Gestire le note spese in ambito lavorativo può richiedere molto tempo, soprattutto nella fase di approvazione. Che si tratti di richiedere documentazione relativa alle note spese o compilare un quadro generale delle spese, a volte sembra che ogni passo del processo di approvazione sia progettato appositamente per richiedere il tempo più lungo possibile. E se si utilizza Microsoft Dynamics Finance & Operations, l'intero processo può richiedere ancora più tempo. Fortunatamente, con Microsoft Power Platform, è possibile automatizzare l'approvazione delle spese ed eliminare così i ritardi.
La sfida
L'approvazione della nota spese è per sua natura un processo soggetto a ritardi. Ciò può causare frustrazione tra:
- Dipendenti in attesa di essere rimborsati.
- Manager alla ricerca di una panoramica chiara delle spese sostenute.
- Contabili che devono rincorrere le persone per ottenere la documentazione corretta.
Inoltre, se hai mai dovuto approvare le spese direttamente in Microsoft Dynamics Finance & Operations, avrai sicuramente notato che si tratta di un processo piuttosto articolato e ricco di click. Abbiamo voluto trovare un modo per ridurre il tempo che i dipendenti devono dedicare all'approvazione delle spese, pur mantenendo comunque F&O.
L'approccio
Abbiamo creato un'app canvas facile da usare utilizzando Microsoft Power Apps per semplificare e accelerare il processo di approvazione, in cui:
- Ogni volta che un utente apre l'app, Power Automate recupera automaticamente da F&O le spese che devono essere approvate da quel determinato utente. Come in F&O, le spese che appartengono allo stesso gruppo possono essere combinate nello stesso gruppo di spese.
- L'app include 3 meccanismi di controllo integrati per garantire ulteriormente il processo di approvazione:
- Le spese individuali vengono controllate rispetto al prezzo totale del gruppo di spese..
- Gli utenti non possono approvare le note spese senza aprirle.
- Ogni volta che si apre una nota spese, si visualizza immediatamente un'immagine in formato PDF o JPEG importata in F&O, consentendo di verificare nuovamente se il prezzo nell'app corrisponde a quello che compare nella documentazione.
- Ogni volta che un utente approva o respinge una richiesta di rimborso spese, Power Automate lo segnala automaticamente a F&O. Ciò significa che F&O è sempre completamente aggiornato, mentre gli utenti godono di un'esperienza molto più fluida dall'inizio alla fine.
I risultati
Grazie alla nuova app canvas, approvare le spese è molto più rapido e facile rispetto al processo in F&O. I principali vantaggi dell'app includono:
- Una panoramica chiara e aggiornata automaticamente in-app di tutte le spese da approvare.
- Una serie di controlli integrati per garantire l'accuratezza delle spese inserite.
- Sia le spese approvate che respinte vengono aggiornate automaticamente in F&O.
