Un nuovo sistema CRM basato su Dynamics 365 è il primo passo verso la digitalizzazione per ROC Nijmegen

Nel 2018 ROC Nijmegen ha detto addio al suo vecchio CRM. Dopo più di 10 anni di fedele servizio, il vecchio sistema aveva un piede nella fossa. Nella ricerca di una nuova soluzione, ROC ha chiesto aiuto al suo fidato partner IT Cegeka. I fattori decisivi sono stati l’approccio flessibile di Cegeka e il focus sulla semplicità e sullo sviluppo a stretto contatto con ROC. Il nuovo sistema CRM basato su Microsoft Dynamics 365 for sales non ha tardato a rilevarsi molto più di un semplice aggiornamento del vecchio sistema.

ROC Nujmegen invia molte offerte ogni settimana. Sono principalmente offerte per aziende alla ricerca di corsi di formazione per i loro impiegati, o studenti che si interessano alla partecipazione ad un programma di integrazione civica. Aldilà del tenere traccia dei dati clienti il compito principale del vecchio sistema CRM era creare offerte: “Il problema era che nessuno aveva familiarità con l’architettura del sistema” afferma Yvonne Slenders, manager funzionale in ROC. “Se avessimo voluto cambiare qualcosa, avremmo dovuto sempre coinvolgere una terza parte. Inoltre, la nostra versione funzionava ancora localmente sui PC dei nostri impiegati, che non era esattamente una soluzione sostenibile.”

Un’idea grezza, gradualmente rifinita

L’incarico principale era trovare una soluzione più flessibile e sostenibile. “Il nostro ufficio IT propose di passare a Microsoft Dynamics 365” continua Yvonne. “Il nostro ambiente di ufficio stava già funzionando su Office 365, perciò Microsoft era il passo più logico. Ma non volevamo lasciare nulla al caso, perciò, abbiamo richiesto proposte da parte di più provider di servizi IT. Alla fine, Cegeka emerse come il miglior partner possibile, sia per via della storia che raccontavano sia per il prezzo che offrivano.”

La prima impressione fu molto positiva: “Durante la prima sessione, le persone di Cegeka ascoltarono le nostre esperienze. Durante la seconda sessione ci proposero una soluzione concreta su Microsoft Dynamics 365. A seguito di alcuni incontri successivi rifinimmo ulteriormente l’idea. Questo è stato l’approccio ideale per noi, dal momento che oggi abbiamo un sistema CRM perfettamente in linea con il nostro business. Come manager operativo, posso usarlo anche io tranquillamente senza problemi. Ora riesco a rispondere con facilità in autonomia alle richieste degli utenti finali.”

Piccoli successi, rimozione della zavorra

Oltre ad uno strumento di quotazione, il nuovo pacchetto aveva molto più da offrire. L’integrazione con l’ambiente Office 365 è molto conveniente. Piccole funzionalità, come le conversioni in tabelle Excel e le notifiche automatiche in Outlook ci aiutano a risparmiare un sacco di tempo. Inoltre, gran parte del nostro lavoro cartaceo è stato digitalizzato. In passato dovevamo stampare le nostre fatture, firmarle, inviarle via posta, ecc. Ora questo flusso operativo è gestito completamente in Dynamics.

Anche le altre business unit di ROC si stanno interessando al nuovo sistema. Come spiega Yvonne: “Le nostre agenzie per i tirocini, per esempio, possono usare Dynamics per gestire i loro contatti con le società di tirocinio. Farò loro una demo al più presto. Ma anche altri colleghi hanno dimostrato interesse. Usiamo solo una frazione del potenziale di Microsoft ora, le possibilità che apre sono enormi.”