Benvitec stoomt door met Dynamics 365 Business Central

Dynamics 365 Business Central

"We waren al vertrouwd met het Microsoft-ecosysteem, dus ook nu was Microsoft de logische keuze. Dynamics 365 Business Central sloot het beste aan bij onze grootte. Wat ons over de streep trok, waren de regelmatige updates. Dit zorgt ervoor dat we altijd mee zijn met de laatste innovaties."

"Bij de keuze van de implementatiepartner was de aanpak cruciaal: we zochten een partner die het volledige verandertraject, van analyse tot nazorg, met ons wilde vastpakken. Na een grondige marktverkenning kwam Cegeka als winnaar uit de bus."

Dicht bij de standaard

Uit de eerste analyse bleek dat er best wat maatwerk nodig was om alle eisen af te dekken. "Dat was voor ons geen optie. We wilden juist zoveel mogelijk standaardfunctionaliteiten. Dus gingen we opnieuw rond de tafel zitten. Uiteindelijk zijn we op slechts 6 uur maatwerk gestrand." Bij Cegeka noemen ze dat nog steeds 'een Benvitecske doen'. 

En toch werkt het systeem prima. "Vandaag werken we vooral met de standaardmodules voor finance, inkoop, verkoop en warehouse", vertelt Anouk Reekmans, Business Controller bij Benvitec. "We gebruiken de projectmodule om onze werven op te volgen. En er is een speciale productiemodule opgezet voor het atelier."

Single source of truth

Dankzij Business Central kan Benvitec alle informatie van verschillende afdelingen en projecten centraliseren en stroomlijnen. "Gedaan met eindeloos data kopiëren en nieuwe tabellen aanmaken", zegt Joachim. "We meten dezelfde dingen, maar alles staat nu veel duidelijker in het systeem en we zijn zeker dat het er correct uitkomt."

"Business Central is een verademing om mee te werken", vult Anouk aan. "Alle processen zitten in een duidelijke flow, met de boekhouding en rapportering als een soort folie errond. Data terugvinden was nog nooit zo eenvoudig."

Stap voor stap uitbreiden

"We hebben met Business Central de fundamenten gelegd om te groeien", aldus Joachim. "Nu gaan we het systeem systematisch uitbreiden, altijd in functie van onze bedrijfsnoden. Zo hebben we onlangs een tijdsregistratiesysteem opgezet in de projectomgeving van Business Central. En dankzij de integratie met Peppol zijn we klaar voor de verplichte e-invoicing vanaf 2026."

Buy-in krijgen op elk niveau

De beslissing om voor één  ERP-systeem te gaan, kwam van het management van Benvitec. "Maar we vonden het belangrijk dat de hele organisatie van in het begin mee was", legt Joachim uit. "Voor onze key user-groep selecteerden we een goede mix van managers en medewerkers van verschillende afdelingen die dag in dag uit met de processen bezig zijn. Iedereen mocht in zijn domein beslissingen nemen, steeds met de steun van het management."

Partnership van start tot fininsh - en daar voorbij

Peter Meus, Project Lead bij Cegeka, blikt terug op een intensieve samenwerking: "De implementatie bij Benvitec was een breed project waarbij veel profielen betrokken waren. Om het overzicht te bewaren, zaten we wekelijks samen. Dat was het ideale moment om de voortgang te bespreken en technische issues op tafel te leggen. Er was ook ruimte voor praktische vragen, zoals extra trainingen of ondersteuning."

Na de go-live kwam Cegeka's Managed Services-team in de kijker. Lieven Tuytschaever, Account en Service Executive, legt uit: "We denken mee met het team bij Benvitec over mogelijke optimalisaties. Dat gaat van een koppeling met het tijdregistratiesysteem tot de vormgeving van de Peppol-omgeving. Verder verzorgen we ook de verplichte tweejaarlijkse updates van Microsoft, inclusief testing en opvolging."

Een trotse klant

"Wij zijn zeer tevreden met het eindresultaat", besluit Joachim. "De implementatie verliep vlot en alles werkt zoals het hoort. Het is fijn werken met een partner die meedenkt en altijd klaarstaat. We zijn echt trots op het traject dat we samen hebben afgelegd."

"De aanpak van Cegeka is uniek. De analyse, budgettering en goedkeuring zijn zeer gedetailleerd, waardoor de opstart al snel enkele weken duurt. Maar daarna gaat het razendsnel. En op het einde leveren ze een oplossing op waarmee je meteen aan de slag kan.