TOI TOI & DIXI moderniseert haar applicatielandschap met Team-as-a-Service

Toen TOI TOI & DIXI besloot om hun interne applicaties te moderniseren, hadden ze niet genoeg in-house developers. Daarom gingen ze op zoek naar een internationale IT-partner. De specialist op het gebied van mobiele toiletten vond deze partner in Cegeka, dat het IT-team van het bedrijf uitbreidde met hun Team-as-a-Service aanbod. Als gevolg hiervan heeft TOI TOI & DIXI nu een modern ERP-systeem, een managementsysteem voor het ophalen en leveren van mobiele toiletten en andere applicaties, die allemaal met hen kunnen meegroeien. 

Vijftien jaar geleden ontwikkelde TOI TOI & DIXI hun eigen ERP-systeem. "Toen we anderhalf jaar geleden besloten om ons ERP-systeem te moderniseren, vroegen we ons af of we nog steeds mensen in dienst moesten hebben voor deze ontwikkeling", aldus Noël Fyen, IT-Business Partner Manager bij TOI TOI & DIXI Group. "Na het evalueren van de mogelijkheden, hebben we besloten om deze expertise in te huren, omdat een IT-partner ons meer flexibiliteit zou bieden. We zijn de afgelopen jaren gegroeid en dit vereiste een betrouwbare IT-omgeving die met ons kon meegroeien." 

De specialist op het gebied van mobiele toiletten had criteria in gedachte voor deze IT-partner. "We zijn actief in meerdere landen, dus we wilden vanaf het begin een internationale partner hebben. We zochten ook naar een organisatie met een zekere volwassenheid en breedte van kennis. En we wilden een echte samenwerking, geen oppervlakkigheid", legt Noël Fyen uit. Met deze shortlist in de hand, en na een bezoek aan het nearshoring ontwikkelingsteam van Cegeka in Roemenië, was het bedrijf ervan overtuigd dat Cegeka de juiste partner was. "We zijn een pragmatisch bedrijf, en we waren direct onder de indruk van hun nuchtere mentaliteit, betrokkenheid en toewijding, besluit Noël Fyen. 

"Als pragmatisch bedrijf waren we direct onder de indruk van hun nuchtere mentaliteit, betrokkenheid en toewijding"

– Noël Fyen, IT-Business Partner Manager bij TOI TOI & DIXI Group  

Essentieel people management   

Cegeka besteedt altijd veel aandacht aan people management, omdat dit essentieel is voor het goed functioneren van hun nearshore diensten. Governance en HR voor het Roemeense projectteam worden in Roemenië geregeld, en Cegeka hanteert daar dezelfde werkwijze als in België, met dezelfde aandacht voor de persoonlijke ontwikkeling en training van medewerkers. De communicatielijnen met België zijn dan ook nauw. 

TOI TOI & DIXI had nog steeds enkele eigen ontwikkelaars die aan het project werkten, dus de Roemeense ontwikkelaars gingen binnen het team van de specialist in mobiele toiletten werken en werden door hen aangestuurd. "Hoewel ons team en het team van Cegeka volledig virtueel samenwerkten, was er echt één teamgeest, zonder enige vorm van miscommunicatie", benadrukt Noël Fyen. 

"Hoewel ons team en het team van Cegeka volledig virtueel samenwerkten, was er echt één teamgeest, zonder enige vorm van miscommunicatie."

- Noël Fyen, IT-Business Partner Manager bij TOI TOI & DIXI Group

Voortbouwen op het momentum  

Voor eindgebruikers is de migratie naar het nieuwe systeem in Duitsland soepel verlopen, benadrukt Noël Fyen: "Natuurlijk is de technologie onder de motorkap veranderd en is de user interface nu ook anders. Maar de onderliggende processen zijn zo goed als hetzelfde gebleven. Dus onze medewerkers blijven werken zoals ze gewend waren." De uitrol is module voor module uitgevoerd, met gebruikmaking van Amazon AppStream-technologie. Op deze manier gebruikten sommige bedrijfsafdelingen nog steeds het oude ERP-systeem, terwijl andere afdelingen al gemigreerd waren naar het nieuwe systeem. 

TOI TOI & DIXI had een strak tijdschema voor hun project. Na het moderniseren van het ERP-systeem van de Duitse vestiging willen ze het nu in de hele groep als standaard ERP-systeem gebruiken. "We willen voortbouwen op het momentum dat we nu hebben om onze ERP-systemen ook in andere landen te vervangen", verklaart Noël Fyen.

Veel flexibiliteit 

Doordat een volwaardig ontwikkelteam het applicatielandschap heeft gemoderniseerd en nieuwe applicaties heeft ontwikkeld, heeft TOI TOI & DIXI haar bedrijfsprocessen en kostenefficiëntie geoptimaliseerd. Een voorbeeld daarvan is dat het werk van Cegeka aan TOI Track, de applicatie die de het ophalen en leveren van mobiele toiletten beheert, rijden vrachtwagens kortere routes en heeft het bedrijf lagere brandstofkosten en veroorzaakt het minder vervuiling. Cegeka heeft de specialist op het gebied van mobiele toiletten ook kennis laten maken met low-code applicatieontwikkeling met Microsoft Power Apps. Hierdoor kon het bedrijf repetitieve, administratieve taken automatiseren die voorheen in Microsoft Excel werden uitgevoerd. "We besteden nu minder tijd aan handmatige taken en er worden minder fouten gemaakt. Bijvoorbeeld bij het reserveren van werkplekken en parkeerplaatsen, en het indienen van onkosten en het aanvragen van vakantie", legt Noël Fyen uit.

"We willen altijd snel handelen", voegt Noël Fyen toe, "en natuurlijk is het niet altijd mogelijk om direct extra developers te krijgen. Maar Cegeka heeft er alles aan gedaan om ons zo snel mogelijk te helpen. We hebben het ervaren als een samenwerking met grote flexibiliteit. Ze werkten ook nauw met ons samen, volgden alles op en dachten met ons mee om te helpen waar ze konden."