De perfecte mis-en-place: datagedreven inzichten zorgen voor meer flexibiliteit en efficiëntie

Hoe rijm je het eeuwenoude bakkersambacht met innovatie? Moeiteloos, als je Sonneveld heet. In hun European Bakery Innovation Center rijzen de innovatiefste recepten en ideeën en proeven, testen en delen de voedingsexperts hun producten en inzichten met de hele Europese bakkerijwereld.

Ook om hun interne processen te stroomlijnen gooit de organisatie flink wat innovatie in de mix. Een Microsoft Dynamics 365-platform, bijvoorbeeld. Duik in hun groeirecept. 

1. Bouw een solide basis

Broodverbetermiddelen, brood- en banketmixen, marsepein, amandelspijzen en lossingsmiddelen, maar evengoed technologie en advies rond procesoptimalisatie: het aanbod van Sonneveld is ontzettend breed. Hun focus, daarentegen, is al bijna 70 jaar onveranderd: bakkers helpen om heerlijk brood en banket te maken. Dat doen ze vandaag met een team van meer dan 265 medewerkers in 3 Nederlandse en 4 buitenlandse vestigingen.

In 2010 kwam het familiebedrijf in handen van Orkla Food Ingredients. Sindsdien nam Sonneveld zelf een aantal bedrijven over. Het gevolg: een (nog) breder aanbod en volop kansen om te groeien. Maar ook organisatorische uitdagingen, zoals een lappendeken van verschillende ERP-systemen en vele tientallen rapportages.

Om meer grip te krijgen op alle activiteiten en processen over vestigingen te stroomlijnen, nam Sonneveld de beslissing om over te stappen op een gecentraliseerd en gestandaardiseerd IT-platform: Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations. Het platform draait ondertussen in de 3 productielocaties van Sonneveld.  

“Door de overnames ontstond een jungle van systemen en elke afdeling had zijn eigen rapportages. Dat blokkeerde onze groei.” 

- Peter Verhagen, CEO, Sonneveld

2. Speel vlot in op veranderingen

“In het verleden had elke vestiging zijn eigen data en elke afdeling zijn eigen rapportages. Zo kom je niet tot centrale inzichten”, vertelt CEO Peter Verhagen. “Daarom introduceerden we heel bewust standaardprocessen en -rapporten. Daarvoor moesten we onze manier van werken opnieuw uitvinden, wat intern wel op wat weerstand stootte. Stap voor stap proberen we die om te buigen.”

Die volharding werpt zijn vruchten af, zeker in de huidige, onstabiele tijden. “Tijdens de pandemie stagneerden onze omzet en afzet. We zaten toen volop in de implementatie van het Microsoft-platform en beslisten om door te zetten. Dat was de juiste keuze. Want kort daarna schoten de grondstof- en energieprijzen de lucht in.

Dat we een stabiel IT-platform hebben dat alle kernprocessen centraal beheerst en één versie van de waarheid heeft, helpt ons om met die ontwikkelingen om te gaan. We werken beter samen over afdelingen en vestigingen heen en hebben beter zicht op onze processen. Zo kunnen we sneller schakelen bij veranderingen”, aldus Peter.

3. Bied buitengewone dienstverlening 

Als Sonneveld gestroomlijnder werkt, halen ook de klanten daar voordeel uit. Dankzij het centrale order- en facturatiesysteem gaan bestellingen en facturen vlot de deur uit. En zonder de stabiele backbone kon Sonneveld nooit de nieuwe webshop bouwen, waar klanten 24/7 producten kunnen bestellen. Het portal is naadloos geïntegreerd in de Microsoft Dynamics-omgeving. 

Omdat het portal nog nieuw is, komen de meeste orders nog steeds via mail of telefoon binnen bij het team Customer Services. Hoe meer klanten via de webshop bestellen in de toekomst, hoe efficiënter de klantendienst bij Sonneveld zal werken. Voor de klanten zelf biedt de webshop best wat toegevoegde waarde: ze vinden er bijvoorbeeld hun bestelgeschiedenis en andere relevante informatie.

4. Optimaliseer je productie- en logistieke processen

Voorlopig maakt Sonneveld vooral gebruik van de financiële rapportages. “In de toekomst willen we ook rapportages voor alle operationele processen”, vertelt Isabelle Quartel, Continuous Improvement Program Manager. Ze kijkt al uit naar de voordelen: “Door onze productie- en logistieke processen in kaart te brengen, krijgen we inzicht in elke stap van onze waardeketen, inclusief de bijhorende kosten. Op basis van die inzichten kunnen we onze operationele processen verder verbeteren en kosten reduceren.”

“We kunnen in de toekomst ook rapportages opzetten voor onze operationele processen. En door voor het Microsoft-platform te kiezen, kunnen we met gemak andere systemen integreren. Zo kunnen we onze processen stap voor stap optimaliseren.”

5.  Denk aan duurzaamheid en security

Peter en Isabelle geven toe: er is nog werk aan de winkel. Maar ze zijn op de goede weg. “Centraliseren, de basis op orde krijgen, de data opschonen en de volledige governance goed krijgen: dat waren best wel grote stappen. We hebben nu een heel solide basis. Door het platform met steeds meer andere systemen te koppelen, kunnen we echt datagedreven werken en zelfs aan forecasting gaan doen”, aldus Peter. “Ook automatisering wordt makkelijker en dat is cruciaal voor ons: Sonneveld wil 80% van alle processen op termijn automatiseren.” 

Ook op het vlak van duurzaamheid zullen ze zo stappen zetten, gaat hij verder: “Klanten en leveranciers stellen steeds grotere eisen aan traceerbaarheid en responsible sourcing. We moeten vandaag al ontzettend veel data voorleggen en elke leverancier heeft zijn eigen vereisten. Dat rapporteringsproces automatiseren, zou ons veel tijd besparen.”  

Isabelle wijst als afsluiter nog op een andere vereiste van zakelijke partners: security. “Cybersecurity is enorm belangrijk voor elke onderneming. Wij vertrouwen erop dat Microsoft voor de allerbeste beveiliging zorgt. Ook dat is een voorwaarde voor onze groei.” 

“We hebben ongetwijfeld de juiste route gekozen. De basis is nu op orde om echt datagedreven te werken, volop nieuwe inzichten te vergaren en efficiëntiewinst te boeken.”

Hoe kreeg Cegeka dit klaargestoomd?

Bij de start van het project was Sonneveld resoluut: ze wilden geen oude processen in een nieuw jasje steken, maar centraliseren en standaardiseren. Dat vergde een grondige denkoefening waar Cegeka zowel het IT- als het businessteam bij betrok. 

“Dynamics 365 is gebaseerd op wereldwijde standaarden, daar moeten we ons zo veel mogelijk aan houden. Cegeka daagde ons hierin uit. Hun ervaring van de voedingsindustrie bleek ontzettend nuttig om alle processen bij ons op te zetten.”