Een ERP-traject voorbereiden? Bekijk onze checklist

DELEN

Een ERP-traject is geen wandeling in het park, tijdens de implementatie steken soms knelpunten of problemen de kop op. Voordat je aan de implementatie begint moet je daarom een aantal aspecten goed afdekken. Zo kan je de risico’s ombuigen tot succesfactoren! In dit artikel bespreken we de 4 belangrijkste ‘to-do’s’ bij de voorbereiding van een ERP-traject.

1. Zorg voor een team - en maak tijd vrij

Een ERP-project wordt gedragen door mensen. Je hebt een team nodig gedurende het hele traject om doelstellingen te bepalen, input te leveren, data te migreren, verandering te coördineren, oplossingen te testen, training te geven etcetera. Dit zijn meestal sleutelfiguren binnen jouw organisatie: mensen die weten hoe processen tot in de puntjes verlopen, die leiderschap vertonen en die sector goed kennen.

Juist omdat het om cruciale medewerkers gaat, is het belangrijk dat je zo vroeg mogelijk ‘reserveert’, vaak al maanden of een jaar voor de aanvang van het project. Schakel dus zeker met de HR-afdeling om te kijken hoe je dagelijkse taken kunt laten opvangen, zodat deze medewerkers tijd hebben voor hun nieuwe project.

2. Achterhaal de kern van het probleem

Stel dat een ERP een deel van de oplossing is: welke functionaliteiten zijn dan ‘must-haves’ en welke ‘nice-to-haves'? Die vraagstukken ontrafel je door samen met collega’s van andere afdelingen de essentiële processen uit te tekenen.

Anders verwoord: wat is het hoofddoel? Dat lijkt een open deur, maar je zal merken hoeveel impact dit heeft op de scope van het project. Is de implementatie vooral gericht op het verbeteren van de efficiëntie? Of eerder op het harmoniseren van verschillende entiteiten na een fusie? Beide houden een verschil in scope en aanpak in. Die doelstelling(en) zijn vooral belangrijk als richtlijn, dus om tijdens het project de juiste prioriteiten te leggen.

Probeer jouw doelstellingen ook meetbaar te maken. Een ERP-project is een businessproject, dus gaat het om doelstellingen voor de business. Maak doelstellingen daarnaast ook specifiek, relevant en realistisch voor alle partijen: het ERP-projectteam, de interne organisatie én jouw ERP-partner. Zijn de doelstellingen te vaag geformuleerd, dan riskeer je twee valkuilen:

  1. Tijdens het project riskeer je ‘scope creep’: gebruikers plannen verzoeken, maar je weet niet zeker hoe valide die zijn: dragen ze wel bij aan de hoofddoelstelling?
  2. Achteraf kan je moeilijk achterhalen of het project geslaagd was of niet.

3. Wijs realistische budgetten toe

Een budget toewijzen aan een project is altijd een uitdaging. Het omvat niet alleen de diensten van een ERP-partner, maar ook licenties, de kosten van eigen personeel en de gewenste support achteraf. Elke budgetbepaling start met het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden. Het RACI-model kan hierbij helpen:

  • Responsible: wie is verantwoordelijk om een taak uit te voeren?
  • Consulted: wie geeft de benodigde input?
  • Informed: wie moet up-to-date gehouden worden?
  • Accountable: wie draagt de eindverantwoordelijkheid voor de correcte en tijdige uitvoering?

Wanneer je taken verdeeld tussen jou en jouw ERP-partner is dit model zeer waardevol. Voor elke taak (tests, datamigratie, security, rapportages) kan je dan bepalen wat je zelf oppakt en wat een partner op zich neemt. Die balans is niet alleen een belangrijke factor voor de kosten van een ERP-implementatie, het zorgt er ook voor dat iedereen goed op de hoogte is van wie wat doet.

4. Breng mogelijke ERP-partners en oplossingen in kaart

Al ben je zelf optimaal voorbereid, jouw ERP-partner moet ook jouw behoeften en wensen - en het liefst ook jouw sector - begrijpen. Screen leveranciers daarom grondig: wie spreekt jouw taal en lijkt de meest geschikte partner?

Daarnaast kan je zelf al onderzoek doen naar geschikte ERP-platformen. Op basis van jouw behoeften kan je een eerste analyse maken van aspecten zoals features, gebruiksvriendelijkheid, integreerbaarheid of flexibiliteit.

 

In het gratis e-book ERP-Selectietraject lees je nog veel meer over handige voorbereidingen, succesfactoren, risico’s en valkuilen. Benieuwd hoe we bij Cegeka ERP-uitdagingen aanpakken? Bekijk wat we voor jou kunnen betekenen.

 

ERP Selectietraject

Meer informatie

Wil je meer informatie over onze oplossingen? Vul ons contactformulier en onze specialisten nemen contact op.

Neem contact met ons op