Van werkplekbeheer tot -innovatie: Cegeka ontzorgt Terumo Europe in elke stap

De kracht van outsourcing? Die heeft Terumo Europe al meer dan 20 jaar geleden ontdekt: de producent van medisch materiaal vertrouwt het beheer van zijn werkplek en backend toe aan Cegeka. Een viertal Cegeka-medewerkers zijn vandaag fulltime aanwezig op het hoofdkantoor van Terumo Europe om support te leveren. En toen Terumo Europe recent een nieuw collaboratieplatform nodig had, werkten ze dat samen met Cegeka uit.

Kwaliteit en innovatie zijn twee belangrijke waarden van Terumo. De onderneming, die in 2021 zijn 100e verjaardag viert, wil geen compromissen sluiten bij de ontwikkeling en productie van de stents, katheders, injenctienaalden, enz. waar ze wereldwijd bekend voor zijn. Om zich op hun kerntaak te focussen, besteedt Terumo Europe het beheer van zijn werkplek uit. Tot 2008 was ANE verantwoordelijk voor voornamelijk de hardware. Toen ANE in handen van Cegeka kwam, werd de samenwerking stap voor stap uitgebreid. “Ondertussen leveren we end-to-end diensten: van technische ondersteuning en beheer van hard- en software tot implementatie, innovatie en changemanagement”, vertelt Frank Ballet, account executive bij Cegeka.

Het belang van een team onsite

Kris Geukens, ICT director operations & security, ziet de voorbije jaren een opvallende evolutie in die samenwerking: “We hebben ons partnership wat bijgestuurd. Ik stond er bijvoorbeeld op dat er een paar Cegeka-medewerkers fulltime op onze sites aanwezig zijn, zodat er altijd iemand in de buurt is als er vragen zijn. Dat is voor mij cruciaal: het is voor de consultants veel makkelijker om de noden van Terumo echt te begrijpen als ze elke dag op de werkvloer zijn. Vandaar ook dat ik heel sterk in lokale outcourcingpartners geloof.”

“Het is voor de consultants veel makkelijker om onze noden echt te begrijpen als ze elke dag op de werkvloer zijn. Vandaar ook dat ik heel sterk in lokale outsourcingpartners geloof.”

- Kris Geukens, ICT director operations & security, Terumo Europe

Openheid: de basis van een goede samenwerking

“Daarnaast hebben we een aantal procedures aangescherpt en nieuwe afspraken gemaakt, waardoor het vertrouwen gegroeid is”, gaat Kris Geukens verder. “Als je jarenlang samenwerkt, ga je veel dingen als vanzelfsprekend beschouwen. Bij zo’n nauwe samenwerking zijn altijd wel wat werkpuntjes. Daar ben ik altijd heel transparant over. Het mooie aan Cegeka is dat ze daarvoor openstaan en meteen met die feedback aan de slag gaan. Elke maand zitten we nu ook rond de tafel om afspraken te maken en te overleggen wat vlot gaat en wat beter kan. Daarnaast zijn er service reviews en technische meetings. Om tijdens die meetings toch iets meer gewicht – en kennis – in de schaal te leggen, heb ik het interne IT-team recent versterkt.”

Van puur support naar innovatie

Om verder te kijken dan het dagelijkse beheer, organiseren Terumo Europe en Cegeka ook twee keer per jaar een strategische en een innovatiemeeting. “Tijdens die meetings stelt Cegeka voor waarmee ze bezig zijn op vlak van technologie en bespreken we de mogelijkheden voor innovatie bij Terumo Europe”, legt Kris Geukens uit. “Daarvoor is openheid cruciaal, ook van onze kant. Als we willen dat Cegeka proactief is en met ons meedenkt, moeten we onze visie met hen delen.”

Vlotter communiceren en data centraliseren

In 2019 initieerde Terumo Europe een innovatieproject rond de werkplek waarvoor ze de hulp van Cegeka inriepen. In nauwe samenwerking bouwden ze een SharePoint-collaboratieplatform voor alle EMEA-medewerkers. “We wilden iets doen aan de lawine van e-mails en de communicatie beter stroomlijnen”, vertelt Geert Lambrechts, director corporate communications. “Daarnaast was er ook nood aan een plek waar we alle beschikbare informatie en documenten konden centraliseren – een samenwerkingsplatform dus, in de plaats van ons eerder verouderde intranet.”

“Met Cegeka klikte het meteen”, gaat hij verder. “Zij implementeerden een SharePoint-platform dat zo dicht mogelijk tegen de standaard aanleunt. Het maatwerk dat nodig was, ontwikkelden we samen, in een heel klein team. Zo konden we heel kort op de bal spelen. Daarnaast zorgde Cegeka voor changemanagement.” Terumo gebruikt het nieuwe platform voorlopig vooral om nieuws en informatie te delen met alle EMEA-medewerkers. In een volgende fase worden collaboratietools toegevoegd.”

Vlotte cloudmigratie en aanzet voor analytics

Het collaboratieplatform is maar een voorbeeld van realisaties die Cegeka op zijn conto kan schrijven. Toen Terumo Europe eind 2019 besliste om zijn applicaties over te hevelen van een verouderde server naar de cloud, hielp Cegeka hen om alles te migreren naar Microsoft Azure. Recent kwam er een self-service-portaal om de support vlotter te laten verlopen. En er was een project rond Power BI: Cegeka ontwikkelde een oplossing en onderteunt die ook– van technische support en advies tot tips voor optimalisatie.

Niet te groot, niet te klein

“Terumo Europe en Cegeka hebben dezelfde cultuur en spreken dezelfde taal: no-nonsense, pragmatisch en resultaatgericht. Die klik is cruciaal want outsourcen is toch een deel controle afstaan”, besluit Kris Geukens. “Voor mij is de grootte van Cegeka ook een troef: ze zijn groot genoeg om ons de nodige bandbreedte te geven maar tegelijk klein genoeg om nog flexibel te werken, snel te schakelen en te luisteren naar onze input. Het resultaat? De ROI van zo’n nauwe samenwerking is moeilijk in cijfers uit te drukken, maar het is ontzettend waardevol om op een professionele partner te kunnen rekenen die je volledig ontzorgt.”

“Terumo en Cegeka hebben dezelfde cultuur en spreken dezelfde taal: no-nonsense, pragmatisch en resultaatgericht. Die klik is cruciaal want outsourcen is toch een deel controle afstaan.”

- Kris Geukens, ICT director operations & security