Wie Sie Ihr ERP-Dreamteam zusammenstellen

Komplex, aber wirkungsvoll: Das ist der Tango auf den Punkt gebracht und Ihr ERP-Projekt - wenn Sie es richtig anpacken. Wie stellen Sie sicher, dass Sie bei der ERP-Auswahl und -Einführung keinen falschen Ton treffen? In den vielen Jahren auf dem Parkett haben wir gelernt, dass es einer Choreografie bedarf: von der Festlegung der Geschäftsziele und des Projektumfangs bis zur Auswahl des richtigen ERP-Produkts und -Partners. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf unser Wort: Wir haben auch unsere Kunden gebeten, sich dazu zu äußern. Denn wir alle wissen: Zum Tango tanzen gehören immer zwei!

Die perfekten Bausteine für Ihr ERP-Projekt? Microsoft Dynamics 365 – natürlich gepaart mit der Expertise der Cegeka-Berater.

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Welche Rollen sind für die Umsetzung Ihres ERP-Projekts erforderlich? 

Wer möchte schon alleine das Tanzbein schwingen? Sicherlich sind Sie bestens vorbereitet, um Ihr ERP-Projekt erfolgreich umzusetzen. Und dennoch ist ein starkes Team unverzichtbar. Also sollten Sie sich überlegen, wen Sie in Ihr ERP-Team holen wollen. Wir haben für Sie einige der wichtigsten Rollen aufgeführt – ergänzt mit ein paar Anmerkungen:

  • Eine Person kann mehrere Rollen übernehmen. Das ist aber bei großen ERP-Projekten oft nicht die beste Idee.

  • Einige dieser Rollen sind für Ihr Unternehmen möglicherweise nicht relevant oder sind individuell etwas unterschiedlich. Das ist völlig in Ordnung, schließlich führen Sie beim Tanz. 

  • Möglicherweise ist in Ihrem ERP-Konzept eine zusätzliche Rolle erforderlich, die hier nicht definiert ist. Auch das ist völlig in Ordnung, denn jedes ERP-Projekt ist einzigartig.

Blog Cegeka T2T Microsoft ERP Projektorganisation

Die Choreografen

Der Projektmanager ist als Projektplaner der Leiter des Tanzes. Er muss über eine klare Sicht auf das ERP-Projekt und ausreichend Akzeptanz seitens des Unternehmens verfügen, um alles – und jeden – unter Kontrolle zu behalten. Und natürlich muss er jede Menge freie Zeit schaffen, denn die Planung eines ERP-Projekts ist aufwendig. Natürlich können Sie einen unternehmensexternen Projektmanager beauftragen. Allerdings gilt es dabei zu bedenken, dass dieser möglicherweise weder über eingehende Kenntnis Ihres Unternehmens verfügt noch die nötige Anerkennung der Mitarbeiter genießt, um das Projekt souverän zu leiten.

Die Rolle des Enterprise Designers und des Projektmanagers übernimmt oft ein und dieselbe Person. Während der Fokus des Projektmanagers auf der Planung liegt, kennt der Enterprise Designer die Erfordernisse des Unternehmens in- und auswendig und hat auch das letzte Wort bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse.

Somit ist er auch Hauptansprechpartner der verschiedenen Eigentümer der Geschäftsprozesse. Er ist im Wesentlichen das unternehmenseigene Pendant zum Solutions Architect Ihres ERP-Partners. Je größer Ihr ERP-Projekt ist, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass der Projektmanager und der Enterprise Designer zwei verschiedene Personen sind. Selbstverständlich müssen diese aber zusammenarbeiten, um eine reibungslose Choreografie zu gewährleisten.

ERP-Projekte stellen Ihr Unternehmen aber auch vor große Herausforderungen. Um diese Veränderungen besser zu bewältigen und es Ihren Mitarbeitern oder Kollegen zu erleichtern, den Gleichschritt zu finden, ist ein Change Manager unverzichtbar. Hierbei handelt es sich im Gegensatz zu den meisten anderen Rollen im Rahmen eines ERP-Projekts meist um einen externen Experten, denn Veränderungskommunikation und -management sind spezielle Kompetenzen, für die es in einem Unternehmen in der Regel keinen spezialisierten Mitarbeiter gibt.

Die Tanzcrew

Prozessverantwortliche haben in Ihrem Unternehmen eine Schlüsselfunktion inne, denn sie sind für die spezifischen End-to-end-Geschäftsprozesse verantwortlich. Sie wissen, was in ihrem Bereich erforderlich ist, wie die künftigen Prozesse gestaltet werden und welche Veränderungen im Lauf der Zeit im Unternehmen notwendig sein werden.

Und zu guter Letzt haben wir noch die Key-User: Jene Personen, die mit dem neuen ERP-System arbeiten werden. Sie sind diejenigen, die in der Praxis verschiedene Prozesse testen, die Lösung validieren, dabei helfen, alles zu organisieren und den Prozessverantwortlichen berichten, was funktioniert und was nicht.

Die IT-Crew

Neben den oben genannten Aufgaben – die bereits sehr umfangreich sind – benötigen Sie auch ein Team für die IT-Praxisarbeit. Das können interne Mitarbeiter oder Mitarbeiter Ihres ERP-Partners sein. Dabei sind die wichtigsten Aufgabenbereiche folgende:

  • Datenmigration: Analyse und Erfassung der bestehenden Daten in den Quellsystemen und Bereinigung, um sie anschließend in das neue ERP-System zu migrieren.
  • Berichts- und Dokumentendesign: Festlegen des Layouts für all Ihre wichtigen Dokumente, Dashboards und operativen Berichte, beispielsweise Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine usw. Anschließend werden diese hochgeladen und im neuen ERP-System implementiert.
  • Anwendungsmanagement: Sowohl während der ERP-Implementierung, als auch nach dem Go-live benötigen Sie jemanden, der Ihre Anwendungen verwaltet (beispielsweise Fehlerbehebung, Unterstützung weiterer Keyuser und Installation von Patches). Dieser Systemadministrator ist außerdem für die IT-Sicherheit, die Verwaltung neuer Benutzer, usw. zuständig.

 

Wann soll ich mein ERP-Team zusammenstellen?

Bitten Sie Ihre Mitarbeiter zum Tanz! Idealerweise wird Ihr ERP-Projekttteam bereits vor Projektstart mit einbezogen, um alle an Bord zu holen. Wichtig ist es, dass Sie Ihr Team spätestens zu Projektbeginn involvieren, nämlich dann, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse definieren und Ihre Anforderungen an das ERP-System ermitteln.

Somit können auch die Ideen und Anliegen des Projektteams in das ERP-Projekt einfließen, wodurch alle in den Entscheidungsprozess eingebunden werden. Das wiederum erleichtert den Veränderungsprozess: Zu verstehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, bedeutet nämlich weit mehr als diese nur zu akzeptieren.

 

Cegeka Blog T2T Chapter3

 

Wie Sie Arbeitsstunden für Ihr ERP-Projekt frei machen

ERP-Projekte sind arbeitsintensiv, insbesondere, weil sie meist zu Ihrer täglichen Arbeit hinzukommen. Genügend freie Arbeitszeit zu schaffen kann zu einer echten Herausforderung werden. Und leider haben wir hier auch keine allgemeingültige Antwort. Allerdings können wir Ihnen einige Tipps geben, wie Sie erreichen, dass alle Beteiligten im Rhythmus bleiben:

  • Holen Sie zusätzliche Kollegen auf die ERP-Tanzfläche: Dies gilt vor allem für Prozessverantwortliche und Keyuser.
  • Finden Sie einige temporäre (Interims-)Tanzpartner, die einige einfachere Aufgaben übernehmen können, um Ihrem ERP-Team etwas Spielraum zu verschaffen.
  • Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für Outsourcing, vorzugsweise mit Ihrem ERP-Partner - bis zu einem gewissen Punkt können sie oft schneller arbeiten als das eigene Team.
  • Ziehen Sie einen oder zwei Business-Analysten zur Unterstützung Ihrer Prozessverantwortlichen und Hauptanwender hinzu.
  • Setzen Sie Prioritäten - basierend auf Ihren Geschäftszielen und -prozessen - und arbeiten Sie in Phasen.

35 %*

der ERP-Projekte scheitern, weil die Arbeitsbelastung unterschätzt wurde.
*Quellen: Gartner, Panorama Consulting Group, Technology Evaluation Center

Dürfen wir Sie zum Tanz bitten?
Cegeka und Microsoft Dynamics 365: Bessere ERP-Partner können Sie sich kaum wünschen! Kontaktieren Sie unsere Experten, damit wir Ihr ERP-Projekt choreografieren können.

 

Tango tanzt man nicht allein: Für ERP gilt das Gleiche

Um ein ERP-Projekt erfolgreich zu beginnen und abzuschließen, ist Teamwork erforderlich. Begleiten Sie uns und unsere Kunden, wenn wir alles rund um ERP beleuchten - aus der Perspektive einer echten Partnerschaft. 

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