Viollier digitaliseert aanvragen voor klinisch en pathologisch labo-onderzoek

Viollier, met 650 medewerkers het grootste laboratorium in Zwitserland, heeft de aanvraag voor laboratoriumonderzoek volledig gedigitaliseerd. Vijfhonderd artsen voeren nu online hun aanvragen in. Na bevestiging van de aanvraag rollen bij de arts barcodelabels uit de printer en wordt het elektronische patiëntendossier automatisch bijgewerkt. Zo verkleint Viollier de foutenmarge en versnelt het de doorlooptijd van labo-onderzoeken. v-consult maakt verbinding met alle courante EPD’s.

Zowat de helft van de Zwitserse artsen werkt vandaag met elektronische patiëntendossiers. Dat was voor Viollier het sein om de aanvraag voor laboratoriumonderzoek te digitaliseren. Vanuit het digitale dossier van zijn patiënt kan een arts nu online een aanvraag indienen en de verwerkingsstatus ervan opvolgen. Alles gebeurt via browserpagina’s.

“De arts hoeft geen software te installeren. Zijn EPD stuurt hem automatisch naar het online bestelformulier. v-consult laat ons toe om verbinding te maken met elke mogelijke patiëntenbeheersoftware. Er zijn zo’n twintig verschillende systemen in Zwitserland. Die hebben nu allemaal een rechtstreekse koppeling”, zegt Olivier Kobel, informaticadirecteur bij Viollier.

Eenvoudiger nabestellen

Dankzij de integratie met de EPD-software van de arts worden alle patiëntgegevens al ingevuld. De arts hoeft enkel het type onderzoek te registreren, met aanvullende preanalytische informatie over onder meer buis- en bloedtype.

Wanneer het onderzoek is uitgevoerd, worden de resultaten via omgekeerde weg netjes in het elektronische dossier van de patiënt opgeslagen. “Dat geïntegreerde proces is een groot voordeel voor de artsen”, zegt Kobel. “Het is nu ook gemakkelijker om extra onderzoeken te laten uitvoeren op bestaande stalen. Vroeger moesten artsen bijkomend onderzoek aanvragen via het callcenter. Ook die aanvragen lopen nu een stuk makkelijker via dezelfde toepassing v-consult.”

Minder risico op fouten

Standaard bestellen artsen laboratoriumonderzoeken via papieren invulformulieren (OMR). “Met het traditionele proces is er meer risico op fouten door verkeerde registraties of onleesbare handschriften. Het nieuwe systeem gidst hen nu door de vragenlijst die aangepast is per type onderzoek. Zo zijn we zeker dat alle vereiste pre-analytische informatie ingevuld wordt. De arts labelt de proefbuisjes ook manueel. Wij bestickeren inkomende stalen opnieuw met barcodelabels, maar er is altijd risico op foute koppelingen”, zegt Olivier Kobel.

Daar heeft v-consult een antwoord op. Omdat Viollier nu over alle informatie beschikt voor correcte labels, bezorgt de organisatie ze rechtstreeks aan de arts. Viollier heeft bij elk van de 500 artsen die nu al met v-consult werken een labelprinter met bijbehorende communicatiemodule geïnstalleerd.

Printer en communicatiemodule in de praktijk

“Van zodra de arts de aanvraag registreert, verzamelt v-consult de juiste info en stuurt meteen de labels naar de printer van de arts. Die kleeft ze op de stalen en wij scannen ze van zodra ze toekomen in het labo. We voorkomen fouten en versnellen het hele proces”, aldus Olivier Kobel. Een communicatiemodule ter grootte van een smartphone zorgt voor een veilige verbinding tussen v-consult en de labelprinter. De v-box module zorgt ervoor dat de arts de printopdracht niet hoeft te bevestigen.

V-box koppelt ook lokale toestellen met v-consult

De arts kan ook zijn toestellen voor zogenaamde ‘point of care’ tests via v-box koppelen met v-consult. “Sommige onderzoekjes gebeuren in de artsenpraktijk zelf”, vertelt Olivier Kobel. “Je kunt die digitale meettoestellen doorgaans koppelen met een pc en EPD-software, maar dat is niet eenvoudig, noch goedkoop. v-box doet dat automatisch en bovendien staan de ‘lokale’ tests dan netjes bij de externe labotests. De arts heeft zo een algemeen overzicht per patiënt.

”De artsen krijgen het volledige vruchtgebruik van de v-box en de v-consult labelprinter. Onder meer daarom kent het project een sterke start met nu al 500 actieve gebruikers. “Deze automatisering versnelt onze interne verwerking. Alle informatie zit al in onze software. Wij kunnen zo de groei opvangen en arts en patiënt krijgen sneller de resultaten. Inmiddels wordt 30% van onze opdrachten via v-consult verwerkt”, besluit Kobel.