Caso d'uso: Automatizzare la registrazione dei visitatori con Microsoft Power Platform

Il modo in cui si accolgono i visitatori rappresenta la carta d'identità della vostra azienda. Come potete fornire ai visitatori un'esperienza fluida e soddisfacente senza tenere i vostri dipendenti incollati alla reception per tutto il giorno? Per ottimizzare la registrazione dei visitatori presso uno dei nostri clienti, Cegeka ha sviluppato un'app intuitiva di registrazione dei visitatori utilizzando Microsoft Power Apps.

La sfida

Tradizionalmente, un visitatore che arriva in un'azienda viene accolto da un receptionist. Quest'ultimo si occupa della registrazione del visitatore, prima di metterlo in contatto con l'impiegato giusto. Anche se questo è ancora l'approccio più comune per accogliere i visitatori, ha alcuni svantaggi:

• La registrazione manuale dei visitatori è generalmente più lenta, più intensiva in termini di lavoro e più soggetta a errori rispetto alla registrazione automatizzata.
• L'impiegato responsabile della registrazione è legato alla reception e non può occuparsi di altre attività, potenzialmente più importanti.
• A volte può essere abbastanza difficile per il receptionist mettersi in contatto con l'impiegato corretto, il che fa aspettare il visitatore e può farlo sentire insoddisfatto della visita, anche prima di aver effettivamente incontrato il proprio contatto.

Volevamo vedere come poter migliorare il processo di registrazione dei visitatori per uno dei nostri clienti in modo che:

• il personale della reception potesse concentrare la propria attenzione su compiti essenziali,
• e i visitatori potessero essere certi di un'accoglienza rapida e fluida.

L'approccio

Abbiamo sviluppato un'app canvas facile da usare con Microsoft Power Apps per migliorare il processo di accoglienza e registrazione dei visitatori del nostro cliente. Rapido e semplice, funziona in questo modo:

• I visitatori utilizzano un tablet nell'area della reception per inserire il loro nome, l'indirizzo e-mail e il nome dell'impiegato con cui hanno un appuntamento.
• Microsoft Power Automate invia automaticamente le informazioni del visitatore al CRM dell'azienda.
• Una volta completato il processo di registrazione, l'impiegato appropriato riceve immediatamente una notifica via e-mail dell'arrivo del visitatore.
• Dopo l'appuntamento, il visitatore effettua il check-out tramite l'app, con il sistema che registra la sua uscita.

I risultati

Grazie a questa nuova applicazione, il processo di registrazione dei visitatori del nostro cliente ora funziona ancora più fluidamente ed efficientemente:

• L'intero processo di registrazione è digitalizzato e automatizzato, il che significa che non è richiesto alcun intervento manuale e il personale della reception è libero di dedicarsi ad altre attività.
• Ogni volta che un ospite effettua il check-in o il check-out, il CRM viene aggiornato automaticamente, fornendo un quadro preciso e in tempo reale di tutti i visitatori.
• Gli associati vengono notificati istantaneamente, il che significa che i visitatori non si trovano a sprecare tempo prezioso ad aspettare.
• Come bonus aggiuntivo, all'arrivo, ai visitatori viene chiesto di indicare se presentano sintomi da COVID-19. Ciò mantiene al sicuro tutti all'interno dell'organizzazione.