Zoo Antwerpen en Planckendael digitaliseren interne communicatie

De interne communicatie verbeteren was een belangrijk onderdeel van dit project. Door het intranet zijn we hierin al grotendeels geslaagdKRISTOF VAN BOUWEL - ICT MANAGER , KMDA

ZOO Antwerpen en Planckendael werkten samen met Cegeka om hun interne communicatie te digitaliseren en verdere versnippering tegen te gaan. Er werd een Microsoft SharePoint server geïnstalleerd waarop het intranet draait als centrale uitvalsbasis voor informatie. Deze SharePoint-applicatie wordt gebruikt als startscherm op alle computers en is ook raadpleegbaar via speciaal daartoe ontwikkelde zuilen in personeelsruimtes.

Versnippering tegengaan

In ZOO Antwerpen en Planckendael zijn 350 medewerkers vast in dienst. Dat vraagt om een goede interne communicatie naar de werknemers, maar die verliep veeleer versnipperd. “We werkten met een interne mailing en een prikbord waarop alle nieuwtjes uithingen”, vertelt Kristof Van Bouwel, ICT manager van ZOO Antwerpen en Planckendael.

“Niet iedereen beschikt over een pc, waardoor sommigen niet op de hoogte waren van de laatste ontwikkelingen. Het was niet duidelijk of iedereen de interne boodschappen gelezen had.” ZOO Antwerpen en Planckendael deden een beroep op hun vaste IT partner Cegeka om een intranet op te bouwen gebaseerd op Microsoft SharePoint 2010.

Snel groen licht

Na de analyse in juni volgde in september al een pilootversie die werd voorgesteld aan de directie. Toen die groen licht gaf, ging het snel. De ontwikkeling en implementatie liepen perfect op schema. Voor de grafische vormgeving van het intranet werkten de lay-outers uit eigen huis nauw samen met Cegeka.

De lancering van de SharePoint-server kadert in het 2020-project van ZOO Antwerpen en Planckendael, waarin de organisatorische doelstellingen vervat zitten voor de komende jaren. “De interne communicatie verbeteren was een belangrijk onderdeel van dit project en door de implementatie van het intranet zijn we hier al grotendeels in geslaagd”, zegt Van Bouwel.

Intensief gebruik

Door alle informatie te centraliseren op SharePoint wilden de organisaties van het intranet een levendig medium maken. Doordat alles digitaal verloopt, kunnen ZOO Antwerpen en Planckendael gemakkelijker hun interne communicatie opvolgen. “We hebben nu een goed beeld over de paginabezoeken en het aantal clicks. We merken dat het intranet dagelijks intensief gebruikt wordt”, aldus Van Bouwel.

In fase II van het project zal het intranet verder uitgebreid worden om nog meer papieren formulieren overbodig te maken. “We willen de papieren ideeënbus digitaliseren, alsook de inschrijvingen aan de receptie en de aanvragen voor griepvaccins. Later komt er ook een persoonlijke pagina voor elke medewerker.”