Zo haal je het maximale uit project lifecycle management

Werkt jouw organisatie op projectbasis? Dan werk je over het algemeen in een zeer concurrerende omgeving waarin je snel mee ‘moet’, het behouden van personeel lastig is en marges altijd een uitdaging zijn. Alles draait om het vinden van de juiste balans tussen marges én het waarmaken van beloftes aan klanten en stakeholders.

1. Betrekken van klanten: om dit te kunnen doen, moet je een ervaring bieden die consistent is en die naadloos aansluit bij wensen en behoeften. Daarnaast is service van een hoge kwaliteit essentieel als basis voor vertrouwen en loyaliteit.
2. Betrekken van medewerkers: het ondersteunen van medewerkers bij hun onderlinge samenwerking, het delen van kennis, het verbeteren van de kwaliteit van werk en het beheren van uren/kosten.
3. Optimaal gebruik van resources: dit draait om de inzet van de juiste mensen op het juiste moment, om een optimale mate van productiviteit te bereiken.
4. Optimaliseren van dagelijkse processen: ervoor zorgen dat informatie beschikbaar is voor alle betrokken stakeholders, om de oplevering van projecten te verbeteren.
5. Transformeren van services: gebruik maken van inzichten om de kosten van het leveren van services te verlagen, te zorgen voor een snellere time-to-market en te focussen op de meest winstgevende projecten.

Hoe combineer je deze doelen op de juiste manier? We vertellen je graag meer over een aanpak die hier perfect bij aansluit: adaptive project delivery lifecycle management.

De gedachte achter adaptive project delivery lifecycle management

Verbinding; dit is dé sleutel tot een succesvol project. Toch maken veel organisaties gebruik van onsamenhangende systemen, wat zorgt voor inefficiëntie omdat mensen simpelweg niet beschikken over de informatie die ze nodig hebben.

Slecht ingeschatte budgetten of incorrecte planningen zorgen voor een zwakke cashflowprognose. Daarnaast zien we regelmatig onnauwkeurig resourcebeheer, wat resulteert in dat middelen niet optimaal worden ingezet. Wanneer je mensen niet meeneemt in de hele lifecycle van projecten, krijg je te maken met een lagere mate van tevredenheid, een lagere betrokkenheid en minder efficiëntie.

Succesvolle projecten = een verenigd team

Voor succesvolle projecten is het belangrijk dat iedereen betrokken is: van een teamlead tot contractspecialist. Maar het verbinden van een team in een project blijkt in de praktijk toch vaak lastig te zijn, zeker wanneer mensen niet over alle informatie beschikken die ze nodig hebben.

Bij adaptive project delivery lifecycle management is de basis een verenigd team, die samen aan de slag gaan met data, processen en meetbare resultaten. Hieronder zie je een voorbeeld van een team, de verschillende rollen en de elementen die een rol spelen voor een optimale samenwerking.

Nu je de basis van adaptive project delivery lifecycle management kent, kijken we naar de belangrijkste 5 doelen, inclusief best practices en KPI’s die je kan gebruiken.

Doel #1: betrekken van klanten

Om klanten te betrekken bij projecten moet je een persoonlijke en naadloos aansluitende ervaring aanbieden. En dat is niet alleen belangrijk bij het bespreken van het voorstel, maar ook in latere fases zoals het bespreken van de voortgang van het project.

Enkele best practices zijn hierbij:

• Zorg ervoor dat een voorstel voor een klant een projectplan en doelstellingen bevat, zodat iedereen op dezelfde pagina zit qua verwachtingen. Transparantie richting de klant is hierbij essentieel.
• Waarborg een goede overdracht van sales naar andere teams, door ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde projectplanning en tools. 
• Maak gebruik van de kennis uit projecten in het verleden, als basis voor nieuwe voorstellen. Het is niet nodig om het wiel opnieuw uit te vinden.
• Creëer self-service portals voor klanten en maak gebruik van Al-chatbots om 24/7 klaar te staan voor klanten.
• Verbeter conversatieratio’s met behulp van forecasting tools en gedetailleerde dashboards.
• Deel de KPI’s met het gehele team, om binnen het voorgestelde budget en de planning te blijven.

Belangrijke KPI’s voor het meten van succes zijn bijvoorbeeld het conversieratio van lead naar contract, het klanttevredenheidsratio en de winstmarges van projecten.

Doel #2: betrekken van medewerkers

Medewerkers zijn de hoeksteen van service organisaties. Geef medewerkers de flexibiliteit, mobiliteit en tools die ze nodig hebben om effectief samen te kunnen werken met elkaar en met externe partijen. Hieronder zetten we enkele best practices op een rijtje die we je graag meegeven:

• Zorg dat alle stakeholders de resultaten, doelstellingen en planning kunnen inzien.
• Ook is het belangrijk dat iedereen bekend is met de tools voor samenwerking, de processen rondom document management en de manieren waarop kennis wordt gedeeld. 
• Focus met procesbeheer op het voldoen aan voorschriften en richtlijnen, met name wanneer het gaat om tijd- en onkostenregistratie.
• Waarborg een optimale mobiliteit waarbij iemand op elke locatie en met elk apparaat toegang heeft tot klanten, projecten en afspraken.

Belangrijke KPI’s zijn bijvoorbeeld de inzet van tijd per project, medewerkerstevredenheid en klanttevredenheid.

Wil je meer kennis opdoen? Download dan nu het complete e-book van Microsoft over Project Operations.

Doel #3: optimaal gebruik van resources

De juiste mensen met de juiste vaardigheden; dat is basis voor het opleveren van projecten van hoge kwaliteit aan klanten. Ook hier zetten we enkele best practices op een rij, waar je direct mee aan de slag kan:

• Matchen van de vaardigheden van teamleden met de vereisten van projecten, ook met het oog op de planning van activiteiten in de toekomst. 
• Zorg ervoor dat het team bekend is met tools voor het maken van overkoepelende planningen voor verschillende projecten en locaties.
• Denk na over prijsstelling op basis van vaardigheden, locaties, of andere dimensies. Een voorbeeld is een lager tarief bij de inzet van een junior op een project.

KPI’s om op te sturen bij dit doel zijn personeelsverloop, ureninzet van resources in verhouding met de beschikbare uren en het succesratio van projecten.

Doel #4: optimaliseren van dagelijkse processen

Met een effectief beheer van operationele werkzaamheden en services die dynamisch schaalbaar zijn, kan je als organisatie voldoen aan elk niveau van vraag. Voor operational excellence is het belangrijk dat cross-functionele teams samenwerken als één operationele entiteit.

Enkele best practices voor dit doel zijn:

• Denk ‘globaal’ wanneer het gaat om processen en governance en optimaliseer op basis van lokale behoeften.
• Geef projectteams de mogelijkheid om projecten te plannen, te beheren en om prestaties te meten.
• Maak gebruik van standaarden en best practices, voor gestroomlijnde processen.
• Optimaliseer financieel beheer voor facturatie op het juiste moment, en om voor tijdige inkomsten te zorgen.
• Werk met ‘standaard’ KPI’s voor projecten en services en voorzie vervolgens iedereen van inzicht in de statistieken over de hele levenscyclus van projecten.

Relevante KPI’s zijn hier bijvoorbeeld de mate van correctheid van facturatie en de cash-conversiecyclus.

Doel #5: transformeren van services

Wanneer innovatie een onderdeel is van je werkwijze kan je klanten beter bedienen, wat er uiteindelijk voor zorgt dat je een betere focus kan leggen op de meest winstgevende projecten. Ook voor dit laatste doel geven we je graag nog enkele best practices mee:

• Maak gebruik van pilot projecten om de levering van services en winstgevendheid te testen, om vervolgens deze projecten als ‘model’ te gebruiken en globaal uit te rollen.
• Meet het succes van een project met behulp van gestandaardiseerde metrics gedurende de hele levenscyclus van een project.
• Met een continue feedbackloop zorg je voor een omgeving waarin medewerkers en klanten altijd feedback kunnen geven om processen en services te verbeteren.

Bijbehorende KPI’s zijn hier bijvoorbeeld time-to-market, bruto winstmarge, cashflow en de TCO van bedrijfssystemen.

De volgende stappen?

Organisaties zetten vaak al in op het verbeteren van projectmanagement, onderlinge samenwerking en projectboekhouding. Maar er zijn er ook nog vele in de markt die geen oplossing hebben voor end-to-end bedrijfsprocessen en de omgang met data, wat nodig is om te werken aan continue optimalisaties. Het is daarom tijd voor deze nieuwe aanpak!

Samenvattend geven we je graag het onderstaande ‘huiswerk’ mee:

1. Maak een overzicht van jouw customer journey voor projecten. Wat gaat er goed? Wat zijn de pijnpunten?
2. Begrijp de bottlenecks in huidige processen en de zwaktes die huidige marges beïnvloeden.
3. Bekijk welke best practices van dit e-book relevant zijn voor jouw organisatie en kijk continue naar manieren om te blijven innoveren.

Maak kennis met Microsoft Dynamics 365 Project Operations

Wil je met adaptive project delivery lifecycle management aan de slag? Dan is het tijd om kennis te maken met Microsoft Dynamics 365 Project Operations.

Microsoft Dynamics 365 Project Operations is onderdeel van het 365-platform en verbindt sales-, resourcing-, projectmanagement- en financiële teams in één enkele toepassing om meer deals binnen te halen, de oplevering van projecten te versnellen en te verbeteren en de winstgevendheid te maximaliseren.

Ben jij klaar om de verbinding op te zoeken voor jouw projectorganisatie? Neem dan contact met ons op, we vertellen je graag meer over de mogelijkheden van Microsoft Dynamics 365 Project Operations.