La documentazione e la comunicazione sono i principali elementi trainanti di qualsiasi processo di audit. Se uno dei due non funziona in modo efficiente, l'intero processo si rallenta. Definendo in anticipo un flusso di lavoro di audit con ruoli definiti e un piano chiaro, è possibile migliorare significativamente la collaborazione e ridurre i tempi di esecuzione. Al fine di ottimizzare il processo di audit presso uno dei nostri clienti, abbiamo sviluppato un innovativo strumento di audit automatizzato.
La sfida
- Creare uno strumento di flusso di lavoro automatizzato per sostituire l'attuale applicazione di audit legacy.
- Ottimizzare la comunicazione e la gestione delle attività.
- Creare un formato standardizzato per la generazione di report.
L'approccio
Per agevolare la creazione e il monitoraggio delle verifiche interne ed esterne condotte dal nostro cliente, abbiamo sviluppato un'applicazione con Microsoft Power Apps:
- I responsabili delle verifiche possono creare audit, definire azioni e assegnarle ai giusti responsabili delle azioni.
- I responsabili delle azioni possono monitorare le proprie azioni e segnalare il loro progresso.
Per automatizzare completamente il processo di audit, abbiamo combinato l'applicazione con diverse altre applicazioni Microsoft:
- Le informazioni generate nell'applicazione vengono inviate a Microsoft SharePoint (backend) e memorizzate lì.
- Microsoft Power Automate viene utilizzato per configurare flussi di notifiche attraverso avvisi automatici via e-mail, ad esempio quando un'azione è stata creata dal responsabile dell'audit o quando si avvicina la data di scadenza.
- I dati presenti in SharePoint vengono trasferiti a Microsoft Power BI per fornire una visione accurata quotidiana dello stato di tutte le verifiche in sospeso e chiuse.
I risultati
Il nuovo strumento di audit automatizzato consente ai responsabili delle verifiche e ai responsabili delle azioni di lavorare in modo più rapido ed efficiente rispetto al passato. Alcuni dei principali vantaggi includono:
- Una singola applicazione che collega i responsabili delle verifiche e i responsabili delle azioni.
- Una panoramica completa di tutte le azioni in corso e completate.
- Flussi di notifiche automatiche per segnalare scadenze, aggiornamenti dello stato, problemi e altro.
- Un rapporto giornaliero standardizzato in Power BI per il follow-up di tutte le azioni.
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