante non fossilizzarsi su come funzionano le cose adesso, e pensare piuttosto a come DOVREBBERO funzionare. E, naturalmente, è altrettanto importante determinare cosa è necessario per farle funzionare senza intoppi e creare valore aggiunto. Perché sulla carta, pensare per processi non dovrebbe solo portare alla luce potenziali problemi, ma permettere anche di cogliere nuove opportunità.
   
   
3. La mappatura dei processi aziendali consente di vedere quale impatto avrà l’ottimizzazione continua.
   

   La mappatura dei processi aziendali è preziosa non solo sul momento, ma anche in corso d’opera, per ottimizzazioni future. Per esempio, la sostituzione di (un elemento di) un sistema quali processi interessa? E in che misura? Con una libreria di processi, non si balla mai più al buio.

   Inoltre, si semplifica la collaborazione con i partner e gli utenti chiave: avere una visione chiara dei propri processi consente di condividerli, discuterli, sviluppare materiale di formazione e, naturalmente, selezionare il giusto partner ERP

Non si avvia un progetto ERP per testare un nuovo prodotto ERP. Perciò, qual è la tua motivazione?

•  Lavorare e collaborare in modo più efficiente tra i reparti.
•  Armonizzare diverse divisioni, per esempio dopo una serie di acquisizioni.
• Introdurre un modo diverso di lavorare per i clienti e creare valore aggiunto.
  
  

Conoscere i processi aziendali

La mappatura dei processi aziendali costituirà la struttura per l’intero progetto ERP, non è cosa da poco! E quindi da dove si comincia? Ogni azienda ha le sue preferenze e le sue specifiche, ma questa checklist dovrebbe aiutarti a trovare il tuo ritmo.

• Invita allo stesso tavolo direzione e key user e rivedete insieme il modo di lavorare. Stai lavorando nel modo più efficiente? O hai bisogno di ripensare i tuoi processi? Non commettere l’errore di aggrapparti al tuo attuale modo di lavorare solo per abitudine. Rischi di progettare il tuo ERP su basi incerte. Gli strumenti supportano i processi, non il contrario.
  
  
• Distingui tra processi chiave e processi di supporto. Quali sono i processi che consentono alla tua azienda di prosperare e fare davvero la differenza? È qui che andrebbe posta l’attenzione. Non sai come? Abbiamo una libreria di best practice di settore da cui attingere.
  
  
• Ripartisci i processi in base alla loro importanza. I processi non sono tutti ugualmente importanti per un’azienda. Classifica i processi in ordine di importanza per sapere con chiarezza come assegnare le priorità.
  
  
• Non ti fissare su caratteristiche e funzioni. Concentrati sui processi e su quello che devono produrre. Solo dopo entrano in gioco gli strumenti e la tecnologia. Per esempio, i processi di vendita potrebbero prevedere l’obbligo di elaborazione degli ordini in 24 ore. Dovresti prenderne nota, non fissarti su “Mi servono tali funzioni per il mio ERP”, a questo penserai dopo

Le stecche in cui si può incorrere mappando i processi aziendali

• Conduci tu la danza, non seguire. Sii sempre tu a condurre la danza durante la mappatura dei processi aziendali. Stai raccontando la storia della tua azienda; gli altri possono dare consigli, ma devi avere tu l’ultima parola. Altrimenti rischi di ritrovarti con un documento buono solo per incartare il pesce.
  
  
• Fai attenzione ai modelli generalisti che sono spesso incentrati su requisiti di sistema generali, non sui processi chiave di un’azienda specifica. Tuttavia, se quello che vuoi è un modello generalista, anche se te lo sconsigliamo, eccolo.
  
  
• Lasciati guidare dall’impatto sul business, non da una lista onnicomprensiva composta dai desideri degli utenti più importanti o che gridano più forte.
  
  
• Metti insieme il gruppo di progetto riunendo le persone e ascoltando le loro esigenze. In questo modo, sarà chiaro a tutti che state cercando un filo conduttore. Estendi l’idea di pensare per processi a tutta l’azienda e balleranno sulla stessa melodia.

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