Caso d'uso: Come automatizzare l'approvazione delle auto aziendali con Microsoft Power Platform

Nel corso degli anni, molte organizzazioni hanno istituito un dipartimento interno per la gestione della flotta aziendale. Questo dipartimento è responsabile, tra le altre cose, di monitorare i contratti di locazione e rinnovarli quando stanno per scadere. Prima di poter rinnovare un contratto, il personale di questo team di solito avrà bisogno dell'approvazione dal superiore dell'impiegato. Con Microsoft Power Platform, è possibile alleggerire il carico di lavoro del team automatizzando il processo di approvazione delle auto aziendali.

Molte mani rendono il lavoro... complesso

Il noleggio di auto aziendali coinvolge tipicamente 4 parti:

• L'azienda di leasing, che presta le auto alla tua organizzazione in cambio di un pagamento mensile.
• Il tuo dipartimento interno, responsabile del rinnovo dei contratti di leasing (di solito per un periodo di 2 a 4 anni).
• I tuoi dipendenti, che avranno bisogno di un'approvazione per ottenere l'uso di un'auto aziendale.
• I superiori dei tuoi dipendenti, che decidono se concedere o meno tale approvazione.

La sfida

Il personale del team che gestisce la flotta auto, in molte aziende continua a faticare nel richiedere ed elaborare in modo efficiente le approvazioni per le auto. In uno dei nostri clienti, il dipartimento flotte:

• manteneva un elenco di tutti i dipendenti su Excel, su cui eseguivano manualmente tutte le operazioni per verificare chi era idoneo per un'auto aziendale,
• inviava manualmente email a tutti i superiori per chiedere l'approvazione,
• e elaborava manualmente le loro risposte tramite l'elenco Excel sopra menzionato.

La sfida era quindi automatizzare il processo di approvazione delle auto al fine di ridurre il carico di lavoro per il personale della flotta e diminuire il tempo necessario per tutte le parti coinvolte.

L'approccio

Abbiamo utilizzato una combinazione di applicazioni Microsoft per reinventare il processo di approvazione delle auto del nostro cliente:

• In primo luogo, il personale della flotta aggiunge un elenco generale di tutti i dipendenti e dei loro rispettivi superiori a una cartella in Microsoft SharePoint.
• Questa lista viene recuperata da Microsoft Office Scripts, un RPA incorporato in Excel. L'RPA esegue automaticamente tutte le operazioni su Excel per identificare chi è idoneo per una nuova auto.
• Vengono quindi inviate automaticamente email a tutti i superiori utilizzando Microsoft Power Automate. Abbiamo utilizzato le Microsoft Adaptive Cards per personalizzare le email. Per rispondere, i superiori devono semplicemente fare clic su uno dei tre pulsanti: Approva, Approva - Cambia categoria auto, o Rifiuta.
• Le loro risposte vengono quindi elaborate automaticamente e inoltrate alla cartella di SharePoint.
• Infine, il personale della flotta può esportare l'elenco completo dei dipendenti approvati e inviarlo all'azienda di leasing in modo che i contratti pertinenti possano essere rinnovati.

I risultati

Il nuovo processo di approvazione è in gran parte automatizzato e quindi molto più efficiente. Grazie a questo sistema:

• È richiesto uno sforzo manuale minimo da parte del personale dell team che gestisce la flotta auto, poiché ora l'unica cosa che devono fare è aggiungere l'elenco iniziale alla cartella di SharePoint e inviare l'elenco finale all'azienda di leasing.
• È facile per i superiori concedere l'approvazione e aggiungere commenti per chiarire la loro scelta (ad esempio, quando ritengono che un dipendente meriti una categoria di auto superiore a quella proposta).
• Se un superiore non risponde alla richiesta di approvazione, riceverà un promemoria automatico.

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