Select your location

Integraal databeheer: hoe lost u de groeiende verplichtingen rond dataretentie in?

In uw streven naar integraal databeheer moet u rekening houden met een brede waaier aan vereisten en verwachtingen van verschillende stakeholders. Zo gaan klanten ervan uit dat alle interacties die ze hebben met uw bedrijf, worden bijgehouden. Uw collega’s willen op hun beurt altijd vlot toegang tot alle data, waar die zich ook bevinden. Een cruciale derde betrokkene zijn de regelgevers: niet alleen de databescherming die we in een eerdere blog beschreven, maar ook de datastorage en -retrieval moeten aan steeds meer wettelijke eisen voldoen. Hoe doet u dat, tegemoetkomen aan al die groeiende wettelijke verplichtingen?

Overheden en andere organisaties leggen bedrijven regels op rond topics als compliance en privacy. Om enkele voorbeelden te noemen: wettelijke bewaartermijnen gelden voor de meeste zakelijke documenten, zoals facturen, personeelsdossiers, jaarrekeningen of patiëntendossiers. Ondernemingen moeten financiële gegevens minstens 7 jaar bijhouden. Ziekenhuizen zijn verplicht om administratieve patiëntendossiers 10 jaar te bewaren en medische dossiers zelfs 30 jaar. En de recente - omstreden - dataretentiewet eist dat telecomoperatoren een jaar lang alle metadata rond klantencontacten bewaren. Daarna moeten data vaak vernietigd worden. In lijn met de privacywetgeving gelden dan weer beperkingen rond archivering. Alle informatie die kan leiden tot een persoon, zoals namen en adressen, moet worden gemaskeerd.

De basics: data classificeren

Integraal datamanagement helpt u om al die verplichtingen na te leven. Zoals we verduidelijkten in onze introblog en het stuk rond databescherming, start integraal databeheer met het classificeren van uw data. Gegevens die actief gebruikt worden en dus online / in real time beschikbaar moeten zijn, catalogeert u als live- of productiedata. Data die slechts sporadisch worden gebruikt en die u onder meer opslaat om aan de voorgeschreven bewaartermijnen te beantwoorden, zijn archiefdata. Om te zorgen dat uw data ook na een calamiteit beschikbaar zijn, zal u zorgen voor back-updata. Elke type data vereist een ander opslagsysteem, met een andere kost per terabyte.

Correcte en kostenefficiënte storagestrategie

Moeten uw productiedata niet langer in real time toegankelijk zijn, maar eist de wetgeving dat u die toch bewaart? Met de juiste tools worden ze automatisch overgezet van product- naar archiefdata, op basis van policies die u definieerde. Zo slaat u de gegevens op een kostenefficiënte manier op, terwijl u toch alle compliancevereisten naleeft.

Ook de back-updata kunt u in dit proces betrekken: waarom zou u een back-up maken van gearchiveerde data die duurzaam zijn opgeslagen? En moeten data die al werden geback-upt op tape, nog naar het archief? Een correcte, wettelijke en kostenefficiënte bewaarstrategie maakt deel uit van een doordacht integraal databeheer. Vergeet niet dat de hulp van uw juridische collega’s hierbij van groot belang is.

Cegeka kan u met raad en daad bijstaan bij het uitwerken en versterken van integraal databeheer. We bieden oplossingen voor opslag, archivering en back-up: van behoefteanalyse over architectuur en implementatie tot optimalisatie. Aarzel niet om ons te contacteren.

Uiteraard zijn ook uw opmerkingen rond of ervaringen met databeheer meer dan welkom.

Data Management ebook