“Dichtbij beter” is de slogan van het regionale ziekenhuis H. Hart Leuven. De achterliggende visie? Het ziekenhuis kiest resoluut voor korte communicatielijnen, hechte teams en een nauwe band met de patiënt. Om dat te bereiken, zijn goed geoliede interne processen cruciaal. Zo bouwde Cegeka een toegankelijk intern portaal op basis van SharePoint, dat alle interne informatie up-to-date houdt en centraal beschikbaar stelt.
“Ons verplegend personeel gebruikte SharePoint al een paar jaar om documenten te delen en procedures in te kijken, maar het systeem liep tegen zijn grenzen aan”, begint algemeen directeur Katrien Van Gerven. “Om de betrokkenheid van het personeel en bijgevolg ook de dienstverlening te verbeteren, wilden we een nieuw, gestructureerd platform dat toegankelijk zou zijn voor elke medewerker, over afdelingen heen. Het moest een communicatiemiddel worden en tegelijk een kennisbank, waar iedereen vlot informatie en documenten zou kunnen beheren en terugvinden.”
Ronkende referenties in de ziekenhuiswereld
H. Hart Leuven zocht advies bij zijn vaste IT-partner Cegeka, die mooie referenties kon voorleggen in de ziekenhuiswereld. Een bezoekje aan het GZA, waar Cegeka een gelijkaardig informatieportaal had opgezet, overtuigde meteen: Cegeka zou de juiste partner zijn. Het Cegeka-team ging de uitdaging aan samen met het interne IT-team, de diensthoofden en Marie De Raedt, die het Leuvense ziekenhuis speciaal voor het communicatieproject onder de arm had genomen. “Marie had ervaring met organisatiebrede communicatie, bekeek het project met een frisse blik en beet zich er onmiddellijk in vast”, aldus Katrien.
Samenwerking en centralisatie
In eerste instantie werkte de projectgroep een ‘proof of concept’ uit. Een analyse van de noden en verwachtingen wees op drie grote pijnpunten: een complex zoekproces, het ontbreken van ziekenhuisbrede informatie/communicatie en een lastige flow om procedures goed te keuren. Het nieuwe platform moest dus focussen op samenwerking en centraal informatiebeheer. Daarnaast identificeerde het projectteam ook een aantal nice-to-haves om de samenwerking tussen collega’s te bevorderen, zoals een ‘who’s who’, nieuwtjes en een overzicht van de wachtdiensten.
Gebruiksvriendelijk en up-to-date
Geïnspireerd door die inzichten, implementeerde Cegeka een stabiel communicatie-informatieplatform en documentbeheersysteem op basis van SharePoint. Het platform groeit zienderogen en wordt intensief gebruikt. Marie: “Het is heel intuïtief en de navigatiestructuur is zeer eenvoudig. Dat maakt het leven van de communicatiedienst gemakkelijker. De medewerkers zelf vinden meteen de informatie die ze nodig hebben: van contactpersonen, wachtdiensten en openingsuren tot procedures (i.e. richtlijnen voor hoe we in ons ziekenhuis werken). Bovendien is de informatie altijd up-to-date. Dat helpt ons om de allerbeste zorg te garanderen.”
Vlot procedures aanmaken en beheren
De goedkeuringsflow van procedures, een groot struikelblok in het verleden, is nu gecentraliseerd. Dankzij de werkstroommotor van Nintex evolueert het ziekenhuis vlot van draft naar publicatie. Katrien: “Procedures aanmaken, kan nu heel vlot via sjablonen. En ook goedkeuringen verlopen veel sneller: iedereen die de bevoegdheid heeft om goedkeuringen te geven, krijgt op zijn persoonlijke homepagina een overzicht van alle goed te keuren procedures. Met een paar klikken kan hij/zij de procedure aanvaarden of afkeuren. Is een procedure definitief, dan vinden medewerkers die makkelijk terug dankzij het geïntegreerde zoekmechanisme met filtermogelijkheden.”
Meer betrokkenheid, voor betere zorg
Het nieuwe platform deed het e-mailverkeer binnen het ziekenhuis dalen en bespaart iedereen veel tijd. Bovendien leidt de realtime-informatie tot betere dienstverlening. “En alle medewerkers zijn veel meer bij onze werking betrokken”, vult Marie aan. “Ze zijn op de hoogte van praktische zaken en delen kennis. We motiveren hen ook met leuke personeelsnieuwtjes en foto’s.”
Katrien besluit: “Het is een mooi platform geworden, mede dankzij de hulp van Cegeka. Zij hebben zich strikt aan het budget en de timing gehouden en dachten mee in elke stap van het proces.” Ook vandaag biedt Cegeka nog technische ondersteuning aan H. Hart Leuven. “Nu en dan steken we de koppen bij elkaar om te kijken hoe we onze werking verder kunnen optimaliseren, zodat we onze patiënten de allerbeste zorg blijven geven.”
