"Het communicatieplatform zorgde voor de rust bij de werknemers van KMDA. Alle informatie die op het intranet staat is correct en up-to-date"DRIES HERPOELAERT - ALGEMEEN DIRECTEUR KMDA
De Koninklijke Maatschappij voor Dierkunde Antwerpen is een van de grootste vzw’s van België. In 2012 deed de organisatie een beroep op zijn IT -partner Cegeka om de interne communicatie op punt te zetten. Nu kijkt KMDA verder.
Evolutie naar andere mindset
Nu de communicatieprocessen op punt staan, wil KMDA de samenwerking tussen de verschillende departementen verbeteren. Mensen moeten leren informatie te delen. Dat lag in het begin wat moeilijk, wat niet vreemd is voor bedrijven die overschakelen naar een nieuwe manier van werken.
SharePoint Online hielp zo om de samenwerking binnen departementen te optimaliseren, de volgende stap is om de interdepartementale samenwerking te verbeteren. KMDA en Cegeka hebben al templates en projectsites gecreëerd zodat de technologische samenwerking vlot kan verlopen. Om ervoor te zorgen dat mensen niet meer alleen binnen hun eigen departement denken, is er een andere mindset nodig.
Work in progress
“Projectmanagers zijn opgeleid om interdepartementaal te denken, maar zeker niet al onze medewerkers. Het vergt dus een cultuurverandering, maar onze mensen zien zeker de toegevoegde waarde ervan in. Met Office 365 en de Cegeka visie “Connected Organisation” heeft KMDA alvast een systeem ingevoerd om informatie centraal en transparant beschikbaar te stellen aan de organisatie. Uiteindelijk zal elke werknemer wel zijn steentje moeten bijdragen”, vindt Herpoelaert.
In een Connected Organisation is het natuurlijk noodzakelijk om zoveel mogelijk informatie beschikbaar te stellen aan zoveel mogelijk mensen, ook al zijn er afgeschermde stukken.
Connected Organisation
“De Cegeka-visie Connected Organisation, ondersteund door de technologie SharePoint Online zorgde voor opmerkelijke veranderingen in onze organisatie. Door duidelijke en doelgerichte top-down communicatie voelden de werknemers zich meer betrokken en kwam er dus ook meer bottom-up communicatie. Onze werking verloopt nu efficiënter, onze communicatie is transparanter en meer doelgericht en onze werknemers zijn gelukkiger.”
“De interne samenwerking hangt natuurlijk ook af van onze eigen werknemers, maar SharePoint Online biedt ons veel technische mogelijkheden en er is alvast veel bereidheid. We zijn erg tevreden over de software en onze samenwerking met Cegeka. We zullen niet aarzelen om die relatie uit te breiden met nieuwe diensten”, zegt Herpoelaert.
KMDA heeft de ZOO Antwerpen, Planckendael, Serpentarium, het natuurreservaat De Zegge en de Koningin Elisabethzaal onder haar hoede. KMDA is met meer dan 2 miljoen bezoekers per jaar de grootste toerismespeler in België en speelt een vooraanstaande rol op wereldvlak wat betreft wetenschappelijk onderzoek en conservatie.
Uitdagingen
Mindset medewerkers veranderen
Betrokkenheid van medewerkers verhogen
Informatie delen
Samenwerking tussen departementen opstarten
Samenwerkingsstrategieën uitdenken per departement
Efficiënter en effectiever samenwerken
Management moet het goede voorbeeld geven
Centraliseren van interne projecten
Centtraliseren van strategische informatie
Resultaten
Communication, Information & Collaboration management
