Select your location
Austria

Austria

Czech Republic

Czech Republic

Germany

Germany

Italy

Italy

The Netherlands

The Netherlands

Romania

Romania

Door groei heeft LRM nood aan professionele systemen

Theo Donné, Financieel Directeur LRM

Industry: Financial Services 


"De Limburgse investeringsmaatschappij LRM is in volle groei. Meer dossiers betekent ook meer informatie die op een gestructureerde manier bijgehouden moet worden. ”Vanaf een bepaald punt in de evolutie van je onderneming, verlies je het natuurlijke overzicht en moet je software gebruiken om alle werkingsdocumenten te beheren”, zegt financieel directeur Theo Donné.

Samen met een adviseur schreef LRM een lastenboek uit om zijn project-, dossier- en commercieel beheer te centraliseren. Uit de selectie, gevoerd volgens de principes van een openbare aanbesteding, kwam Cegeka als winnaar naar voor. “Hun voorstel was goed afgestemd op wat we nodig hadden. We wilden een enorm gebruiksgemak en dat was beter haalbaar met de aanpak van Cegeka”, zegt Lindsy Vanaudenhaegen, projectcoördinator bij LRM.

Zoals vele bedrijven werkte LRM voordien met een bestandsserver waarop alle projectdocumentatie opgeslagen was. “Je informatie staat centraal en ze is relatief goed beveiligd, maar daar stopt het ongeveer. Het zorgt er bijvoorbeeld niet voor dat iedereen dezelfde soort informatie op dezelfde manier opslaat. Samenwerken, contacten delen, de status van een bepaald dossier opzoeken, analyses maken of beleidsinformatie verzamelen, kostte moeite”, aldus Lindsy Vanaudenhaegen.

Automatische werkprocessen

Om dat alles te faciliteren, zijn de bestanden nu opgeslagen in projectsites op Microsoft SharePoint, gekoppeld aan gestructureerde informatie in Microsoft Dynamics CRM. De CRM-software doet meer dan alleen gegevens bewaren. “We laten er ook werkprocessen opstarten, medewerkers ontvangen automatisch verwittigingen wanneer bepaalde deadlines in zicht komen, men kan verschillende aangepaste rapporten opvragen, van belangrijke rapporten worden ook de historische versies bewaard, enzovoort”, zegt Sven Vanoirbeek, projectleider bij Cegeka.

Het project ging van start met een intensieve analyse om de werking van LRM volledig in kaart te brengen. Daarop volgde de configuratie van Microsoft Dynamics CRM. Daarin houdt LRM centraal alle informatie bij van klanten, potentiële klanten en iedereen die met de onderneming in contact komt. Ook de contacthistoriek is er zichtbaar met een overzicht van alle relevante e-mails en afspraken, waar toegang tot deze informatie wel afgeschermd wordt zodat enkel de dossieropvolger en management hiertoe toegang hebben.

De databank bevat voorts gegevens van bedrijven, contactpersonen en LRM’s verbintenissen. Ook belangrijke documenten, zoals contracten, zijn gekoppeld aan de betreffende bedrijven. Lindsy Vanaudenhaegen: “Wanneer een collega afwezig is, kunnen we voldoende informatie snel raadplegen om beslissingen in dossiers te kunnen nemen.”

Omzetprognose in real-time

“Dit automatiseringsproject gaat veel verder dan het uniform en intelligent bijhouden van informatie”, zegt Lindsy Vanaudenhaegen. “We willen vooral een adequaat overzicht van de inzet van onze financiële middelen en de cashplanning. Die informatie hadden we vroeger uiteraard ook, maar we haalden ze manueel uit onze bestanden en dat was soms tijdsintensief.“

Via aangepaste rapporten haalt LRM die beleidsinformatie nu onmiddellijk uit zijn IT-systemen: welke dossiers zitten in een onderzoeksfase en welke middelen zijn potentieel nodig om te participeren, welke dossiers zijn goedgekeurd, zijn de contracten afgesloten, is het geld gestort, wat zijn we aan het opvolgen. “We kunnen gerichter en nauwkeuriger werken nu onze investment managers en andere medewerkers op elk ogenblik de status van de dossiers kunnen opvragen”, zegt Lindsy Vanaudenhaegen.

Informatie altijd bij de hand

Sneller en meer accuraat kunnen reageren is essentieel bij LRM. Lenen en investeren blijft een business met een zeker risico. “Als een bedrijf waarin we participeren in de problemen komt, willen we snel weten waar we precies staan en hoe we eventueel kunnen helpen binnen welke termijn”, aldus Theo Donné.

Accurate informatie is van belang om goed mee te kunnen besturen. Theo Donné: “Onze investment managers zijn bestuurders in de ondernemingen waarin we investeren. We zijn nu sneller voorbereid, bijvoorbeeld voor vergaderingen, en we weten zeker dat we altijd over de meest recente informatie beschikken.

“Ons product is geld en dat investeren we in Limburgse ondernemingen. Alle informatie daarover moeten we goed bijhouden. Dankzij dit project werken we verder aan de professionalisering van onze systemen. Dat komt al onze medewerkers, klanten en dossiers alleen maar ten goede”, besluit Theo Donné.

New Call-to-action

"We beheren onze bedrijfsinformatie beter. Dat is nodig, want ons product is geld en dat investeren we in Limburgse ondernemingen.”


Challenges

  • Complexe business logica en rapportering
  • Gebruikersacceptaite
  • Governance

Results

  • Business analyse
  • Applicatieontwikkeling
  • CRM

Solution


  • Microsoft Dynamics CRM
  • SharePoint Server
  • SQL Server
  • .NET development