Caso d'uso: Automatizzare l'approvazione delle note spese con Microsoft Power Platform

Gestire le note spese in ambito lavorativo può richiedere molto tempo, soprattutto nella fase di approvazione. Che si tratti di richiedere documentazione relativa alle note spese o compilare un quadro generale delle spese, a volte sembra che ogni passo del processo di approvazione sia progettato appositamente per richiedere il tempo più lungo possibile. E se si utilizza Microsoft Dynamics Finance & Operations, l'intero processo può richiedere ancora più tempo. Fortunatamente, con Microsoft Power Platform, è possibile automatizzare l'approvazione delle spese ed eliminare così i ritardi.

La sfida

L'approvazione della nota spese è per sua natura un processo soggetto a ritardi. Ciò può causare frustrazione tra:

• Dipendenti in attesa di essere rimborsati.
• Manager alla ricerca di una panoramica chiara delle spese sostenute.
• Contabili che devono rincorrere le persone per ottenere la documentazione corretta.

Inoltre, se hai mai dovuto approvare le spese direttamente in Microsoft Dynamics Finance & Operations, avrai sicuramente notato che si tratta di un processo piuttosto articolato e ricco di click. Abbiamo voluto trovare un modo per ridurre il tempo che i dipendenti devono dedicare all'approvazione delle spese, pur mantenendo comunque F&O.

L'approccio

Abbiamo creato un'app canvas facile da usare utilizzando Microsoft Power Apps per semplificare e accelerare il processo di approvazione, in cui:

• Ogni volta che un utente apre l'app, Power Automate recupera automaticamente da F&O le spese che devono essere approvate da quel determinato utente. Come in F&O, le spese che appartengono allo stesso gruppo possono essere combinate nello stesso gruppo di spese.
• L'app include 3 meccanismi di controllo integrati per garantire ulteriormente il processo di approvazione:
  • Le spese individuali vengono controllate rispetto al prezzo totale del gruppo di spese..
  • Gli utenti non possono approvare le note spese senza aprirle.
  • Ogni volta che si apre una nota spese, si visualizza immediatamente un'immagine in formato PDF o JPEG importata in F&O, consentendo di verificare nuovamente se il prezzo nell'app corrisponde a quello che compare nella documentazione.
• Ogni volta che un utente approva o respinge una richiesta di rimborso spese, Power Automate lo segnala automaticamente a F&O. Ciò significa che F&O è sempre completamente aggiornato, mentre gli utenti godono di un'esperienza molto più fluida dall'inizio alla fine.

I risultati

Grazie alla nuova app canvas, approvare le spese è molto più rapido e facile rispetto al processo in F&O. I principali vantaggi dell'app includono:

• Una panoramica chiara e aggiornata automaticamente in-app di tutte le spese da approvare.
• Una serie di controlli integrati per garantire l'accuratezza delle spese inserite.
• Sia le spese approvate che respinte vengono aggiornate automaticamente in F&O.

Ti stai chiedendo come Microsoft Power Platform possa essere utile anche alla tua azienda?

Ti aiuteremo a trovare le migliori soluzioni. Let’s connect.