Das Rezept für nachhaltiges Wachstum: Bäckerei Aernoudt setzt auf Microsoft Dynamics 365 Business Central

Gemeinsam mit einem externen Berater analysierte Aernoudt daher die eigenen Anforderungen und evaluierte verschiedene ERP-Lösungen.

„Relativ schnell fiel die Entscheidung auf Microsoft Dynamics 365 Business Central“, so Philippe. „Die Lösung ist leistungsstark, stabil und flexibel und basiert auf der Verlässlichkeit von Microsoft. Da unsere Mitarbeitenden bereits mit Microsoft 365 vertraut waren, war auch die Einarbeitung deutlich einfacher.“

Nachdem sich Aernoudt für die ERP-Plattform entschieden hatte, begann die Suche nach dem passenden Implementierungspartner. Der erste Anlauf verlief jedoch nicht wie geplant.

„Der ursprüngliche Partner betrachtete das Projekt vor allem aus der Perspektive des Einzelhandels und der Kassensysteme, während unser Schwerpunkt auf der handwerklichen Produktion lag“, erklärt Philippe. „Deshalb haben wir uns schließlich für Cegeka entschieden. Dort verfügte man nicht nur über Erfahrung mit ERP-Projekten in Produktionsumgebungen, sondern auch speziell in der Lebensmittelbranche. Zudem wurde uns eine reibungslose Integration unserer Kassensysteme zugesichert.“

Der Go-Live hatte es in sich. Die Einführung fiel ausgerechnet auf die Osterzeit, eine der umsatzstärksten und arbeitsintensivsten Phasen des Jahres. Gleichzeitig erwies sich die Integration der Kassensysteme als deutlich komplexer als ursprünglich erwartet.

„Rückblickend hatten wir die Lösung nicht mit genügend Transaktionsvolumen getestet“, räumt Thibaut Heeren, Unit Manager bei Cegeka, ein. „Der Projektumfang war sehr groß, und das Ostergeschäft erhöhte den Druck zusätzlich. Es war eine herausfordernde Phase, aus der wir aber viel gelernt haben.“

Das Ergebnis: Ein System, das Wachstum ermöglicht

Ein Jahr nach der Einführung ist Microsoft Dynamics 365 Business Central vollständig in Betrieb. Rund 30 Mitarbeitende nutzen die Lösung täglich für die Produktionsplanung, Lagerverwaltung, Qualitätssicherung und Buchhaltung. Zudem sind die Kassensysteme aller Filialen nahtlos mit dem ERP-System verbunden.

„Die ersten Ergebnisse sind vielversprechend“, sagt Philippe. „Heute verfügen wir über Echtzeit-Einblicke in Einkauf, Produktion, Lagerbestände und die Rückverfolgbarkeit unserer Produkte. Damit haben wir eine solide Grundlage geschaffen, um Prozesse kontinuierlich zu optimieren und weiter zu wachsen, ohne die Kontrolle über unser Geschäft zu verlieren.“

Das gesamte Team an Bord

Während des gesamten Projekts behielten Carolien und Philippe die Leitung in der Hand. Unterstützt wurden sie von einem internen Projektmanager sowie Key Usern aus allen Unternehmensbereichen, vom Einkauf bis zur Produktion. Sämtliche Prozesse und Funktionen wurden umfassend getestet.

„Der Druck war hoch, aber das Projekt hat uns als Team noch enger zusammengeschweißt“, erzählt Philippe. „Nach dem Go-Live folgten intensive Wochen der Feinabstimmung. Mit einer Portion Humor und der einen oder anderen Pizza haben wir die Herausforderungen gemeistert. Alle haben vollen Einsatz gezeigt.“

Erkenntnisse aus dem Projekt: Realistische Erwartungen sind entscheidend

Welchen Rat würde Philippe anderen Unternehmen geben?

„Versuchen Sie nicht, zehn Dinge gleichzeitig zu bewältigen. Während des ERP-Projekts haben wir gleichzeitig neue Filialen eröffnet und einen zweiten Produktionsstandort aufgebaut. Das war einfach zu viel auf einmal. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für das Projekt, konzentrieren Sie sich zunächst auf die Kernfunktionen und erweitern Sie die Lösung Schritt für Schritt. Und investieren Sie unbedingt in ein gutes Change Management. Es ist entscheidend, alle Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen und für den Wandel zu gewinnen.“

Eine langfristige Partnerschaft

Wie blickt Aernoudt auf die Zusammenarbeit mit Cegeka zurück?

„Die Berater und Projektmanager von Cegeka waren äußerst kompetent“, sagt Philippe. „Natürlich gab es Herausforderungen und nicht immer lief alles reibungslos. Aber wir haben stets offen miteinander kommuniziert und gemeinsam Lösungen gefunden.“

„Cegeka ist für uns nicht einfach ein Lieferant, sondern ein Partner“, ergänzt Thibaut. „Das setzt Engagement und Transparenz auf beiden Seiten voraus.“

Philippe stimmt zu: „Wir sind überzeugt, dass Cegeka uns auch in den kommenden Jahren bei unserem weiteren Wachstum begleiten und unterstützen wird.“