Select your location
Austria

Austria

Czech Republic

Czech Republic

Germany

Germany

Italy

Italy

The Netherlands

The Netherlands

Romania

Romania

Thuiswerken is geen kantoorwerken ‘lite’

In gesprek met Bart Swerts – Digitale Werkplek Expert en Product Manager bij Cegeka

Rob Hufschmitt

We konden er niet omheen tijdens dit gesprek: COVID-19 en de enorme impact van de crisis op remote werken en de digitale werkplek. “Er zijn een paar hele duidelijke lessen te trekken uit de voorbije maanden,” steekt Bart Swerts van wal. “Eén: Dat dingen die écht on-mo-ge-lijk lijken, zoals per direct en op wereldschaal overschakelen op thuiswerk, wél kunnen als er geen andere optie is. Twee: dat structureel thuiswerken wel iets anders is dan thuis even je mail checken. En drie: dat als je mensen niet geeft wat ze nodig hebben om hun werk naar behoren te doen, ze zelf op zoek gaan naar oplossingen. En dan zet je de deur wagenwijd open voor Shadow IT, met alle gevolgen vandien op het vlak van privacy, security, beheersbaarheid en ga zo maar door.”

Q: Vertel: hoe is thuiswerken vandaag anders dan voor corona?

Rob HufschmittBart Swerts: “Vroeger kozen mensen er vaak voor om hun thuiswerkdag te gebruiken voor taken die ze in afzondering en stilte wilden doen. Dat is nu wel anders. Vandaag is thuiswerken hetzelfde als op kantoor werken, maar dan van thuis uit, dus: samenwerken met verschillende mensen op verschillende documenten, vergaderen en netwerken, allerlei databronnen en platformen aanspreken. Dat vergt veel digitale vaardigheden. Wat we zagen tijdens de eerste lockdown, is dat heel wat bedrijven moeite hadden om thuiswerken technisch goed voor mekaar te krijgen.”

“Veel office workers moesten zich dus van de ene dag op de andere uit de slag trekken. Wat ze ook massaal deden: mensen zochten en vonden voor alles oplossingen, vooral als die niet voorhanden waren, of ze er slecht mee uit de voeten konden. Dat gebeurde dan vaak onder de radar van IT. Neem nu Zoom, dat was ineens super populair: in één-twee-drie te installeren, makkelijk in gebruik en bijna iedereen kent het uit de privésfeer. Maar het is niet veilig of privacy-vriendelijk. Shadow IT was voor CIOs altijd al een splinter in het oog, en tijdens de crisis is die splinter een balk geworden.”

 Shadow IT was voor CIOs altijd al een splinter in het oog, en tijdens de COVID-crisis is die splinter een balk geworden. 

Q: Hoe kan je je als bedrijf wapenen tegen Shadow IT?

Bart Swerts: “Geef mensen een werkplek waarmee ze thuis kunnen wat ze op kantoor kunnen. Thuiswerken is geen kantoorwerken lite. En leg goed uit waarom je van je werknemers verwacht dat ze de officiële tools moeten gebruiken, ook als er aanlokkelijke alternatieven zijn. Ga ook niet ontkennen dat enterprise software vaak complexer in gebruik is dan een tool die je gratis van het net kan plukken. Dat is zo. Maar enterprise tools zijn meestal robuuster en veiliger. Dat moet je kaderen. Mensen moeten snappen waarom ze iets ‘moeten’ gebruiken en wat de risico’s zijn als ze dat niet doen. Het is klassiek change management.”

Rob Hufschmitt

Q: Digitale werkplekken zitten in de lift. Hoe pakken jullie zo’n project aan?

Bart Swerts: “We hebben van bij het begin drie petten op, en die zetten we ook niet af (lacht): de pet van IT, van de business en van de eindgebruikers. Dat zijn de drie stakeholders die samen hetzelfde bad in moeten, en wel meteen. Vaak gaapt er tussen IT en business een kloof, en is de eindgebruiker de pineut want die tuimelt daarin. De vraag naar digitale werkplekken komt vaak vanuit één hoek, en dat is of business, of IT. Ze komen niet altijd samen aankloppen.”

“Het eerste wat wij dan doen is de dialoog opstarten: van wie komt de vraag en waarom? Is er alignering tussen IT en de business en zo nee, waarom niet? Worden de eindgebruikers voldoende gehoord? Want dat zijn wél de mannen en vrouwen die uiteindelijk het project doen slagen of mislukken – dat wordt soms wel eens vergeten. Ik merk dat we ons met deze holistische aanpak onderscheiden van een aantal anderen in de markt.”

“Vervolgens gaan we bepalen wat de best mogelijke digitale werkplek is. Natuurlijk is er niet zoiets als dé digitale werkplek: dat hangt af van sector tot sector, zelfs van bedrijf tot bedrijf. Er is geen one-size-fits-all. Dit wil niet zeggen dat we telkens het warm water gaan uitvinden: we streven naar een hoge mate van standaardisatie, maar dat mag niet ten koste gaan van land-, sector- en bedrijfsspecieke behoeften. Verder begeleiden we de klant bij de juiste keuze, en dat gaat over een heel breed spectrum, van devices over applicaties - zowel on-premises als cloud – tot support. Security nemen we van bij het begin mee, dat is niet iets wat je achteraf nog bijbestelt.”

“In concreto vertrekken we altijd vanuit de ideale situatie en dan is de hamvraag: welke user experience wil je vooral aan je medewerkers meegeven? Ligt de focus op eenvoud en ontzorging? Of zet je volop in op empowerment, en streef je ernaar dat medewerkers zo veel mogelijk zelf doen en regelen via self-service? Of ook: Wil je mensen tot aan hun eigen voordeur meenemen in een full-blown home office scenario? Elke insteek vereist een andere aanpak.”

Q: Bij elk type project is er altijd wel iets dat wordt onderschat. Wat is dat bij werkplektrajecten?

Bart Swerts: “Security, al zien we het nu wel kantelen. Door de legio verhalen in de pers beseffen steeds meer bedrijfsleiders dat cybercrime elk bedrijf kan overkomen. De methodes worden steeds gesofisticeerder. Mensen in alle lagen van organisaties blijven in de val trappen, dat blijkt uit de phishing-simulaties die we opzetten. Als het gaat om de werkplek, wordt security nog vaak gezien als een kost. Men kiest dan voor de basishygiëne, het minimum. Maar dat is vandaag echt niet meer voldoende. Geavanceerde werkpleksecurity is vandaag de dag een noodzaak, geen luxe.”

“Nog iets wat altijd wat onderschat wordt, is het hele adoptietraject. Nochtans is dat wat een IT-project maakt of kraakt. Mensen moeten hun werkplek willen én kunnen gebruiken. Ze moeten begrijpen waarom, what’s in it for them. Vandaag de dag is dat iets makkelijker: de ‘waarom’ heeft een naam en een gezicht gekregen, en dat is COVID. De urgentie is duidelijker, mensen zijn sneller mee met het verhaal.”

 Als het gaat om de werkplek, wordt security nog te vaak gezien als een kost. Men kiest dan voor de basishygiëne, het minimum. Maar dat is vandaag echt niet meer voldoende. Geavanceerde werkpleksecurity is vandaag de dag een noodzaak, geen luxe.

Q: Is er een mythe rond werkplekken die je wil ontkrachten?

Bart Swerts: “Niet meer. Had je me dit begin dit jaar gevraagd, dan had ik een verhaal afgestoken over hoe de werkplek zich minder en minder op kantoor zelf zou gaan afspelen, en dat dat besef nog niet overal ingesijpeld was. Dat is ondertussen anders, door – helaas – dramatische omstandigheden. We hebben onze dienstverlening daar ook op ingesteld: vroeger moest je je nieuwe spullen op kantoor in gebruik nemen of afhalen. Nu brengen wij de werkplek bij de mensen thuis. Letterlijk.”

Q: Hoe zie jij de markt evolueren?

Bart Swerts: “Ik zie steeds meer projecten die draaien rond het moderniseren en migreren van legacy applicaties en technologieën naar de cloud. On-premises legacy is vaak een vertragende factor in het neerzetten van een performante en geïntegreerde moderne gebruikerservaring. Veel legacy software en systemen zijn log, niet gebruiksvriendelijk en niet - of deels - geïntegreerd met de werkplek. Dit soort modernisatie- en migratieprojecten lijkt nu in een stroomversnelling te komen.”

Rob Hufschmitt

 De thuiswerktrein is nu echt wel vertrokken. Thuiswerken is here to stay, bedrijven zullen daar niet meer omheen kunnen. De mythe dat je enkel productief kan zijn als je op kantoor bent, is gesneuveld. Hybride werken wordt de norm, en de werkplek moet volgen.

“En verder, maar dat is een hele evidente: de thuiswerktrein is nu echt wel vertrokken. Thuiswerken is here to stay, bedrijven zullen daar niet meer omheen kunnen. De mythe dat je enkel productief kan zijn op kantoor, is gesneuveld. Hybride werken wordt de norm, en de werkplek moet volgen. Dat betekent dat de gebruikerservaring krek hetzelfde moet zijn, van waar je ook werkt. Anywhere, anytime, on any device, maar écht. Zoals ik al zei: thuiswerken is geen kantoorwerken lite.”

Interesse in een Digital Workplace-traject? Laat het ons weten via onderstaand contactformulier.

New call-to-action