Case study - Cegeka myPlan per TVS

"Venendo da una storia di un gestionale abbastanza rigido, complicato e non proprio veloce, con myPlan abbiamo fin da subito avuto la sensazione opposta."

TVS, azienda marchigiana con un fatturato annuale di circa 60 milioni di euro, specializzata nella produzione e vendita di strumenti cottura made in Italy, si è trovata di fronte a una serie di sfide critiche che hanno richiesto un approccio integrato di trasformazione. Avendo intrapreso un percorso di riorganizzazione che aveva come obiettivo principale il rinnovamento completo del processo di pianificazione aziendale, si era reso necessario implementare una soluzione di pianificazione e scheduling della produzione che rispondesse alle esigenze attuali e future di TVS.

La limitata visibilità sull’orizzonte temporale e i magazzini sovradimensionati stavano creando inefficienze. I processi di pianificazione e forecasting erano manuali, slegati e basati su lead time approssimativi. L'approccio gestionale era indifferenziato, i risultati subìti, e gli strumenti informatici non sempre adeguati.

Con l'obiettivo di affrontare queste sfide, TVS ha trovato in myPlan di Cegeka uno dei tasselli cruciali per perseguire i propri obiettivi di crescita e trasformazione.

Abbiamo chiesto a Filippo De Sanctis, Supply Chain Manager di TVS, di raccontarci i momenti salienti di questo ambizioso progetto.

Una partenza in salita

“Ad inizio progetto, si prospettavano problemi di diversa natura – spiega Filippo De Sanctis – in particolare sul piano del business, dei processi, degli approcci e degli strumenti. Bisognava agire contemporaneamente su più fronti ed in maniera strutturata e sinergica, per riuscire a superare le sfide a cui saremmo andati incontro."

Business

"Come azienda operiamo in un contesto di mercato (B2B) che negli ultimi anni già di base ci dà una limitatissima visibilità sul medio/lungo periodo. Affidarsi al solo portafoglio ordini cliente e/o al budget per dimensionare la risposta in termini di acquisti e produzione non era la scelta adeguata, andava trovato un modo efficace ed efficiente per prevedere le uscite con sufficiente anticipo ed una certa affidabilità e predisporre la risposta più adeguata.

Come aggravante, l’offerta di prodotti estremamente ampia, personalizzata e frequentemente soggetta a rivisitazione, unita ad un Time To Market ben più lungo di quello richiesto, fa comprendere quanto fosse, ed è tuttora, importante la gestione delle previsioni."

Processi

"Sul piano dei processi erano evidenti diverse criticità:

• Previsioni: l’elaborazione manuale e non sistematica non consentiva di elaborare dati affidabili. Inoltre, l’attenzione da sempre posta al livello di servizio offerto ai clienti aveva spinto l’azienda ad acquistare e produrre sempre troppo e troppo presto, a scapito dell’efficienza. Questo approccio, perpetrato nel tempo, ci aveva esposto ad una serie di criticità finanziarie dovute a magazzini sovradimensionati: la gestione di semilavorati, materie prime, componenti e prodotti finiti era diventata insostenibile
• Pianificazione: l’elaborazione manuale, basata su generici macro Lead Time e senza verifiche mirate sui materiali (MRP) e le capacità produttive (CRP), non consentiva all’azienda di dare risposte realistiche, e quindi affidabili, ai clienti
• Schedulazione: l’elaborazione manuale, realizzata senza strumenti specifici, era estremamente complessa e contemporaneamente non completa. L’output verso la fabbrica era spesso non adeguato, di certo non ottimizzato"

Approccio

A questo si aggiungeva un approccio caratterizzato da una gestione indifferenziata della domanda e dell’offerta, che si traduceva in una mancanza di adeguata segmentazione, attribuzione di veridicità e conseguente assegnazione delle priorità. Più precisamente, acquisti e produzione reagivano indifferentemente a ordini, previsioni e scorte di sicurezza.

Strumenti

La completa assenza di strumenti avanzati per la previsione, pianificazione e scheduling, inoltre, poneva l’azienda in una condizione di passività e di difficile rincorsa rispetto alla dinamicità del mercato.

Risultati

In tale contesto generale le prestazioni venivano valutate solo a posteriori, una volta realmente misurate (ed a volte con sorpresa). La mancanza di governance (dei processi e dei dati) contribuiva ad un’ottica miope e che privilegiava i KPI di reparto a dispetto di una visione aziendale integrata.

Obiettivi, approcci e soluzioni per superare le sfide

Filippo De Sanctis ha evidenziato chiaramente gli obiettivi dell'implementazione di myPlan, tra cui un incremento significativo del servizio ai clienti, la riduzione dei lead time e degli stock.

“Abbiamo dovuto affrontare una serie di sfide – prosegue il Supply Chain Manager di TVS – che non erano semplicemente di carattere tecnico, ma soprattutto gestionale:

• Abbiamo ri-definito e formalizzato la segmentazione dei prodotti, essenziale per tradurre in unità di misura omogenea i principali tipi di transazione (ordini, previsioni, produzione, stock)
• Abbiamo ri-determinato, aggiornato e formalizzato le potenzialità degli impianti (tempi macchina) e del personale (tempi uomo), dati essenziali per la corretta determinazione delle capacità
• Il monitoraggio quotidiano dei principali tipi di transazione, insieme all’introduzione di appositi e frequenti meeting mirati, ha consentito il raggiungimento ed il mantenimento di un’adeguata governance della struttura
• Ciò ha reso possibile l’introduzione e l’assegnazione di precisi target agli acquisti ed alla produzione, misurati continuamente
• I precisi obiettivi ex-ante, insieme alla frequente e sistematica misurazione ex-post, ha portato l’azienda ad un grande risultato: dall’attesa dei dati a consuntivo (con potenziale suspence) alla conferma dei risultati attesi"

 -40% degli stock di magazzino 
"In un anno abbiamo diminuito gli stock di oltre il 40%, un risultato ben oltre le aspettative"

Cegeka myPlan all'opera

“Adesso parliamo di tutti i vantaggi concreti che ci siamo portati a casa grazie a questo progetto – afferma De Sanctis – in cui myPlan ha giocato un ruolo di primissimo piano.

In primis abbiamo completato il processo pianificazione, rendendolo più strutturato, coerente ed efficiente."

Forecasting

"Adesso elaboriamo il forecast con myPlan. Abbiamo testato, messo a punto vari algoritmi confrontandone i risultati; ora siamo in grado di ottenere un forecast più preciso ed attendibile. In questo ambito molto interessante è la possibilità, offerta da myPlan, di retro-applicare un algoritmo per vedere che risultati avremmo avuto se l’avessimo applicato, ad esempio, sei mesi fa. Una funzionalità molto potente ed utile.

Ho altresì particolarmente apprezzato le possibilità offerte in termini di correzione della previsione elaborata, potendolo fare sia sui singoli item/periodi con effetto sul totale, sia addirittura al contrario, impostando cioè il raggiungimento del totale con indicizzazione automatica sui dati singoli."

MPS

"Finalmente siamo in grado di fare un MPS (Master Production Schedule). Prima eravamo costretti ad analizzare, valutare ed eventualmente stabilizzare o eliminare ogni singolo ordine pianificato per ogni item, navigando in maschere poco user friendly e con una visione decisamente ristretta.

Ora, invece, grazie ai piani operativi di myPlan, possiamo raggiungere lo stesso obiettivo con gradi di efficienza e semplicità sensibilmente più elevati, grazie ad una vista d’insieme (per item/settimana o mese) graficamente accattivante, chiara e semplice, che restituisce la stessa confidenza di un familiare file Excel. La possibilità di scrivere un banale numero in una cella, con ricalcolo automatico degli impatti e che in realtà poi si tramuta in un vero ordine nel gestionale è molto utile, sia dal lato produzione che dal lato acquisti.”Di seguito alcuni dei modi in cui myPlan ha fatto la differenza per TVS:

• Le elaborazioni CRP e MPS consentono una visione a medio/lungo termine
• L’MRP velocissimo garantisce accuratezza nelle verifiche di fattibilità e flessibilità nel lancio
• La gestione agile dei calendari permette di simulare come dimensionare al meglio l’assetto produttivo
• L’MPS facilita la governance dei processi, con una chiara visibilità a 3/6 mesi
  Riduzione degli stock del 40% in un anno”

Il valore aggiunto

“La percezione – conclude Filippo De Sanctis – nei primi incontri era stata quella di avere di fronte un prodotto velocissimo e molto flessibile. Venendo da una storia di un gestionale abbastanza rigido, complicato e non proprio veloce, con myPlan abbiamo fin da subito avuto la sensazione opposta. Tant’è che il dubbio iniziale era che le prime impressioni potessero non essere poi confermate dall’utilizzo reale. Così non è stato, anzi.

Cegeka si è dimostrato un partner attento, molto reattivo e disponibile. Siamo molto, molto soddisfatti.”